Những điểm chính
- NVC và lãnh sự quán chấp nhận tiếng Anh hoặc ngôn ngữ chính thức của nước nơi phỏng vấn, còn USCIS chỉ chấp nhận tiếng Anh, nên một giấy tờ có thể cần bản dịch ở giai đoạn này nhưng không cần ở giai đoạn kia.
- Mỗi bản dịch nộp ở giai đoạn NVC cần kèm một lời cam đoan do biên dịch viên ký, xác nhận bản dịch chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó.
- Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ, kèm xác nhận của biên dịch viên về tính đầy đủ, chính xác và năng lực, vì vậy cách diễn đạt này là tiêu chuẩn an toàn hơn cho mọi bản dịch ngay từ đầu.
- Người nộp đơn tải bản scan lên cổng CEAC và mang bản gốc hoặc bản sao được chứng thực đến buổi phỏng vấn, nên các bản dịch cần khớp với bản scan và được giữ cùng với bản gốc.
- Một giấy tờ hộ tịch bằng ngôn ngữ thứ ba, chẳng hạn giấy khai sinh tiếng Bồ Đào Nha của người nộp đơn phỏng vấn tại Tây Ban Nha, vẫn cần bản dịch tiếng Anh được chứng nhận ngay cả ở giai đoạn lãnh sự.
- Bảng Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao cho biết phiên bản nào của từng loại giấy tờ hộ tịch được chấp nhận, và kiểm tra trước khi đặt dịch giúp bạn không phải trả tiền dịch một bản trích lục rút gọn rồi phải thay bằng bản khác.
- Lý lịch tư pháp cần bản dịch được chứng nhận khi không bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ chính thức của nước nơi phỏng vấn, và bản dịch phải bao gồm cả con dấu, số tham chiếu và các ô để trống.
- Một bản dịch có đầy đủ xác nhận theo chuẩn USCIS và dịch trọn vẹn từng trang có thể được dùng lại tại NVC, khi điều chỉnh tình trạng cư trú và khi nhập tịch.
- Dịch máy không có xác nhận của con người và thường xử lý sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt, nên không đáp ứng yêu cầu của lãnh sự quán lẫn của USCIS.
National Visa Center (NVC) và lãnh sự quán chấp nhận giấy tờ hộ tịch bằng tiếng Anh hoặc bằng ngôn ngữ chính thức của nước nơi diễn ra buổi phỏng vấn visa, còn USCIS chỉ chấp nhận tiếng Anh. Với bất kỳ ngôn ngữ nào khác, bạn cần bản dịch được chứng nhận ở cả hai giai đoạn, và lời xác nhận của biên dịch viên được diễn đạt hơi khác nhau ở mỗi giai đoạn. Hiểu được hai bộ quy định khác nhau ở đâu sẽ giúp người nộp đơn biết bản dịch nào chỉ cần đặt một lần và dùng lại về sau trong hồ sơ.
Yêu cầu dịch thuật của NVC và ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức
Ở giai đoạn NVC, người nộp đơn tải bản scan giấy tờ hộ tịch lên cổng CEAC và mang bản gốc hoặc bản sao được chứng thực đến buổi phỏng vấn. Giấy tờ không bằng tiếng Anh, hoặc không bằng ngôn ngữ chính thức của nước nơi người nộp đơn xin visa, phải kèm bản dịch được chứng nhận. Mỗi bản dịch mang một lời cam đoan do biên dịch viên ký, xác nhận bản dịch chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó.
Ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức rất dễ bị hiểu sai. Người nộp đơn phỏng vấn tại Mexico City có thể tải lên giấy khai sinh (acta de nacimiento) bằng tiếng Tây Ban Nha mà không cần bản dịch, vì tiếng Tây Ban Nha là ngôn ngữ chính thức ở đó. Ngoại lệ này không đi theo giấy tờ sang hồ sơ nộp USCIS. Khi hồ sơ đã nằm ở USCIS, mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài đều cần bản dịch tiếng Anh đầy đủ, bất kể lãnh sự quán có thể đã chấp nhận ngôn ngữ nào.
Quy định dịch thuật của USCIS so với quy định của NVC và lãnh sự quán
Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ mà biên dịch viên đã xác nhận là đầy đủ và chính xác, cùng với xác nhận của biên dịch viên về năng lực ở cả hai ngôn ngữ. Trên thực tế, phần xác nhận ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên lạc của biên dịch viên, đồng thời nêu rõ giấy tờ đã được dịch. Bảng dưới đây đặt hai bộ quy định cạnh nhau.
| Điểm so sánh | NVC và lãnh sự quán | USCIS |
|---|---|---|
| Ngôn ngữ được chấp nhận mà không cần dịch | Tiếng Anh hoặc ngôn ngữ chính thức của nước nơi phỏng vấn | Chỉ tiếng Anh |
| Lời xác nhận của biên dịch viên | Lời cam đoan có chữ ký rằng bản dịch chính xác và biên dịch viên đủ năng lực | Xác nhận về tính đầy đủ và chính xác, cùng năng lực ở cả hai ngôn ngữ |
| Cách gửi giấy tờ | Bản scan tải lên cổng CEAC, mang bản gốc hoặc bản sao được chứng thực đến buổi phỏng vấn | Bản sao nộp cùng biểu mẫu, mỗi giấy tờ kèm bản dịch tiếng Anh và phần xác nhận |
Hàng đầu tiên quyết định phần lớn các đơn đặt dịch. Bản dịch làm cho giai đoạn NVC mà có đầy đủ lời xác nhận theo chuẩn USCIS vẫn dùng được nếu chính giấy tờ đó sau này đến tay USCIS, vì vậy đặt dịch theo chuẩn USCIS ngay từ đầu là cách làm an toàn hơn. Giấy tờ được lãnh sự quán chấp nhận khi chưa dịch nhờ ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức chính là loại sẽ cần bản dịch mới.
Giấy khai sinh và giấy chứng nhận kết hôn bằng ngôn ngữ thứ ba
Nhiều gia đình có giấy tờ bằng nhiều hơn một ngôn ngữ. Hãy lấy ví dụ một người nộp đơn phỏng vấn tại Tây Ban Nha và có giấy khai sinh do Bồ Đào Nha cấp. Tiếng Tây Ban Nha là ngôn ngữ chính thức của nước nơi phỏng vấn, nhưng giấy khai sinh viết bằng tiếng Bồ Đào Nha, tức không phải tiếng Anh cũng không phải tiếng Tây Ban Nha, nên cần được dịch. Một bản dịch giấy khai sinh tiếng Bồ Đào Nha sang tiếng Anh dùng được cho phần tải lên NVC và buổi phỏng vấn, và có thể nộp cho USCIS nếu hồ sơ chuyển sang đó.
Lập luận tương tự áp dụng cho bản dịch giấy chứng nhận kết hôn. Một cặp vợ chồng kết hôn ở nước này, sống ở nước thứ hai và phỏng vấn ở nước thứ ba có thể có giấy tờ bằng ba ngôn ngữ, và mỗi giấy tờ không thuộc ngôn ngữ chính thức của nước phỏng vấn đều cần bản dịch được chứng nhận riêng. Trang dịch vụ dịch thuật tiếng Bồ Đào Nha trình bày chi tiết hơn về ngôn ngữ này.
Trước khi đặt dịch, người nộp đơn nên kiểm tra bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao. Bảng này liệt kê theo từng quốc gia những loại giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, cơ quan nào cấp và phiên bản nào được chấp nhận, chẳng hạn bản đầy đủ thay cho bản trích lục rút gọn. Dịch nhầm phiên bản sẽ mất phí oan và bản dịch phải làm lại.
Lý lịch tư pháp và bản dịch
Lý lịch tư pháp không bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ chính thức của nước nơi phỏng vấn cần bản dịch được chứng nhận giống như giấy tờ hộ tịch. Một bản dịch lý lịch tư pháp tiếng Tây Ban Nha là trường hợp điển hình: người nộp đơn đã sống nhiều năm ở Tây Ban Nha và phỏng vấn tại một nước mà tiếng Tây Ban Nha không phải ngôn ngữ chính thức thì phải dịch giấy chứng nhận này.
Dù ngắn, giấy chứng nhận vẫn phải được dịch đầy đủ. Tiêu đề chính thức, cơ quan cấp, số tham chiếu, con dấu và mọi nội dung viết tay đều được dịch hoặc mô tả, còn ô để trống được ghi rõ là để trống. Một bản dịch lý lịch tư pháp mới cấp nên được đối chiếu với giấy chứng nhận đang có, vì giấy chứng nhận cấp lại có thể có cách diễn đạt khác hoặc ngày mới.
Vì sao một bộ bản dịch nên đáp ứng cả hai tiêu chuẩn
Một hồ sơ gia đình có thể chuyển từ lãnh sự quán sang USCIS, rồi từ USCIS sang giai đoạn nhập tịch nhiều năm sau. Bản dịch chỉ đáp ứng tiêu chuẩn đầu tiên sẽ phải trả tiền làm lại khi giai đoạn kế tiếp đòi hỏi nhiều hơn. Những nguyên nhân thường gặp là phần xác nhận thiếu lời khẳng định về năng lực, bản dịch chỉ một phần của trang, hoặc bản gốc đã được thay bằng bản mới hơn.
Một bản dịch chỉ đặt một lần có thể dùng cho từng giai đoạn nếu có những đặc điểm sau:
- Toàn bộ nội dung của giấy tờ được dịch, bao gồm con dấu, dấu triện, ghi chú bên lề và mặt sau của trang khi có nội dung.
- Mỗi giấy tờ có phần xác nhận riêng, ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên lạc của biên dịch viên.
- Phần xác nhận nêu rõ biên dịch viên đủ năng lực ở cả hai ngôn ngữ và bản dịch đầy đủ, chính xác.
- Tên người, ngày tháng và địa danh được viết giống nhau trong mọi bản dịch của hồ sơ.
Riêng dịch máy thì không đáp ứng tiêu chuẩn nào trong số này, vì không có xác nhận của con người và thường xử lý sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt. Luật sư hoặc đại diện được công nhận phụ trách hồ sơ sẽ quyết định gửi những giấy tờ nào; bản dịch chỉ cần khớp với những gì bản gốc ghi.
Trước buổi phỏng vấn, hãy giữ các bản dịch cùng với bản gốc hoặc bản sao được chứng thực sẽ mang đến lãnh sự quán, và giữ một bộ bản scan khớp với phần đã tải lên. Texliff thực hiện dịch thuật giấy tờ được chứng nhận cho hồ sơ USCIS và lãnh sự với phần xác nhận riêng cho từng giấy tờ, để cùng một bộ bản dịch có thể dùng lại về sau trong hồ sơ.