Dịch tài liệu tiếng Ả Rập cho USCIS: ngày Hijri và chuỗi tên

Hồ sơ hộ tịch tiếng Ả Rập gửi cho USCIS cần một bản dịch tiếng Anh đầy đủ, trong đó mọi ngày tháng được quy đổi trong ngoặc vuông, mọi cái tên theo một cách viết tham chiếu duy nhất, và mọi con dấu cũng như dòng viết tay đều được ghi nhận. Hồ sơ tiếng Ả Rập đặt ra những câu hỏi mà hồ sơ bằng nhiều ngôn ngữ khác không có, và một bản dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS cẩn thận sẽ giải quyết chúng trước khi bộ hồ sơ được nộp. Quốc gia cấp, loại lịch và cách viết tên quyết định phần lớn công việc.

Giấy tờ hộ tịch tiếng Ả Rập khác nhau theo từng quốc gia và từng phiên bản

Ai Cập, Jordan, Iraq, Syria, Liban, Maroc, Ả Rập Xê Út, các nước vùng Vịnh, Sudan và Yemen đều cấp giấy tờ hộ tịch riêng, và cùng một sự kiện có thể được ghi trên nhiều loại giấy. Cơ quan đăng ký hộ tịch có thể cấp bản trích lục đầy đủ của mục đăng ký, giấy chứng nhận ngắn, sổ hộ khẩu liệt kê các thành viên trong hộ, hoặc giấy xác nhận tình trạng hộ tịch cá nhân. Mỗi loại có bố cục và mức độ chi tiết khác nhau.

Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country cho biết ở mỗi quốc gia có những giấy tờ nào, cơ quan nào cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Người nộp đơn nên đọc mục Reciprocity Schedule của nước mình trước khi đặt dịch, vì nếu chỉ dịch bản trích lục ngắn trong khi yêu cầu bản đầy đủ thì công sức dịch coi như bỏ đi. Khi có cả bản điện tử và bản viết tay cũ, bản dịch theo phiên bản mà người nộp đơn thực sự đang giữ, và các mục viết tay được dịch từng dòng như chữ in.

Bản dịch giấy khai sinh tiếng Ả Rập cho thấy khuôn mẫu thường gặp. Tên của đứa trẻ, tên của cha mẹ, nơi và ngày sinh, cùng số đăng ký đều nằm ở những vị trí cố định, và bản dịch giữ nguyên các vị trí đó để viên chức có thể đối chiếu từng dòng tiếng Anh với bản gốc tiếng Ả Rập.

Ngày Hijri trong giấy tờ tiếng Ả Rập cần có ngày dương lịch trong ngoặc vuông

Nhiều hồ sơ tiếng Ả Rập ghi ngày theo lịch Hijri, và hồ sơ của Ả Rập Xê Út dùng lịch này nhiều nhất. Có giấy tờ in cả hai loại lịch, có giấy chỉ in Hijri, và một số trộn cả hai trên cùng một trang, chẳng hạn ngày cấp theo Hijri bên cạnh ngày sinh theo dương lịch. Viên chức USCIS làm việc với ngày dương lịch, nên bản dịch ghi ngày như đã viết cùng ngày đã quy đổi trong ngoặc vuông, ví dụ 12 Ramadan 1440 [May 17, 2019].

Ngày gốc không bao giờ bị thay thế. Nếu thay thì viên chức sẽ không còn gì để so với bản gốc, và việc đã có quy đổi sẽ bị che đi. Các bảng quy đổi có thể chênh nhau một ngày vì tháng Hijri phụ thuộc vào việc quan sát trăng, nên biên dịch viên kiểm tra ngày đã quy đổi với những ngày khác trong cùng hồ sơ và đánh dấu bất kỳ ngày nào không khớp.

Điểm thứ hai là chữ số. Giấy tờ có thể dùng chữ số phương Tây hoặc chữ số Ả Rập phương Đông, và số đăng ký có thể chứa cả hai. Từng chữ số được đọc trên trang giấy và gõ vào bản dịch đúng như nó xuất hiện, vì chỉ một chữ số sai trong số đăng ký cũng làm bản dịch không còn khớp với bản gốc.

Tên Ả Rập bốn phần và cách viết theo hộ chiếu

Tên Ả Rập thường là một chuỗi gồm tên riêng, tên cha, tên ông và họ. Hồ sơ từ các quốc gia khác nhau có thể ghi hai, ba hoặc bốn phần, và họ của phụ nữ thường khác họ của chồng. Chữ Ả Rập cũng bỏ trống hầu hết các nguyên âm ngắn, nên một cái tên có thể được viết sang tiếng Anh theo nhiều cách đều được chấp nhận. Mohammed, Muhammad và Mohamed là trường hợp quen thuộc.

USCIS so sánh tên trên hộ chiếu, hồ sơ khai sinh, hồ sơ kết hôn và các biểu mẫu. Quy tắc an toàn nhất là lấy cách viết bằng chữ Latin được in trong bản dịch hộ chiếu hoặc chính hộ chiếu, rồi dùng cách viết đó cho mọi giấy tờ khác trong bộ hồ sơ. Khi một hồ sơ có cách viết chữ Latin khác, bản dịch có thể ghi chú trong ngoặc vuông để sự khác biệt được thấy rõ và được giải thích. Chuỗi tên xuất hiện theo thứ tự khác nhau trên hai giấy tờ sẽ được dịch theo thứ tự mà giấy tờ đó dùng, với cùng một cách viết tham chiếu cho từng phần.

Hồ sơ song ngữ, giấy tờ của tòa án tôn giáo và con dấu

Một số hồ sơ vùng Vịnh được in song song bằng tiếng Ả Rập và tiếng Anh. Nửa tiếng Anh do cơ quan cấp viết và không có chứng nhận của biên dịch viên, nên phần tiếng Ả Rập vẫn được dịch đầy đủ và phần tiếng Anh in sẵn được ghi lại như nó xuất hiện. Khi hai nửa không khớp nhau, bản dịch nêu rõ điều đó thay vì chọn một bên.

Ở một số quốc gia nói tiếng Ả Rập, hôn nhân và ly hôn được ghi nhận bởi tòa án tôn giáo hoặc tòa gia đình, bên cạnh cơ quan đăng ký hộ tịch. Vì vậy, một bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Ả Rập có thể bao gồm hợp đồng do tòa cấp, bản trích lục của cơ quan đăng ký, hoặc cả hai, và mỗi loại có con dấu, chữ ký của thư ký và số đăng ký riêng. Bản dịch quyết định ly hôn cũng theo cách tiếp cận tương tự, với lời văn và ngày tháng của tòa được chuyển sang từng dòng.

Con dấu và triện viết bằng thư pháp Ả Rập là một phần của trang giấy. Biên dịch viên đọc chữ bên trong con dấu tròn, mô tả hình dạng và ghi rõ đó là con dấu. Chữ ký được thể hiện là “[signature]”, còn phần không đọc được được đánh dấu “[illegible]” thay vì đoán.

Công ty dịch thuật chuẩn bị bộ hồ sơ tiếng Ả Rập như thế nào

Với đơn I-130, I-485, hồ sơ tị nạn hoặc N-400, giấy tờ tiếng Ả Rập hiếm khi được nộp riêng lẻ. Một hồ sơ kết hôn, hai hồ sơ khai sinh, một hộ chiếu và có thể cả quyết định ly hôn từ cuộc hôn nhân trước đều nêu tên cùng những người đó. Vì vậy, công ty dịch thuật làm việc dựa trên cả bộ giấy tờ. Họ cố định một cách viết tham chiếu cho mỗi người, một cách dịch cho mỗi địa danh và một định dạng ngày, rồi áp dụng cho mọi giấy tờ.

Công việc diễn ra theo thứ tự sau:

1. Biên dịch viên đọc mọi trang, kể cả mặt sau, lề và con dấu, và lập danh sách các tên, địa danh và ngày xuất hiện ở nhiều hơn một giấy tờ.
2. Mỗi tên và mỗi địa danh được cố định một cách viết tiếng Anh, khớp với hộ chiếu.
3. Ngày Hijri được quy đổi trong ngoặc vuông và kiểm tra với những ngày khác trong bộ hồ sơ.
4. Mỗi giấy tờ được dịch đầy đủ, với bố cục theo sát bản gốc.
5. Mỗi bản dịch nhận một chứng nhận riêng với tên, chữ ký, ngày, thông tin liên hệ của biên dịch viên và các tuyên bố về năng lực và độ chính xác.

Quy định của USCIS yêu cầu mọi giấy tờ bằng ngoại ngữ phải có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm chứng nhận đó, và USCIS có thể gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) khi bản dịch bị thiếu hoặc không đầy đủ. Chỉ dùng dịch máy thì không đáp ứng yêu cầu, và dịch máy xử lý tên cũng như ngày tháng tiếng Ả Rập rất kém. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận trong hồ sơ sẽ quyết định giấy tờ nào đưa vào bộ hồ sơ nộp.

Trước khi đặt dịch, người nộp đơn nên thu thập bản quét đầy đủ từng trang của mọi hồ sơ tiếng Ả Rập, bắt đầu với bản gốc để làm bản dịch giấy khai sinh tiếng Ả Rập, kiểm tra Reciprocity Schedule để biết đúng phiên bản, và ghi lại cách hộ chiếu viết từng cái tên. Dịch vụ dịch tiếng Ả Rập của chúng tôi áp dụng cách viết theo hộ chiếu cho mọi giấy tờ trong bộ hồ sơ.