I-824 follow-to-join: bản dịch được chứng nhận cho vợ/chồng và con ở nước ngoài

Với yêu cầu follow-to-join theo Form I-824, giấy tờ cần bản dịch tiếng Anh được chứng nhận là những giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình: giấy chứng nhận kết hôn đối với vợ/chồng và giấy khai sinh đối với từng người con. Những giấy tờ chỉ xuất hiện về sau, chẳng hạn giấy chứng nhận lý lịch tư pháp và hồ sơ y tế, sẽ được dịch khi National Visa Center (NVC) hoặc lãnh sự quán yêu cầu. Tất cả đều đi qua cùng một quy trình dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS, nên các trang đã dịch có thể dùng cho cả hai giai đoạn.

Form I-824, Application for Action on an Approved Application or Petition, là mẫu đơn dùng để yêu cầu USCIS thông báo cho lãnh sự quán rằng vợ/chồng hoặc con ở nước ngoài có thể đi theo người nộp đơn chính đã điều chỉnh tình trạng tại Hoa Kỳ. Sau đó, thân nhân ở nước ngoài tiếp tục làm việc với NVC và lãnh sự quán. Trang USCIS về Form I-824 nêu hướng dẫn nộp hồ sơ, còn luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định nội dung của từng bộ hồ sơ.

Form I-824 follow-to-join: những giấy tờ nào được dịch

USCIS yêu cầu mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được nộp kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ, và biên dịch viên phải chứng nhận bản dịch là đầy đủ, chính xác, đồng thời nêu rõ mình có đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Với Form I-824, các tài liệu bằng tiếng nước ngoài thường là những giấy tờ nối người thụ hưởng đi kèm với người nộp đơn chính. Đó là giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh của các con và, nếu có hôn nhân trước đã chấm dứt, hồ sơ ly hôn hoặc giấy chứng tử.

USCIS không có danh sách biên dịch viên hay công ty dịch thuật được phê duyệt. Bản dịch được chứng nhận cho USCIS là bản dịch có phần chứng nhận mà USCIS yêu cầu: họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, lời xác nhận về năng lực ở cả hai ngôn ngữ, lời xác nhận bản dịch đầy đủ và chính xác, cùng một dòng nêu rõ tài liệu được dịch. Làm một bản chứng nhận riêng cho từng tài liệu là cách an toàn hơn.

Dịch giấy chứng nhận kết hôn và ngày kết hôn

Giấy chứng nhận kết hôn là tài liệu mà viên chức xem để xác định ngày kết hôn. Vợ/chồng chỉ có thể follow to join khi cuộc hôn nhân đã tồn tại vào thời điểm người nộp đơn chính được nhập cảnh hoặc điều chỉnh tình trạng, nên ngày, tháng và năm trên bản dịch phải khớp chính xác với bản gốc. Chẳng hạn, một giấy chứng nhận kết hôn của Việt Nam có thể ghi ngày ở nhiều chỗ, gồm cả mục đăng ký và ngày cấp, và mỗi chỗ đều được dịch đúng như đã ghi. Bản dịch giấy chứng nhận kết hôn của Việt Nam cũng phải viết tên của cả hai vợ chồng đúng như trong hộ chiếu, vì hồ sơ được đối chiếu từng cái tên.

Bản dịch bao gồm mọi thứ trên trang: tiêu đề, tên các trường thông tin, con dấu, dấu nổi, chữ ký được ghi chú là "[signature]", phần viết tay, ghi chú bên lề và mặt sau của trang nếu có nội dung. Phần không đọc được sẽ được đánh dấu "[illegible]" chứ không đoán. Ngày tháng giữ nguyên thứ tự mà biên dịch viên đọc được trong bản gốc và được viết ra theo cách mà viên chức Hoa Kỳ không thể hiểu nhầm.

Giấy khai sinh của các con follow to join

Mỗi người con đi theo cần có giấy khai sinh ghi tên người nộp đơn chính là cha hoặc mẹ. Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ cho biết mỗi quốc gia cấp phiên bản nào và phiên bản nào được chấp nhận, chẳng hạn bản đầy đủ thay vì bản trích lục rút gọn. Người nộp đơn nên xem bảng này trước khi đặt dịch, vì dịch nhầm phiên bản sẽ khiến khoản phí bị tốn cho một tài liệu mà lãnh sự quán không chấp nhận.

Với Việt Nam, bản đầy đủ là giấy khai sinh, còn trích lục là bản trích từ giấy khai sinh đó. Bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận được lập từ phiên bản mà bảng quy định chấp nhận, và khi gia đình có cả hai, công ty dịch thuật nên dịch riêng từng bản và ghi rõ là hai tài liệu.

Hồ sơ ly hôn, hộ chiếu và các giấy tờ quan hệ khác

Khi một trong hai vợ chồng đã từng kết hôn trước đó, hồ sơ cần có bằng chứng rằng cuộc hôn nhân trước đã chấm dứt. Bản dịch giấy chứng nhận ly hôn tuân theo cùng quy tắc đầy đủ như mọi hồ sơ khác: tên tòa án, số vụ việc, con dấu và mọi ghi chú viết tay đều là một phần của bản dịch. Nếu cuộc hôn nhân trước chấm dứt do một bên qua đời, giấy chứng tử được xử lý theo cách tương tự.

Hộ chiếu được dịch khi các trang nhận dạng hoặc dấu thị thực bằng ngôn ngữ khác tiếng Anh, và biên dịch viên mô tả các con dấu chứ không bỏ qua. Nếu không có hồ sơ gốc, người nộp đơn phải chứng minh là hồ sơ đó không có sẵn, chẳng hạn bằng văn bản xác nhận của cơ quan cấp, rồi nộp bằng chứng thứ cấp như hồ sơ trường học hoặc nhà thờ. Mỗi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong bằng chứng thứ cấp cần có bản dịch được chứng nhận riêng.

NVC và lãnh sự quán bổ sung gì sau đó

Khi hồ sơ đã ở NVC, các giấy tờ hộ tịch không bằng tiếng Anh, hoặc không bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi người nộp đơn xin thị thực, phải có bản dịch được chứng nhận. Mỗi bản dịch kèm một lời xác nhận có chữ ký của biên dịch viên rằng bản dịch chính xác và biên dịch viên có đủ năng lực dịch. Người nộp đơn tải bản scan lên cổng CEAC và mang bản gốc hoặc bản sao được chứng thực đến buổi phỏng vấn. Ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức chỉ áp dụng cho NVC và lãnh sự quán. Bài so sánh yêu cầu dịch thuật của NVC so với quy định của USCIS trình bày chi tiết các điểm khác nhau.

Ở giai đoạn này, hồ sơ nhiều thêm. Bản dịch giấy chứng nhận lý lịch tư pháp là cần thiết khi lãnh sự quán yêu cầu giấy chứng nhận lý lịch tư pháp bằng tiếng nước ngoài, và mọi hồ sơ y tế hoặc tiêm chủng bằng ngôn ngữ khác đều cần bản tiếng Anh trước khi bác sĩ có thể đọc. Lãnh sự quán tự quy định danh sách yêu cầu của mình, nên gia đình cần làm theo hướng dẫn mà NVC và lãnh sự quán gửi cho trường hợp cụ thể.

Một bản dịch được chứng nhận cho cả hai giai đoạn

Giấy tờ kết hôn và giấy khai sinh đã nộp cho USCIS cùng Form I-824 cũng chính là những giấy tờ mà lãnh sự quán yêu cầu về sau. Bản dịch đầy đủ và được chứng nhận cho giai đoạn đầu có thể dùng ở giai đoạn sau, miễn là tài liệu gốc và nội dung không thay đổi. Đặt một bản dịch mới cho mỗi giai đoạn dễ dẫn đến những khác biệt nhỏ về cách viết tên và ngày tháng, và viên chức thấy hai phiên bản của một hồ sơ sẽ đối chiếu chúng.

Chỉ dùng dịch máy thì không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng, từ viết tắt và thuật ngữ pháp lý, nên không đáp ứng yêu cầu ở cả hai giai đoạn. Khi bản dịch bị thiếu, không đầy đủ hoặc không được chứng nhận, USCIS có thể ban hành Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny), và cũng có thể từ chối hồ sơ mà không ban hành RFE trước nếu bằng chứng ban đầu không đủ.

Trước khi đặt dịch, gia đình nên thu thập mọi trang của từng hồ sơ, kể cả mặt sau, và đối chiếu từng cái tên và ngày tháng với hộ chiếu. Texliff chuẩn bị từng bản dịch được chứng nhận từ đầy đủ các trang gốc, và trang dịch giấy chứng nhận kết hôn mô tả cách xử lý tài liệu này.