Hồ sơ hộ tịch Cuba, Cộng hòa Dominica, Venezuela và Colombia nộp USCIS

Một hồ sơ hộ tịch của Cuba, Cộng hòa Dominica, Venezuela hoặc Colombia sẵn sàng để dịch khi đó là bản đầy đủ do cơ quan đăng ký cấp, với mọi số tham chiếu folio, con dấu và ghi chú bên lề vẫn còn trên trang giấy. Mỗi cơ quan đăng ký này cấp nhiều loại bản sao khác nhau, và USCIS đọc bản dịch tiếng Anh đối chiếu với giấy tờ đính kèm, nên cần xác định đúng phiên bản trước khi bắt đầu dịch.

Bản đầy đủ hay bản trích lục: USCIS mong đợi bản nào

USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi tài liệu tiếng nước ngoài, được chứng nhận là đầy đủ và chính xác. "Đầy đủ" bao gồm toàn bộ trang giấy: chữ in, nhãn của các ô thông tin, con dấu, dấu niêm, chữ ký, các mục viết tay và mọi thứ được viết ở lề. Bản trích lục rút gọn có thể bỏ sót thông tin của cha mẹ hoặc các ghi chú bên lề, nên bản dịch của nó chỉ đầy đủ đối với một hồ sơ vốn đã không đầy đủ.

Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ liệt kê theo từng quốc gia những loại giấy tờ hộ tịch nào tồn tại và bản nào được chấp nhận. Bạn nên đọc Reciprocity Schedule trước khi đặt dịch, vì dịch nhầm phiên bản sẽ mất phí oan và có thể phải làm lại từ đầu. Người bảo lãnh cần dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS từ nhiều quốc gia trong số này nên kiểm tra riêng mục của từng nước trong bảng.

Certificación de nacimiento và matrimonio của Cuba

Giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn của Cuba do Registro Civil cấp dưới dạng certificación. Mỗi giấy dẫn chiếu đến sổ đăng ký theo tomo (quyển) và folio (trang). Những số tham chiếu này là một phần của hồ sơ, nên bản dịch sao chép chúng chính xác như in trên giấy. Carnet de identidad là thẻ căn cước quốc gia và được dịch như một tài liệu riêng.

Các mục cũ của Cuba được viết tay trong sổ đăng ký, và một certificación sao chép từ đó có thể khó đọc. Biên dịch viên đánh dấu bất kỳ từ nào không đọc được là "[illegible]" thay vì đoán. Hồ sơ Cuba cấp lại rất khó lấy từ nước ngoài, và người đang chờ một bản như vậy không nên cho rằng bản cũ sẽ được thay thế sau này. Nếu cơ quan cấp không thể cung cấp hồ sơ, người nộp đơn chứng minh rằng hồ sơ không có sẵn, thường bằng một văn bản xác nhận của cơ quan đó, và nộp bằng chứng thứ cấp như hồ sơ nhà thờ hoặc hồ sơ nhà trường. Mỗi bằng chứng thứ cấp bằng tiếng Tây Ban Nha cần có bản dịch được chứng nhận riêng.

Acta de nacimiento của Cộng hòa Dominica do Junta Central Electoral cấp

Acta de nacimiento của Cộng hòa Dominica do Junta Central Electoral, gọi tắt là JCE, cấp. Giấy này có dạng inextensa, là bản chép đầy đủ mục đăng ký, và dạng extracto, là bản tóm tắt ngắn hơn. Gia đình có cả hai nên gửi bản inextensa đi dịch trước, vì bản này ghi đầy đủ mục đăng ký.

Các acta của Cộng hòa Dominica thường có thông tin đăng ký muộn và các chú thích bên lề được thêm sau mục đăng ký gốc. Mỗi chú thích được dịch tại đúng vị trí trên trang và theo đúng thứ tự, để viên chức có thể đối chiếu từng dòng tiếng Anh với bản gốc.

Dịch giấy khai sinh Venezuela: partida và cédula

Bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha của Venezuela thường bắt đầu từ partida de nacimiento do registro civil cấp. Các bản cấp lại có định dạng mới hơn, với bố cục và vị trí dữ liệu đăng ký khác với các partida cũ. Biên dịch viên làm theo bố cục của giấy tờ đang có trong tay và không chuyển nó sang một mẫu chuẩn.

Cédula de identidad là thẻ căn cước, và có thể được nộp cùng partida khi người nộp đơn cần liên kết một tên hoặc một số giữa các hồ sơ. Bộ hồ sơ có cả hồ sơ Venezuela cũ và mới thì mỗi bản cần được dịch và chứng nhận như một tài liệu riêng.

Registro civil de nacimiento, NUIP và cédula của Colombia

Registro civil de nacimiento của Colombia có NUIP, tức số định danh cá nhân duy nhất, cùng thông tin về văn phòng đăng ký đã ghi nhận ca sinh. Cédula de ciudadanía là thẻ căn cước dành cho người trưởng thành, còn các giấy chứng nhận của registraduría xác nhận danh tính hoặc dữ liệu đăng ký. NUIP và tên của mọi văn phòng được sao chép vào bản dịch đúng như trên giấy tờ, vì viên chức đối chiếu các con số giữa các tài liệu.

Giấy đăng ký kết hôn của Colombia cũng đặt ra những câu hỏi tương tự về phiên bản và chú thích. Bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Tây Ban Nha nên được thực hiện từ bản sao đầy đủ của sổ đăng ký, với mỗi chú thích được dịch tại chỗ.

Ghi chú bên lề, hai họ và các folio viết tay

Notas marginales là những mục ngắn viết bên cạnh hồ sơ chính để ghi lại các sự kiện về sau như kết hôn, thay đổi tên hoặc việc cha hay mẹ công nhận con. Chúng là một phần của hồ sơ, và bản dịch bỏ sót chúng là không đầy đủ theo yêu cầu của USCIS, dù phần văn bản chính có chính xác.

Hai họ là điều bình thường ở cả bốn quốc gia: họ thứ nhất lấy từ cha và họ thứ hai lấy từ mẹ. Bản dịch giữ cả hai theo đúng thứ tự in trên giấy, không bỏ họ thứ hai và không nối hai họ bằng dấu gạch nối. Ở một số nước này, phụ nữ đã kết hôn có thể được ghi hoặc được gọi bằng "de" kèm tên chồng, và bản dịch giữ nguyên cách ghi đó. Khi cùng một người xuất hiện với các dạng tên khác nhau trong các hồ sơ khác nhau, biên dịch viên làm theo từng giấy tờ như nó vốn có, và người bảo lãnh có thể giải thích sự khác biệt trong một bản khai. Bản dịch hộ chiếu cho thấy dạng tên mà người nộp đơn đã dùng với chính phủ.

Cách chuẩn bị bộ hồ sơ cho I-130, I-485, TPS, parole và tị nạn

Cùng những hồ sơ này xuất hiện trong nhiều loại đơn khác nhau. Đơn bảo lãnh gia đình trên Form I-130 yêu cầu giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn chứng minh mối quan hệ. Hồ sơ điều chỉnh tình trạng trên Form I-485 yêu cầu giấy khai sinh của chính người nộp đơn và các giấy tờ tùy thân. Hồ sơ Tình trạng Bảo vệ Tạm thời (TPS) và parole dùng các hồ sơ về danh tính và quốc tịch, còn hồ sơ tị nạn có thể bổ sung hồ sơ nhà trường, nhà thờ hoặc y tế làm bằng chứng thứ cấp. Luật sư hoặc người đại diện được ủy quyền quyết định những gì đưa vào từng bộ hồ sơ, và công ty dịch thuật làm việc theo danh sách đó.

Với mỗi tài liệu, công ty dịch thuật tạo ra một bản dịch tiếng Anh theo bố cục của bản gốc, mô tả con dấu và chữ ký trong ngoặc vuông, đánh dấu các phần không đọc được, và đính kèm giấy chứng nhận về năng lực dịch thuật bằng tiếng Tây Ban Nha và tiếng Anh cũng như về tính đầy đủ và chính xác. Cấp giấy chứng nhận riêng cho từng tài liệu là cách làm an toàn hơn. Chỉ dùng dịch máy thì không có chứng nhận của con người và xử lý kém tên, ngày tháng và chữ viết tắt, nên không đáp ứng yêu cầu. Nếu thiếu bản dịch hoặc bản dịch không được chứng nhận, USCIS có thể gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny), và cũng có thể từ chối hồ sơ mà không hỏi trước khi bằng chứng ban đầu không đủ. Về hồ sơ tiếng Tây Ban Nha nói chung, hãy xem dịch vụ dịch tiếng Tây Ban Nha của chúng tôi.

Trước khi gửi hồ sơ, hãy gom bản đầy đủ của từng giấy tờ, quét cả hai mặt của mọi trang và ghi chú hồ sơ nào được viết tay. Giấy chứng nhận ly hôn đã chấm dứt một cuộc hôn nhân trước cũng thuộc cùng bộ hồ sơ, và chúng tôi dịch từng trang của mỗi giấy chứng nhận ly hôn như các giấy tờ khác.