Dịch giấy tờ đổi tên trên thẻ xanh cho Form I-90

Form I-90 nộp để đổi tên trên thẻ xanh cần có giấy tờ pháp lý đã làm thay đổi tên, và USCIS yêu cầu hồ sơ viết bằng ngôn ngữ khác phải được nộp kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ cùng giấy chứng nhận của biên dịch viên. Hồ sơ đó có thể là giấy chứng nhận kết hôn nước ngoài, quyết định ly hôn khôi phục họ cũ, lệnh của tòa án hoặc một mục ghi trong sổ hộ tịch. Bản dịch phải bám sát hồ sơ gốc, để tên cũ và tên mới xuất hiện bằng tiếng Anh đúng như bản gốc viết. Trang Form I-90 trên website của USCIS liệt kê các bằng chứng mà hồ sơ yêu cầu, còn luật sư hoặc người đại diện được công nhận của người nộp đơn sẽ quyết định nên nộp những gì.

Những giấy tờ nào chứng minh việc đổi tên trên Form I-90

Giấy tờ cần dùng phụ thuộc vào cách tên được thay đổi. Sau khi kết hôn, bằng chứng là giấy chứng nhận kết hôn. Sau khi ly hôn, đó là quyết định ly hôn nếu quyết định này khôi phục tên cũ, hoặc một lệnh riêng của tòa án nếu việc khôi phục được thực hiện trong một thủ tục khác. Việc đổi tên theo lệnh của tòa án, văn bản deed poll hoặc đính chính sổ hộ tịch được chứng minh bằng lệnh hoặc mục ghi đó, và việc thay đổi liên quan đến giới tính được chứng minh bằng hồ sơ của tòa án hoặc cơ quan hộ tịch đã ghi nhận việc này.

Mỗi hồ sơ này đều là bằng chứng trong hồ sơ riêng của người nộp đơn, nên mỗi loại có bản dịch riêng và giấy chứng nhận riêng. Một bản dịch giấy chứng nhận kết hôn để đổi tên được chuẩn bị giống như bản dịch dùng cho đơn bảo lãnh dựa trên hôn nhân, vì viên chức đọc cùng những mục như nhau, cụ thể là tên của cả hai vợ chồng, ngày, nơi đăng ký và cơ quan cấp. Trường hợp ly hôn cũng tương tự với một bản dịch quyết định ly hôn, trong đó điều khoản khôi phục tên là câu mà viên chức tìm kiếm.

Phiên bản của hồ sơ quan trọng ngay từ trước khi bắt đầu dịch. Nhiều quốc gia cấp cả bản trích lục ngắn và bản đầy đủ của cùng một giấy chứng nhận, và có thể chỉ một trong hai bản có các mục về tên hoặc thông tin của cha mẹ. Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao cho biết mỗi quốc gia cấp những phiên bản nào và phiên bản nào được chấp nhận, và kiểm tra trước sẽ giúp bạn không phải trả tiền dịch nhầm hồ sơ.

Cách dịch tên cũ và tên mới

Biên dịch viên chép từng tên sang tiếng Anh đúng như được viết trong bản gốc. Nếu giấy chứng nhận ghi tên của cô dâu trước khi kết hôn ở một dòng và tên sau khi kết hôn ở một dòng khác, cả hai dòng đều được dịch và đều được giữ lại, với các nhãn của biểu mẫu gốc được dịch bên cạnh. Biên dịch viên không gộp, rút gọn hay chỉnh sửa các mục này.

Thứ tự tên được giữ như trong tài liệu. Hồ sơ ghi họ trước thì giữ nguyên thứ tự đó, và bản dịch không đảo thành tên trước. Khi bản gốc có hai họ, như các hồ sơ tiếng Tây Ban Nha thường có, cả hai họ đều xuất hiện theo cùng thứ tự và bản dịch không bỏ bớt một họ hay nối chúng bằng dấu gạch nối. Với những hồ sơ dùng chuỗi tên kiểu Ả Rập gồm tên riêng, tên cha, tên ông và họ, toàn bộ chuỗi tên được giữ nguyên, vì một tên Ả Rập có thể được viết sang tiếng Anh theo nhiều cách được chấp nhận và viên chức cần thấy bản gốc ủng hộ cách viết nào.

Khi cách viết khác với hộ chiếu

Phiên âm là nơi tên trong bản dịch có thể mâu thuẫn với các giấy tờ khác. Giấy chứng nhận bằng chữ Ả Rập, chữ Kirin hoặc chữ Hán không có một cách viết tiếng Anh cố định duy nhất, và cách viết trong hộ chiếu có thể chỉ là một trong nhiều lựa chọn hợp lệ. Biên dịch viên dịch tên theo chuẩn phiên âm phù hợp với tài liệu và ngôn ngữ, và khi cách viết trong hộ chiếu khác đi, một ghi chú ngắn của biên dịch viên trong ngoặc vuông sẽ ghi dạng trong hộ chiếu bên cạnh dạng đã phiên âm. Ghi chú chỉ mô tả sự khác biệt. Nhờ đó người nộp đơn biết trước khi nộp rằng tên trên biểu mẫu, trên hộ chiếu và trong bản dịch cần được đối chiếu cho khớp, và có thể hỏi luật sư cách xử lý.

Làm cho bản dịch khớp với tên điền trên biểu mẫu

Tên mà người nộp đơn điền vào biểu mẫu là tên viên chức sẽ so sánh với hồ sơ đã dịch. Vì vậy, tên mới trên I-90 phải xuất hiện trong bản dịch với cùng chữ cái, cùng thứ tự và cùng dấu phụ mà bản gốc cho phép. Tên đệm có trên biểu mẫu nhưng không có trên giấy chứng nhận, hoặc họ có gạch nối bị viết thành hai từ, sẽ tạo ra một điểm không khớp để viên chức đặt câu hỏi.

Sự cẩn thận này cũng áp dụng cho phía bên kia của việc đổi tên. Tên trước đây là tên in trên thẻ xanh hiện tại, và phải nhận ra được trong hồ sơ đã dịch mà không cần suy đoán. Nếu bản dịch đọc khác với tấm thẻ, viên chức phải tự xác định xem các giấy tờ có nói về cùng một người hay không, và một bản dịch đúng nhằm loại bỏ công việc đó.

Một bản dịch đầy đủ của hồ sơ đổi tên bao gồm những gì

USCIS yêu cầu bản dịch đầy đủ, và đó là tiêu chuẩn đằng sau dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS. Với hồ sơ đổi tên, điều này có nghĩa là phần đầu của cơ quan đăng ký, số hồ sơ hoặc số mục ghi, mọi nhãn trường, con dấu và dấu triện, các mục viết tay, ghi chú lề và cả mặt sau của trang nếu có viết gì ở đó. Chữ ký được mô tả, ví dụ "[signature]", và phần không đọc được được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán. Các trường để trống được thể hiện là để trống. Một bản dịch giấy tờ đổi tên từ tiếng Tây Ban Nha tuân theo cùng những quy tắc như bản dịch từ bất kỳ ngôn ngữ nào khác, và bao gồm cả mọi ghi chú lề mà cơ quan đăng ký thêm vào sau một lần đính chính.

Giấy chứng nhận là một văn bản riêng có chữ ký, gồm tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên lạc của biên dịch viên, cam kết về năng lực ở cả hai ngôn ngữ, cam kết rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, và phần nhận dạng tài liệu đã được dịch. Mỗi tài liệu một giấy chứng nhận là cách làm an toàn hơn. Dịch máy không đáp ứng yêu cầu vì không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt, đúng là những phần mà việc đổi tên phụ thuộc vào.

Bản dịch bị thiếu, chưa đầy đủ hoặc không được chứng nhận có thể khiến USCIS gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (Request for Evidence, RFE) hoặc Thông báo Dự định Từ chối (Notice of Intent to Deny), và chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không gửi RFE khi bằng chứng ban đầu không đủ. Giấy chứng nhận do chính người nộp đơn hoặc người thân ký còn yếu hơn, vì người ký đang chứng nhận bằng chứng trong vụ việc của chính mình, và viên chức có thể coi trọng nó ít hơn.

Dùng cùng một bộ hồ sơ đã dịch cho các cơ quan khác

Việc đổi tên hiếm khi dừng lại ở thẻ xanh. Cơ quan An sinh Xã hội và cơ quan cấp hộ chiếu của Bộ Ngoại giao đều có thể yêu cầu bằng chứng về việc đổi tên hợp pháp, và hồ sơ bằng ngôn ngữ nước ngoài cũng cần có bản tiếng Anh cho họ. Vì bản dịch được chứng nhận đã nêu rõ tài liệu, các tên và biên dịch viên, nên thường có thể xuất trình lại chính bộ đó, nhưng mỗi cơ quan tự quyết định điều họ chấp nhận và người nộp đơn nên kiểm tra hướng dẫn hiện hành của cơ quan đó trước khi dựa vào một bản sao.

Nên giữ bản gốc, bản dịch và giấy chứng nhận cùng nhau thành một bộ và đặt đủ số bộ cho từng cơ quan. Bộ hồ sơ cũng cần nhất quán với mọi lần nộp sau đó, vì một hồ sơ kết hôn bằng tiếng Ả Rập được dịch theo một cách cho I-90 và theo cách khác cho đơn xin hộ chiếu sẽ tạo ra đúng sự không khớp mà bản dịch được làm ra để ngăn chặn. Chẳng hạn, một bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Ả Rập tốt nhất nên được làm một lần, với cách viết tên đã được chốt, và dùng lại cùng một văn bản. Hồ sơ bằng ngôn ngữ đó được xử lý trong dịch vụ dịch tiếng Ả Rập của Texliff.

Trước khi đặt dịch, hãy chuẩn bị bản gốc hoặc bản scan rõ nét của mọi trang trong từng hồ sơ, kể cả mặt sau, và đối chiếu tên trên các hồ sơ với hộ chiếu và thẻ hiện tại. Texliff chuẩn bị mỗi bản dịch giấy tờ đổi tên được chứng nhận kèm một giấy chứng nhận riêng, và biên dịch viên sẽ đánh dấu mọi cách viết không khớp với hộ chiếu trước khi bộ hồ sơ được nộp.