Dịch con dấu, dấu nổi, ghi chú viết tay và mặt sau giấy tờ cho USCIS

Một bản dịch USCIS phải bao quát mọi nội dung trên trang giấy, và phần chữ đánh máy chỉ là một phần trong đó. Con dấu của cơ quan đăng ký, dấu nổi, chữ ký, mục viết tay, ghi chú bên lề và mọi thứ in ở mặt sau của tờ giấy đều thuộc về bản tiếng Anh. Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận về tính đầy đủ và chính xác, và viên chức khi đặt hai tài liệu cạnh nhau sẽ mong thấy từng thành phần của bản gốc đều được thể hiện. Vì vậy, bản dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS được thực hiện từng trang một, với cả tờ giấy là đơn vị công việc.

Con dấu và dấu nổi trong bản dịch được chứng nhận

Con dấu thường mang chữ, chẳng hạn tên cơ quan đăng ký, ngày cấp hoặc số đăng ký. Biên dịch viên chuyển ngữ phần chữ đó sang tiếng Anh và đặt nó đúng vị trí con dấu trên trang gốc, phía trước có một mô tả ngắn trong ngoặc vuông, ví dụ "[con dấu tròn: Phòng Hộ tịch ...]". Nhờ vậy viên chức biết con dấu ghi gì và nằm ở đâu.

Dấu nổi hay dấu chìm khó hơn, vì thường chỉ để lại một vết nổi mờ nhạt, quét lên không rõ. Biên dịch viên đọc phần chữ ở những chỗ đọc được và mô tả con dấu trong ngoặc vuông. Nếu không thể nhận ra chữ, bản dịch ghi "[không đọc được]" và không điền một cái tên có vẻ hợp lý. Tem lệ phí và tem thuế cũng được mô tả theo cách tương tự, bao gồm cả số tiền hoặc ngày tháng in trên đó.

Ghi chú bên lề trên giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn

Chú thích bên lề thường mang đúng thông tin mà viên chức đang tìm. Nhiều cơ quan hộ tịch không cấp hồ sơ mới khi có điều gì thay đổi, mà ghi một ghi chú bên cạnh mục gốc. Vì vậy, bản dịch giấy khai sinh có thể cần bao gồm ghi chú về việc chủ giấy khai sinh đã kết hôn, việc tòa án ra lệnh sửa tên hoặc ngày tháng, hoặc việc công nhận quan hệ cha mẹ con về sau.

Hồ sơ khai sinh bằng tiếng Tây Ban Nha là trường hợp quen thuộc. Khi dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha có ghi chú bên lề, phải dịch đầy đủ ghi chú đó, kể cả ngày ghi và cơ quan đã ghi. Hồ sơ Ba Lan cũng hoạt động tương tự. Các thay đổi về sau được ghi vào phần lề của mục gốc, và bản sao đầy đủ (odpis zupełny) thể hiện mục đó cùng các ghi chú ấy, còn bản sao rút gọn (odpis skrócony) thì không. Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao cho biết mỗi quốc gia yêu cầu loại bản nào, nên bạn hãy kiểm tra trước khi đặt dịch, để dịch vụ dịch tiếng Ba Lan được thực hiện từ đúng bản sao.

Nguyên tắc tương tự áp dụng cho bản dịch giấy đăng ký kết hôn. Ghi chú về việc ly hôn, hủy hôn hoặc sửa đổi có thể quan trọng không kém phần nội dung chính, và một bản dịch giấy đăng ký kết hôn tiếng Ba Lan bỏ sót một chỉnh sửa bên lề sẽ không còn khớp với tài liệu mà viên chức nhìn thấy.

Chữ ký, chữ viết tay, mã và số thứ tự

Một vài thành phần nhỏ hơn rất dễ bị bỏ sót vì chúng không phải là chữ theo nghĩa thông thường. Mỗi thành phần đều có cách thể hiện chuẩn trong bản dịch.

• Chữ ký được thể hiện là "[chữ ký]", theo sau là tên in hoặc chức danh bên cạnh nếu có.
• Các mục viết tay được chuyển ngữ và đánh dấu là viết tay, để viên chức biết phần nào được điền bằng tay.
• Mã vạch hoặc mã QR được thể hiện là "[mã vạch]" hoặc "[mã QR]", cùng với số in bên dưới nếu có.
• Số trang, số seri, số quyển và số mục được sao chép chính xác như trên bản gốc.
• Hình mờ hoặc họa tiết nền in sẵn được mô tả khi có chứa chữ.

Chữ viết tay cần cẩn trọng nhất. Trên nhiều mẫu cũ, cán bộ đăng ký điền tên, địa danh và ngày tháng bằng tay, và một chữ cái đọc sai có thể gây ra sự không khớp với hộ chiếu hoặc đơn xin. Khi có hai cách đọc khả dĩ, biên dịch viên không lặng lẽ chọn một. Từ còn nghi ngờ được đánh dấu, để sự khác biệt được nhìn thấy thay vì bị che giấu.

Mặt sau của trang và các trang đính kèm

Nếu giấy tờ có chữ ở mặt sau, bản dịch bao gồm cả phần đó. Dữ liệu đăng ký, các mục sửa đổi và con dấu bổ sung thường nằm ở mặt sau, và bản quét chỉ có mặt trước sẽ bỏ sót chúng. Biên dịch viên không thể dịch những gì chưa được cung cấp, nên bạn cần quét cả hai mặt của mỗi tờ, kể cả mặt sau để trống. Mặt sau trống khi đó được ghi là "[mặt sau để trống]", và viên chức có thể thấy rằng không có gì bị bỏ sót.

Các trang đính kèm theo cùng quy tắc. Hồ sơ đi kèm trang bìa, bản trích lục đóng ghim hoặc trang chú thích thứ hai sẽ được dịch như một bộ, theo đúng thứ tự của bản gốc, và mỗi phần đính kèm được xác định rõ để có thể đối chiếu với trang gốc của nó.

Cách đánh dấu phần không đọc được và phần để trống

Từ không đọc được sẽ được đánh dấu "[không đọc được]", còn từ chỉ đọc được một phần được thể hiện bằng những chữ cái đọc được kèm ghi chú như "[đọc được một phần]". Ô trống trên biểu mẫu được ghi nhận là để trống, vì một ô có trong bản gốc nhưng thiếu trong bản dịch sẽ trông như một sự bỏ sót. Chữ bị gạch bỏ được chuyển ngữ và ghi chú là bị gạch ngang.

Những quy ước này quan trọng vì USCIS có thể ra Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo dự định từ chối (Notice of Intent to Deny) khi bản dịch chưa đầy đủ, và chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần yêu cầu thêm bằng chứng khi bằng chứng ban đầu không đủ. Một bản dịch lặng lẽ bỏ qua con dấu hoặc ghi chú bên lề là chưa đầy đủ đúng theo nghĩa đó. Dịch máy không giải quyết được vấn đề, vì nó không có chứng nhận của con người và xử lý kém các con dấu, chữ viết tắt và tên riêng.

Những điều cần kiểm tra trước khi nộp bản dịch

Hãy đối chiếu bản dịch với bản gốc từng trang một. Mọi con dấu, chữ ký, ghi chú bên lề và con số trên bản gốc đều phải có một ngoặc vuông hoặc dòng tương ứng trong bản tiếng Anh, và mặt sau của mỗi tờ phải được tính đến. Tên, ngày tháng và số đăng ký phải khớp với hộ chiếu và biểu mẫu bạn đang nộp. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định hồ sơ nào được đưa vào bộ hồ sơ nộp.

Với giấy chứng tử, hãy kiểm tra con dấu của cơ quan cấp và mọi ghi chú đăng ký theo cách tương tự. Bản dịch giấy chứng tử của chúng tôi theo bố cục của bản gốc để mỗi thành phần được dịch đều có thể truy về nguồn của nó.