Dịch giấy chứng tử cho USCIS: đơn của người góa bụa và các trường hợp khác

Giấy chứng tử nước ngoài phải được dịch đầy đủ sang tiếng Anh, kèm chứng nhận có chữ ký, thì USCIS mới coi đó là bằng chứng cho việc vợ hoặc chồng, cha mẹ hay người bạn đời cũ đã qua đời. Quy tắc này giống nhau dù giấy chứng tử được dùng cho đơn của người góa bụa, để chứng minh một cuộc hôn nhân trước đó đã chấm dứt, hay để hỗ trợ hồ sơ quốc tịch thông qua cha hoặc mẹ đã mất.

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài, do biên dịch viên chứng nhận là đầy đủ, chính xác và đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó. Texliff thực hiện loại bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS này, và nội dung chứng nhận không thay đổi theo loại giấy tờ. Điều thay đổi là mức độ kỹ lưỡng mà viên chức đọc bản dịch giấy chứng tử, vì cái chết thường quyết định cả hồ sơ có đứng vững hay không.

Giấy chứng tử xuất hiện ở đâu trong hồ sơ USCIS

Trường hợp trực tiếp nhất là đơn của người góa bụa trên Form I-360, trong đó cái chết của người phối ngẫu là công dân Hoa Kỳ là một sự kiện trọng tâm của đơn. Giấy chứng tử được đặt cạnh bản dịch giấy đăng ký kết hôn, vì hai giấy tờ này cùng chứng minh cuộc hôn nhân từng tồn tại và đã chấm dứt do cái chết.

Giấy chứng tử cũng hỗ trợ những hồ sơ mà người đã mất không phải là đối tượng chính. Người nộp đơn trên Form I-130, Form I-129F hoặc Form N-400 từng kết hôn trước đó có thể cần chứng minh cuộc hôn nhân trước đã chấm dứt do cái chết chứ không phải ly hôn. Hồ sơ Form N-600 có thể phụ thuộc vào việc cha hoặc mẹ đã qua đời. Người bảo lãnh thay thế trên Form I-864 có thể nộp đơn vì người bảo lãnh ban đầu đã mất. Trong các hồ sơ EB-5, giấy tờ về thừa kế thường cần kèm giấy chứng tử để chứng minh nguồn gốc số tiền, và bằng chứng về khó khăn đặc biệt trong hồ sơ xin miễn trừ có thể bao gồm cái chết của một người thân.

Vì giấy chứng tử hiếm khi là giấy tờ nước ngoài duy nhất trong các hồ sơ này, công ty dịch thuật nên dịch toàn bộ bộ hồ sơ một cách nhất quán. Bản dịch giấy đăng ký kết hôn và giấy chứng tử cần viết tên của cùng một người theo cùng một cách, nếu không viên chức có thể nghĩ rằng đó là hai người khác nhau.

Các loại giấy chứng tử và nên dịch bản nào

Mỗi quốc gia cấp giấy chứng tử dưới nhiều hình thức. Phổ biến nhất là bản trích lục hoặc bản đầy đủ của mục đăng ký tử trong sổ hộ tịch. Những loại khác là giấy chứng tử của bệnh viện hoặc bác sĩ, sổ ghi chép an táng của nhà thờ và quyết định của tòa án tuyên bố một người đã chết, được dùng khi một người biến mất mà không tìm thấy thi thể. Bốn loại giấy tờ này không thể thay thế cho nhau, và bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao cho biết mỗi quốc gia cấp loại nào và bản nào được chấp nhận.

Kiểm tra bảng này trước khi đặt dịch giúp tiết kiệm phí dịch thuật. Giấy chứng nhận của bệnh viện có thể chính xác, nhưng nếu cơ quan hộ tịch của quốc gia đó cấp một bản đăng ký tử riêng, viên chức có thể mong đợi bản đó. Khi cơ quan đăng ký cấp cả bản ngắn và bản đầy đủ, bản đầy đủ là lựa chọn an toàn hơn vì có nhiều dữ liệu hơn.

Ngôn ngữ gốc quyết định loại bản dịch cần có. Giấy chứng tử từ Mexico hoặc Guatemala thường cần bản dịch giấy chứng tử tiếng Tây Ban Nha. Hồ sơ của Ukraine được cấp trước năm 1991 bằng tiếng Nga và sau đó bằng tiếng Ukraina, nên một gia đình đến từ Ukraine có thể cần bản dịch giấy chứng tử tiếng Nga cho trường hợp tử vong cách đây lâu và bản dịch tiếng Ukraina cho trường hợp tử vong gần đây. Trong từng trường hợp, chứng nhận ghi rõ ngôn ngữ của bản gốc.

Những mục trên giấy chứng tử cần dịch chính xác

Viên chức đối chiếu giấy chứng tử với phần còn lại của hồ sơ, nên những mục xác định con người và sự kiện có trọng lượng lớn nhất. Bản dịch phải thể hiện từng mục đúng như bản gốc.

• Họ tên đầy đủ của người đã mất, viết giống như trên hộ chiếu, giấy đăng ký kết hôn và đơn.
• Ngày và nơi qua đời, giữ nguyên thứ tự ngày tháng của bản gốc và ghi đúng như trên giấy nếu là ngày theo lịch không phải dương lịch.
• Ngày và nơi sinh của người đã mất, cùng tên cha mẹ nếu hồ sơ có ghi.
• Tên và quan hệ của người khai báo, tức là người đã báo tin về cái chết cho cơ quan đăng ký.
• Số đăng ký, cơ quan cấp, con dấu và chữ ký của viên chức hộ tịch.

Mọi nội dung còn lại trên trang giấy cũng được dịch. USCIS yêu cầu bản dịch đầy đủ, nên con dấu, ghi chú bên lề, nội dung viết tay, dấu đóng và mọi thứ ở mặt sau đều được đưa vào, còn phần không đọc được sẽ được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán. Bố cục bám sát bản gốc để viên chức có thể đối chiếu từng dòng đã dịch với nguyên bản.

Thuật ngữ về nguyên nhân tử vong trong bản dịch giấy chứng tử

Nhiều giấy chứng tử ghi nguyên nhân tử vong, và các thuật ngữ y khoa khác nhau giữa các quốc gia cũng như giữa hồ sơ cũ và mới. Biên dịch viên dịch đúng cách diễn đạt xuất hiện trên giấy và không thay bằng một chẩn đoán hiện đại hay quen thuộc hơn. Nếu bản gốc dùng thuật ngữ của địa phương hoặc đã lỗi thời, bản dịch đưa ra thuật ngữ tiếng Anh gần nghĩa và chính xác nhất, và khi cần thì thêm ghi chú trong ngoặc vuông cho biết thuật ngữ gốc đã được giữ lại.

Từ viết tắt và ghi chú viết tay của bác sĩ là nguồn gây lỗi thường gặp. Dòng nào biên dịch viên không đọc được sẽ được đánh dấu là không đọc được, và nguyên nhân tử vong không bao giờ được hoàn thiện dựa theo ngữ cảnh. Chỉ dùng dịch máy là không đáp ứng yêu cầu, vì không có chứng nhận của con người và thường xử lý sai tên và ngày tháng.

Dịch giấy chứng tử khi cái chết chưa từng được đăng ký

Ở một số nơi, cái chết chưa từng được ghi vào sổ hộ tịch, hoặc hồ sơ đã mất do hỏa hoạn hay chiến tranh. USCIS yêu cầu người nộp đơn chứng minh hồ sơ chính không có sẵn, thường bằng văn bản của cơ quan cấp hoặc bằng mục trong Reciprocity Schedule cho biết hồ sơ đó nhìn chung không có sẵn.

Sau đó người nộp đơn nộp bằng chứng thứ cấp về cái chết. Sổ ghi chép của nhà thờ hoặc an táng, hồ sơ bệnh viện và bản khai có tuyên thệ của những người trực tiếp biết sự việc là các ví dụ điển hình, và thường dùng hai bản khai. Mỗi giấy tờ trong số này bằng tiếng nước ngoài đều cần bản dịch được chứng nhận riêng, kể cả bản dịch bản khai có tuyên thệ. Bản khai viết bằng tiếng Anh và được ký bởi người không đọc được tiếng Anh là một trường hợp khác, vì cần giấy chứng nhận phiên dịch chứ không phải giấy chứng nhận bản dịch.

Bằng chứng thứ cấp có đủ hay không là quyết định của luật sư hoặc người đại diện được công nhận, không phải của công ty dịch thuật. Nhiệm vụ của biên dịch viên chỉ là làm cho từng giấy tờ dễ đọc và đầy đủ.

Cách chứng nhận từng bản dịch giấy chứng tử

Mỗi bản dịch giấy chứng tử nên có chứng nhận riêng, gồm họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên lạc của biên dịch viên, tuyên bố về năng lực ở cả hai ngôn ngữ, tuyên bố rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, và phần nhận dạng tài liệu. USCIS không có danh sách biên dịch viên được phê duyệt, nên cụm từ "USCIS-certified translation" chỉ có nghĩa là bản dịch có chứng nhận mà USCIS yêu cầu.

Chứng nhận nên đến từ một công ty dịch thuật, không phải từ người nộp đơn, người bảo lãnh hay người thân gần, vì người ký cho chính hồ sơ của mình là đang chứng nhận bằng chứng trong hồ sơ đó, và viên chức có thể cho những tuyên bố như vậy trọng lượng thấp hơn. Bản dịch thiếu hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE), Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny), hoặc trong một số trường hợp là bị từ chối mà không qua hai bước đó. Các hồ sơ bảo lãnh gia đình dựa trên giấy tờ hộ tịch được đề cập trong hướng dẫn về dịch tài liệu được chứng nhận cho đơn I-130.

Trước khi gửi hồ sơ, hãy đối chiếu tên, ngày tháng và địa điểm giữa giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn và các form. Nếu bản gốc có cách viết khác với hộ chiếu, bản dịch giữ đúng bản gốc và luật sư quyết định cách giải thích. Texliff thực hiện bản dịch giấy chứng tử được chứng nhận với chứng nhận riêng cho từng giấy tờ, theo bố cục khớp với bản gốc.