Visa định cư DS-260: bản dịch được chứng nhận của giấy tờ hộ tịch

Hồ sơ DS-260 cần bản dịch tiếng Anh được chứng nhận cho mọi giấy tờ hộ tịch không bằng tiếng Anh, trừ khi giấy tờ đó bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi người nộp đơn sẽ được phỏng vấn. Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC) yêu cầu một bản cam kết do biên dịch viên ký, xác nhận bản dịch chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ gốc. Ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức chỉ áp dụng cho NVC và lãnh sự quán. Một khi hồ sơ đã chuyển đến USCIS, mọi thứ đều phải bằng tiếng Anh.

DS-260 là Đơn xin thị thực định cư (Immigrant Visa Application). Sau khi USCIS chấp thuận đơn bảo lãnh và hồ sơ chuyển đến NVC, người nộp đơn điền biểu mẫu trực tuyến và tải bản quét các giấy tờ hộ tịch lên cổng CEAC. Một bản quét bằng tiếng nước ngoài sẽ chưa đầy đủ nếu thiếu bản dịch, nên hai thứ này được chuẩn bị cùng nhau. Người bảo lãnh hoặc văn phòng luật sư quyết định mỗi hồ sơ cần những giấy tờ nào; các phần dưới đây mô tả bản dịch của những giấy tờ đó nên như thế nào.

Các giấy tờ hộ tịch DS-260 cần bản dịch được chứng nhận

Bộ giấy tờ phụ thuộc vào gia đình và lý lịch của người nộp đơn. Người nộp đơn cần có giấy khai sinh, và cần bản dịch giấy đăng ký kết hôn khi đã kết hôn. Quyết định ly hôn và giấy chứng tử được bổ sung khi một cuộc hôn nhân trước đó của người nộp đơn hoặc người bảo lãnh đã chấm dứt. Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp do mọi quốc gia mà người nộp đơn từng sinh sống cấp. Hồ sơ quân sự, hồ sơ tòa án và hồ sơ nhận con nuôi được bổ sung nếu có trong lý lịch của người nộp đơn.

Mỗi giấy tờ được dịch riêng, theo đúng cặp ngôn ngữ mà giấy tờ đó thực sự cần. Người nộp đơn có giấy khai sinh bằng tiếng Haiti Creole cần một bản dịch giấy khai sinh tiếng Haiti Creole, và người nộp đơn từng sống ở một quốc gia nói tiếng Tây Ban Nha cần một bản dịch giấy chứng nhận lý lịch tư pháp tiếng Tây Ban Nha cho hồ sơ của quốc gia đó. Dịch vụ dịch tiếng Haiti Creole đảm nhận các hồ sơ bằng ngôn ngữ này, còn một dịch vụ dịch thuật tài liệu được chứng nhận xử lý theo cách tương tự các ngôn ngữ khác thường gặp trong những hồ sơ này.

Quy định dịch thuật của NVC và ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức

Quy định của NVC và lãnh sự quán yêu cầu bản dịch được chứng nhận cho mọi giấy tờ hộ tịch không bằng tiếng Anh hoặc không bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi người nộp đơn xin thị thực. Mỗi bản dịch đều kèm một bản cam kết do biên dịch viên ký, xác nhận bản dịch chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch thuật. Nên có một bản cam kết riêng cho từng giấy tờ, vì các bản quét được xem xét lần lượt từng bản một.

Ngoại lệ này dựa vào nơi phỏng vấn, không dựa vào quốc tịch của người nộp đơn và cũng không dựa vào quốc gia cấp giấy tờ. Người nộp đơn được phỏng vấn tại một quốc gia có tiếng Tây Ban Nha là ngôn ngữ chính thức có thể tải lên hồ sơ bằng tiếng Tây Ban Nha mà không cần bản dịch. Hồ sơ bằng bất kỳ ngôn ngữ nào khác vẫn cần bản dịch. Phần so sánh giữa quy định của NVC và của USCIS nằm trong một bài viết riêng về yêu cầu dịch thuật của NVC so với USCIS.

Reciprocity Schedule: nên lấy phiên bản nào của mỗi giấy tờ

Bộ Ngoại giao công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Với mỗi quốc gia, bảng này liệt kê những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, cơ quan nào cấp và phiên bản nào được chấp nhận, chẳng hạn bản đầy đủ thay vì bản trích lục rút gọn. Cả viên chức xét duyệt của USCIS lẫn viên chức lãnh sự đều dựa vào bảng này.

Người nộp đơn nên tra cứu quốc gia cấp giấy tờ trước khi đặt bản dịch. Dịch nhầm phiên bản là công cốc, vì bản trích lục vẫn phải được thay bằng hồ sơ đầy đủ và sau đó hồ sơ đầy đủ cũng phải được dịch.

NVC trả lại gì khi xét duyệt tài liệu

Khâu xét duyệt tài liệu đối chiếu từng bản quét đã tải lên với thông tin nhập trong DS-260. Có bốn vấn đề có thể phòng tránh trước khi tải lên:

• Tải lên bản trích lục rút gọn hoặc bản ngắn trong khi Reciprocity Schedule yêu cầu bản đầy đủ.
• Tải lên bản quét bằng tiếng nước ngoài mà không có bản dịch được chứng nhận.
• Bản dịch không kèm bản cam kết đã ký về năng lực và độ chính xác.
• Tên hoặc ngày tháng trong bản dịch khác với DS-260 hoặc hộ chiếu.

Sự khác biệt về tên thường xuất phát từ việc chuyển tự. Hộ chiếu La-tinh hóa một cái tên theo một cách, còn một giấy tờ hộ tịch được dịch riêng có thể cho ra cách viết khác. Công ty dịch thuật nên nhận được trang thông tin của hộ chiếu và các bản dịch trước đó để mọi giấy tờ dùng cùng một cách viết.

Một bản dịch chỉ hoàn chỉnh khi bao gồm mọi thứ trên trang: nội dung chính, tiêu đề, nhãn của các trường trong biểu mẫu, con dấu, dấu triện, chữ ký được mô tả là "[signature]", phần viết tay, ghi chú bên lề và mặt sau của trang nếu có nội dung. Những phần không đọc được được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán, và các phần để trống được đánh dấu là để trống. Chỉ dùng dịch máy thì không có chứng nhận của biên dịch viên và xử lý sai tên, ngày tháng và từ viết tắt, nên không đáp ứng yêu cầu.

Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp, hồ sơ quân sự và bằng chứng thay thế

Bản dịch giấy chứng nhận lý lịch tư pháp tuân theo cùng các quy tắc như giấy tờ hộ tịch: toàn bộ nội dung, mọi con dấu và một bản cam kết đã ký cho giấy chứng nhận đó. Hồ sơ tòa án và hồ sơ quân sự cũng được dịch đầy đủ, kèm mô tả dấu triện và phần viết tay. Hồ sơ nhận con nuôi được đưa vào khi hồ sơ có liên quan đến một đứa trẻ được nhận nuôi.

Khi không có hồ sơ gốc, trước hết người nộp đơn phải chứng minh là không có hồ sơ đó. Giấy tờ chứng minh là văn bản xác nhận của cơ quan cấp, hoặc một mục trong Reciprocity Schedule cho biết hồ sơ này nhìn chung không có sẵn. Sau đó người nộp đơn nộp bằng chứng thay thế, chẳng hạn hồ sơ nhà thờ hoặc hồ sơ rửa tội, hồ sơ trường học, hồ sơ y tế, hoặc bản khai có tuyên thệ của những người trực tiếp biết về sự kiện, thường là hai người. Mỗi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong số bằng chứng này, kể cả văn bản xác nhận của cơ quan cấp, đều cần bản dịch được chứng nhận riêng.

Cần mang gì đến buổi phỏng vấn DS-260

Người nộp đơn tải bản quét lên cổng CEAC và mang bản gốc hoặc bản sao được chứng thực của các giấy tờ hộ tịch đến buổi phỏng vấn, cùng với các bản dịch được chứng nhận. Các bản dịch trong tập hồ sơ phải chính là những bản đã tải lên, với cùng tên và cách viết, để viên chức lãnh sự có thể đối chiếu bản giấy với bản quét.

Trước khi đặt dịch, hãy kiểm tra mục trong Reciprocity Schedule cho từng giấy tờ, thu thập mọi trang kể cả mặt sau, và liệt kê từng cái tên đúng như trong hộ chiếu. Texliff chuẩn bị mỗi bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận kèm bản cam kết riêng đã ký về độ chính xác và năng lực, và các giấy tờ hộ tịch khác trong hồ sơ cũng được xử lý theo cách tương tự.