Chuyển đổi ngày tháng trong bản dịch được chứng nhận cho USCIS

Ngày tháng trong bản dịch được chứng nhận được viết theo cách bản gốc ghi, kèm ngày dương lịch tương ứng đặt trong ngoặc vuông ngay phía sau. Viên chức nhìn thấy cả ngày gốc lẫn ngày mà biểu mẫu yêu cầu, và đối chiếu được hai ngày mà không phải đoán. Nếu biên dịch viên lặng lẽ thay ngày gốc bằng ngày đã quy đổi, họ đã bỏ đi chính thứ mà viên chức dùng để so sánh.

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm xác nhận của biên dịch viên, đó là điều mà dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS cung cấp, và ngày tháng là một phần của những gì phải đầy đủ. Ngày tháng cũng là chỗ hồ sơ nước ngoài hay lệch với các biểu mẫu dựa vào chúng nhất, vì ngày sinh, ngày kết hôn hoặc ngày mất được điền vào biểu mẫu USCIS theo dương lịch, còn trên giấy tờ nước ngoài lại được ghi theo một hệ lịch khác.

Ngày ghi theo thứ tự ngày trước hoặc tháng trước cần viết tháng bằng chữ

Phần lớn thế giới viết ngày trước, còn Hoa Kỳ viết tháng trước. Một hồ sơ ghi 04/05/1988 có thể là ngày 4 tháng 5 hoặc ngày 5 tháng 4, và bản dịch không thể để người đọc tự chọn. Biên dịch viên đọc ngày theo thứ tự mà quốc gia cấp giấy tờ sử dụng và viết tháng bằng chữ, ví dụ "May 4, 1988".

Khi chính bản gốc không rõ, chẳng hạn một mục viết tay có chữ số đọc được theo cả hai cách, biên dịch viên đánh dấu sự không chắc chắn trong một ghi chú đặt trong ngoặc vuông thay vì chọn cách đọc thuận tiện hơn. Tên tháng được dùng cho mọi ngày ghi bằng số trên tài liệu, bất kể định dạng của bản gốc.

Ngày Hijri trên hồ sơ của Ả Rập Xê Út và vùng Vịnh

Lịch Hijri là âm lịch, với các năm được tính từ cuộc Hijra. Một năm Hijri ngắn hơn năm dương lịch, nên hai hệ lịch lệch dần theo thời gian. Ả Rập Xê Út đặc biệt cấp hồ sơ hộ tịch với ngày Hijri, và một số hồ sơ in cả hai loại lịch cạnh nhau. Biên dịch viên viết ngày Hijri đúng như trên giấy tờ và thêm ngày dương lịch tương ứng trong ngoặc vuông. Nếu tài liệu in cả hai, bản dịch tái hiện cả hai đúng như vậy.

Tên trên hồ sơ tiếng Ả Rập cũng quan trọng ở đây. Một tên gồm bốn phần (tên riêng, tên cha, tên ông nội, họ) có thể được viết sang tiếng Anh theo nhiều cách được chấp nhận, và cả cách viết lẫn ngày sinh đã quy đổi đều phải khớp với hộ chiếu. Vì vậy, bản dịch giấy khai sinh tiếng Ả Rập được kiểm tra đối chiếu với dữ liệu hộ chiếu trước khi hoàn tất.

Ngày Solar Hijri trên hồ sơ của Iran và Afghanistan

Iran và Afghanistan dùng lịch Solar Hijri trên giấy tờ chính thức. Năm của lịch này bắt đầu vào mùa xuân, nên một năm Solar Hijri trải qua hai năm dương lịch, và chỉ riêng số năm thì người đọc không biết năm dương lịch nào được áp dụng. Với một người sinh vào năm Solar Hijri 1370, năm dương lịch là 1991 hoặc 1992 tùy theo tháng và ngày. Phải quy đổi cả ngày đầy đủ, không thể chỉ đổi riêng số năm.

Shenasnameh của Iran, tức sổ căn cước có các mục khai sinh, kết hôn, con cái và khai tử, dùng những ngày này trên mọi trang, và mỗi mục cần được quy đổi riêng. Bản dịch giấy khai sinh tiếng Farsi hiển thị ngày Solar Hijri như đã viết kèm ngày dương lịch trong ngoặc vuông. Hồ sơ Afghanistan như tazkira cũng theo cách này, các tài liệu tiếng Dari và Pashto cũng vậy. Texliff xử lý tất cả những loại này trong dịch vụ dịch tiếng Farsi.

Ngày theo lịch Ethiopia, Thái, Trung Hoa Dân Quốc, Nhật Bản và Do Thái

Một số loại lịch khác cũng xuất hiện trên các hồ sơ mà người nộp đơn nộp cho USCIS. Mỗi loại có cách đếm năm riêng, và người chỉ biết dương lịch không thể kiểm tra ngày nếu không có sự trợ giúp.

• Lịch Ethiopia có 13 tháng và năm mới vào tháng Chín, nên số năm của lịch này chậm hơn dương lịch bảy hoặc tám năm tùy theo tháng, và một phép trừ đơn giản không dùng được.
• Phật lịch Thái sớm hơn dương lịch 543 năm, nên năm 2540 là năm 1997.
• Lịch Trung Hoa Dân Quốc (Minguo) trên các hồ sơ cũ của Đài Loan tính từ năm 1912 là năm 1, nên năm 80 là năm 1991.
• Hồ sơ Nhật Bản dùng tên niên hiệu, như Heisei và Reiwa, theo sau là số năm trong niên hiệu đó, nên Heisei 5 là năm 1993.
• Ngày theo lịch Do Thái xuất hiện trên các hồ sơ tôn giáo, chẳng hạn hồ sơ kết hôn tại giáo đường, và mỗi năm rơi vào một tháng dương lịch khác nhau.

Bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Amharic cho thấy cách làm này trong thực tế. Ngày Ethiopia giữ nguyên như đã in, biên dịch viên thêm ngày dương lịch trong ngoặc vuông, và tháng được viết bằng chữ để không còn nghi ngờ về thứ tự. Cách làm tương tự áp dụng cho sổ hộ khẩu Thái hoặc koseki của Nhật Bản.

Ngày ước chừng vẫn giữ tính ước chừng

Nhiều hồ sơ cũ chỉ ghi năm, mùa hoặc một cụm từ như "khoảng năm 1950". Bản dịch giữ nguyên mức độ chi tiết đó và không biến ngày ước chừng thành ngày chính xác. Nếu bản gốc ghi "vào khoảng cuối năm 1363", bản dịch cũng ghi như vậy, và ngày dương lịch trong ngoặc vuông cũng được đánh dấu là ước chừng.

Các ngày mâu thuẫn nhau cũng được xử lý theo cách tương tự. Trên một bản dịch giấy chứng tử, hai mục cho cùng một trường hợp mất có thể dùng hai loại lịch khác nhau hoặc hoàn toàn không khớp. Biên dịch viên dịch cả hai đúng như đã viết và không tự điều chỉnh cho khớp, còn mọi phần giải thích do người nộp đơn hoặc luật sư đưa ra.

Điều gì xảy ra khi ngày trong bản dịch không khớp với biểu mẫu

Nếu ngày trong bản dịch khác với ngày trên Form I-130, I-485, N-400 hoặc biểu mẫu khác, viên chức sẽ thấy sự không nhất quán và có thể yêu cầu giải thích. USCIS có thể ra Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) đối với hồ sơ không rõ ràng hoặc không nhất quán. Vì vậy, người điền biểu mẫu nên lấy ngày đã quy đổi từ giá trị trong ngoặc vuông của biên dịch viên thay vì dùng một công cụ quy đổi trực tuyến riêng, để biểu mẫu và bản dịch không thể lệch nhau.

Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao liệt kê mỗi quốc gia cấp loại giấy tờ hộ tịch nào và phiên bản nào được chấp nhận. Hãy kiểm tra trước khi đặt dịch, vì một phiên bản khác của cùng hồ sơ có thể ghi ngày khác hoặc không ghi ngày. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định nộp những gì.

Trước khi đặt dịch, hãy xác nhận mọi ngày trên bản gốc đều đọc được, tên khớp với hộ chiếu, và các biểu mẫu dùng ngày đã quy đổi theo cùng thứ tự với bản dịch. Chúng tôi chuẩn bị mỗi bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận với ngày gốc và ngày dương lịch tương ứng hiển thị cùng nhau.