Giấy khai sinh bản đầy đủ và bản rút gọn khi dịch cho USCIS

Hãy dịch bản đầy đủ: bản sao toàn văn của hồ sơ khai sinh, thể hiện cha mẹ của đứa trẻ và các thông tin đăng ký. Bản trích lục rút gọn hoặc giấy chứng nhận ngắn chỉ ghi tên, ngày và nơi sinh thường không chứng minh được quan hệ huyết thống, và bản dịch được chứng nhận của nó cũng không khắc phục được điều đó. USCIS, National Visa Center và các lãnh sự quán yêu cầu phiên bản cho biết cha mẹ là ai.

Giấy khai sinh bản đầy đủ và bản rút gọn khác nhau về nội dung

Nhiều cơ quan đăng ký hộ tịch cấp cùng một hồ sơ khai sinh theo nhiều định dạng. Định dạng rút gọn, tùy từng nước gọi là bản trích lục, bản sao rút gọn hoặc giấy chứng nhận ngắn, ghi tên, ngày sinh và nơi sinh của đứa trẻ, và đôi khi có tên cha mẹ trong một dòng. Định dạng đầy đủ là bản sao toàn văn của mục đăng ký. Bản này liệt kê cả cha lẫn mẹ cùng thông tin của họ, người đứng khai sinh, số và ngày đăng ký, cơ quan đăng ký, cùng mọi ghi chú bổ sung sau này như công nhận con, nhận con nuôi hoặc chỉnh sửa tên.

Các hồ sơ như I-130 Petition for Alien Relative, I-485 Application to Register Permanent Residence or Adjust Status và N-600 Application for Certificate of Citizenship yêu cầu giấy khai sinh vì quan hệ giữa cha mẹ và con là điều cần chứng minh. Một bản trích lục bỏ qua thông tin của cha mẹ thì không thể chứng minh điều đó. Hồ sơ cụ thể cần những giấy tờ nào là do luật sư hoặc đại diện được công nhận của người nộp đơn quyết định.

Reciprocity Schedule nêu phiên bản được chấp nhận theo từng quốc gia

Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Với mỗi quốc gia, bảng cho biết có những giấy tờ hộ tịch nào, cơ quan nào cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Cả viên chức xét duyệt của USCIS lẫn nhân viên lãnh sự đều dựa vào bảng này, nên mục của quốc gia nơi sinh là thứ đầu tiên cần đọc trước khi đặt bất cứ thứ gì.

Cách diễn đạt trong từng mục theo hệ thống riêng của mỗi quốc gia, và các ví dụ dưới đây chỉ mô tả mô hình chung chứ không thay thế bảng này:

• Ba Lan cấp bản sao đầy đủ, odpis zupełny, và bản sao rút gọn, odpis skrócony.
• Brazil cấp certidão de nascimento ở định dạng rút gọn và ở dạng inteiro teor, bản chép toàn văn của mục đăng ký.
• Các nước nói tiếng Tây Ban Nha thường phân biệt hồ sơ khai sinh đầy đủ (acta completa) với bản trích lục (extracto), và tên gọi của hai loại này khác nhau tùy từng nước.
• Vương quốc Anh và Ireland phân biệt bản sao có chứng thực của mục đăng ký với giấy chứng nhận ngắn.
• Philippines cấp giấy khai sinh thông qua Philippine Statistics Authority (PSA), và bản do PSA cấp là phiên bản thường được nộp.

Cách nhận biết giấy khai sinh thuộc phiên bản nào

Cách kiểm tra đơn giản nhất là tìm thông tin của cha mẹ. Nếu giấy tờ ghi tên mẹ và cha cùng thông tin riêng của từng người, nhiều khả năng đó là bản đầy đủ. Nếu giấy chỉ có đứa trẻ, hoặc chỉ có tên cha mẹ mà không có gì khác về họ, nhiều khả năng đó là bản trích lục. Tiêu đề cũng thường cho biết điều này: những từ như "extract", "abridged", "short", "extracto" hoặc "skrócony" cho thấy định dạng rút gọn, còn "complete", "full", "zupełny", "inteiro teor" hoặc "literal" cho thấy định dạng đầy đủ.

Dấu hiệu thứ hai là dữ liệu đăng ký. Bản đầy đủ thường có quyển sổ hộ tịch, tập, trang hoặc số của mục đăng ký, cùng ngày đăng ký và tên của người ghi mục đó. Các ghi chú bên lề của mục đăng ký gốc thuộc về bản đầy đủ, còn bản trích lục có thể bỏ qua. Khi tiêu đề và nội dung không khớp nhau, cơ quan cấp giấy có thể cho biết họ đã cấp phiên bản nào, và mục trong Reciprocity Schedule cho biết Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ mong đợi phiên bản nào.

Vì sao dịch bản rút gọn là lãng phí lệ phí

Bản dịch được chứng nhận tái hiện bản gốc của nó và không hơn thế. Nếu bản gốc là bản trích lục không có thông tin về quan hệ huyết thống, bản dịch sẽ là một bản tiếng Anh chính xác và đầy đủ của một tài liệu vẫn không chứng minh được quan hệ đó. Khi ấy USCIS có thể ban hành Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE), và người nộp đơn phải xin đúng loại giấy từ cơ quan đăng ký rồi trả tiền cho bản dịch thứ hai. Chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ ngay mà không cần yêu cầu bổ sung bằng chứng khi bằng chứng ban đầu không đủ, nên việc gửi sai phiên bản ngay từ đầu tự nó đã có rủi ro.

Những người nộp đơn biết lo xa sẽ xin bản đầy đủ từ cơ quan đăng ký trước rồi mới dịch. Yêu cầu gửi cơ quan hộ tịch nên nêu rõ rằng bạn cần bản sao đầy đủ có dữ liệu của cha mẹ, không phải bản trích lục. Công ty dịch thuật chỉ có thể làm việc từ tài liệu được giao, nên không thể sửa một bản gốc thiếu thông tin cần thiết.

Bản dịch thể hiện loại phiên bản như thế nào

USCIS yêu cầu một bản dịch tiếng Anh đầy đủ, được chứng nhận là hoàn chỉnh và chính xác, kèm lời xác nhận rằng biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ. Ở đây hoàn chỉnh nghĩa là mọi thứ trên trang giấy: tiêu đề, nhãn các trường biểu mẫu, con dấu, dấu nổi, chữ ký được mô tả trong ngoặc, phần viết tay và ghi chú bên lề. Những phần không đọc được được đánh dấu "[illegible]". Tiêu đề của bản gốc được dịch đúng như xuất hiện, để viên chức đọc trang tiếng Anh có thể thấy ngay nguồn là bản trích lục hay bản đầy đủ.

Bố cục cũng quan trọng vì lý do tương tự. Khi trang dịch bám theo cách sắp xếp của bản gốc, viên chức có thể đối chiếu từng dòng tiếng Anh với dòng tương ứng trong bản gốc. Bản dịch giấy khai sinh tiếng Ba Lan của một odpis zupełny, bản dịch của một inteiro teor của Brazil và bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha của một acta completa đều phải thể hiện cùng các trường ở cùng vị trí, với các ghi chú được giữ lại. Bài viết của Texliff về độ chính xác của bản dịch giấy khai sinh trình bày chi tiết hơn về lời xác nhận chứng nhận.

Các giấy tờ hộ tịch khác cũng có sự phân chia này

Giấy khai sinh là trường hợp phổ biến nhất, nhưng các cơ quan đăng ký cũng cấp bản rút gọn và bản đầy đủ của những hồ sơ khác. Chẳng hạn, một bản trích lục đăng ký kết hôn có thể ít thông tin hơn mục đăng ký đầy đủ. Việc kiểm tra tương tự áp dụng cho bản dịch giấy chứng nhận kết hôn: đọc mục trong Reciprocity Schedule, xác định phiên bản và dịch phiên bản mà hồ sơ cần. Khi bản duy nhất trong tay là bản trích lục, bạn phải xin bản đầy đủ từ cơ quan đăng ký trước khi bắt đầu dịch.

Tên cũng nên được viết giống nhau trong mọi giấy tờ đã dịch của một hồ sơ, điều này đòi hỏi sự cẩn thận với các dấu phụ của tiếng Ba Lan. Texliff cung cấp dịch vụ dịch tiếng Ba Lan và dịch thuật giấy tờ được chứng nhận cho USCIS cho các giấy tờ khác mà hồ sơ cần.

Trước khi gửi giấy khai sinh đi dịch, hãy kiểm tra mục của quốc gia trong Reciprocity Schedule, xác nhận rằng giấy tờ ghi tên cả cha lẫn mẹ, và quét mọi trang kể cả mặt sau. Đội ngũ của chúng tôi chuẩn bị mỗi bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận với lời chứng nhận riêng và bố cục bám theo bản gốc.