Dịch giấy khai sinh Haiti cho USCIS: acte de naissance

Giấy khai sinh Haiti nộp cho USCIS thường là acte de naissance viết bằng tiếng Pháp, và USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận có chữ ký. Trước khi đặt dịch, người nộp đơn nên xác nhận hồ sơ đang nộp yêu cầu phiên bản nào của giấy tờ, vì acte được cấp lúc đăng ký và bản trích lục về sau từ cơ quan lưu trữ quốc gia không phải lúc nào cũng được xem như nhau.

Người Haiti nộp những giấy tờ này cùng đơn I-130, I-485, đơn TPS, đơn xin tị nạn và N-400. Yêu cầu về bản dịch là như nhau cho mọi loại đơn. Quy định của USCIS đòi hỏi một bản dịch tiếng Anh đầy đủ, kèm lời chứng nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ tiếng Pháp hoặc tiếng Creole Haiti sang tiếng Anh. USCIS không có danh sách các công ty dịch thuật được phê duyệt, nên "bản dịch được USCIS chứng nhận" chỉ mô tả một bản dịch có kèm lời chứng nhận đó. Khi một công ty dịch thuật ký chứng nhận, lời chứng nhận này độc lập với vụ việc, trong khi lời xác nhận do chính người nộp đơn hoặc người thân ký là từ người có lợi ích trong kết quả và có thể được cân nhắc ít hơn. Texliff cung cấp dịch vụ này dưới dạng dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS.

Acte de naissance và bản trích lục lưu trữ: nên dịch phiên bản Haiti nào

Acte de naissance do officier de l'état civil của xã (commune) nơi việc sinh được đăng ký lập ra, và bản ghi trong sổ đăng ký thường được viết tay. Bản trích lục từ cơ quan lưu trữ quốc gia là một bản sao được làm về sau từ bản ghi đó. Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao liệt kê, theo từng quốc gia, những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, do ai cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Bạn nên đọc mục Haiti trước khi gửi bất cứ thứ gì đi dịch, vì dịch nhầm phiên bản sẽ khiến người nộp đơn mất phí và mất thời gian.

Cả viên chức xét duyệt của USCIS lẫn viên chức lãnh sự đều dựa vào bảng này. Nếu hồ sơ chỉ có một acte do địa phương cấp trong khi bảng nêu một phiên bản khác là phiên bản được chấp nhận, viên chức có thể yêu cầu phiên bản còn thiếu thông qua Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE). Một hồ sơ cũng có thể tồn tại dưới nhiều dạng, chẳng hạn bản sao đầy đủ với mọi chi tiết trong sổ đăng ký và một bản trích lục ngắn hơn. Mỗi bản sao nằm trong bộ hồ sơ nộp đều cần có bản dịch được chứng nhận riêng, và tên cùng ngày tháng phải khớp nhau giữa tất cả các bản.

Cách dịch các mục viết tay bằng tiếng Pháp trong sổ đăng ký và các công thức pháp lý

Các acte cũ tuân theo một khuôn mẫu pháp lý cố định. Chúng mở đầu bằng ngày và giờ khai sinh, nêu tên officier de l'état civil, xác định người đến khai sinh và liệt kê các nhân chứng có mặt. Ngôn ngữ là tiếng Pháp trang trọng với các cụm từ cố định, và chữ viết tay có thể khó đọc. Một bản dịch trung thực giữ nguyên trật tự đó và không rút gọn các công thức thành cách diễn đạt hiện đại.

USCIS mong đợi mọi thứ trên trang giấy đều được dịch: phần chữ in của mẫu, các mục viết tay, ghi chú bên lề được thêm sau khi đăng ký, chữ ký được mô tả là "[signature]", cùng mọi con dấu và triện. Giấy tờ Haiti thường có tem lệ phí (timbres fiscaux), và bản dịch mô tả từng con tem rồi chép lại nội dung trên đó. Từ không đọc được được đánh dấu "[illegible]" và không bao giờ được đoán. Ô để trống được đánh dấu là để trống, và mặt sau của trang cũng được dịch nếu có bất cứ nội dung nào trên đó.

Mỗi phần tử đã dịch nên nằm đúng vị trí của phần tử gốc, để viên chức có thể đối chiếu hai trang từng dòng một. Vì lý do này, bản dịch giấy khai sinh tiếng Pháp bám theo bố cục của bản gốc.

Cách viết tên trong hồ sơ tiếng Pháp và cách dùng tiếng Creole

Nhiều gia đình Haiti nói tiếng Creole Haiti ở nhà, trong khi sổ hộ tịch được lập bằng tiếng Pháp. Vì vậy tên một người có thể xuất hiện theo dạng tiếng Pháp trên hồ sơ và theo cách viết tiếng Creole trên hộ chiếu, học bạ hoặc tờ đơn. Bản dịch không sửa cách viết nào. Bản dịch giữ nguyên tên đúng như viết trên từng giấy tờ, và nếu người nộp đơn muốn giải thích sự khác biệt, lời giải thích đó được đưa vào một bản tường trình riêng chuẩn bị cho hồ sơ, không đưa vào bản dịch.

Ngày tháng và địa danh cũng theo cách làm tương tự. Tên xã được chép đúng như trên hồ sơ, còn ngày, tháng và năm được thể hiện sao cho chỉ có thể đọc theo một cách. Để tìm hiểu thêm về chính ngôn ngữ này, Texliff có hướng dẫn về dịch được chứng nhận từ tiếng Creole Haiti sang tiếng Anh và một trang về dịch vụ dịch tiếng Creole Haiti.

Các hồ sơ hộ tịch khác của Haiti thường đi kèm giấy khai sinh

Một số hồ sơ khác thường được nộp cùng acte de naissance, và mỗi loại được dịch theo cùng nguyên tắc đầy đủ.

• Acte de mariage, được dùng trong hồ sơ bảo lãnh vợ chồng để chứng minh cuộc hôn nhân và được bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Pháp dịch đầy đủ.
• Acte de décès, cần cho đơn bảo lãnh hoặc yêu cầu quyền lợi phái sinh khi hồ sơ phụ thuộc vào một người đã mất, được xử lý như một bản dịch giấy chứng tử.
• Carte d'identification nationale, được dịch cả mặt trước và mặt sau, bao gồm số thẻ và mọi mã in trên thẻ.
• Một jugement của tòa án Haiti sửa tên hoặc ngày tháng trên hồ sơ hộ tịch.
• Giấy khai sinh đăng ký muộn, trong đó déclaration tardive được dịch cùng với bản án hoặc các giấy tờ hỗ trợ.

Khai sinh muộn cho thấy việc sinh không được đăng ký vào lúc xảy ra, nên bản dịch phải ghi đúng ngày đăng ký và mọi tham chiếu hỗ trợ như chúng xuất hiện trên hồ sơ.

Bằng chứng thứ cấp khi việc sinh ở Haiti chưa từng được đăng ký

Khi hồ sơ gốc không tồn tại hoặc không thể có được, trước hết người nộp đơn chứng minh rằng hồ sơ đó không có sẵn. Bằng chứng có thể là văn bản của cơ quan cấp hoặc một mục trong Reciprocity Schedule cho biết hồ sơ đó nói chung không có sẵn. Sau đó người nộp đơn nộp bằng chứng thứ cấp, chẳng hạn hồ sơ nhà thờ hoặc giấy rửa tội, hồ sơ học bạ, hồ sơ y tế, hoặc bản khai có tuyên thệ của những người trực tiếp biết về việc sinh, thường là hai người. Bằng chứng đó có đủ hay không là do luật sư hoặc người đại diện được công nhận phụ trách hồ sơ quyết định.

Mỗi bằng chứng thứ cấp viết bằng tiếng Pháp hoặc tiếng Creole đều cần có bản dịch được chứng nhận riêng. Một bản dịch bản khai có tuyên thệ giữ nguyên cách diễn đạt ngôi thứ nhất của người đưa ra lời khai, bao gồm ngày, nơi chốn và phần chữ ký. Giấy rửa tội được dịch theo cách tương tự, với con dấu của nhà thờ và chữ ký của linh mục được mô tả cẩn thận như phần nội dung chính.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch hồ sơ Haiti

Hãy chuẩn bị bản quét đầy đủ của mọi trang, cả mặt trước và mặt sau, với chất lượng tốt nhất có thể, và đối chiếu mục Haiti trong Reciprocity Schedule với các bản sao bạn đang có. Giữ mỗi giấy tờ trong một tệp riêng để từng giấy tờ nhận được giấy chứng nhận riêng. Giấy tờ được cấp bằng tiếng Creole, hoặc giấy tờ trộn lẫn tiếng Pháp và tiếng Creole, nên được nêu rõ như vậy khi gửi. Khi bộ hồ sơ đã sẵn sàng, chúng tôi chuẩn bị từng bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận cùng với các hồ sơ khác trong cùng bộ hồ sơ nộp, với tên được viết giống như trên các giấy tờ gốc.