Đơn xin mở lại hồ sơ: bản dịch được chứng nhận của bằng chứng mới cho tòa di trú

Đơn xin mở lại hồ sơ tại tòa di trú dựa trên bằng chứng mới, và mọi bằng chứng viết bằng ngôn ngữ khác đều cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận bản dịch có chữ ký. Sổ tay Thực hành của Tòa Di trú đặt ra quy định này cho các hồ sơ nộp trước thẩm phán di trú, và bằng chứng nộp kèm đơn trước Ban Kháng nghị Di trú (Board of Immigration Appeals) cũng được kỳ vọng như vậy. Vì đơn xin phụ thuộc vào những gì các tài liệu mới chứng minh, một bằng chứng không được dịch hoặc dịch kém sẽ khiến thẩm phán không có gì để xem xét.

Các quy tắc này cũng chính là những quy tắc áp dụng cho mọi bằng chứng nộp tại tòa, và Immigration Court Practice Manual đã mô tả chúng. Điểm khác biệt trong đơn xin mở lại hồ sơ là loại tài liệu liên quan: hồ sơ được tạo ra sau phiên điều trần, hồ sơ lấy từ nước ngoài sau thời gian chờ đợi dài, và hồ sơ đã được sửa hoặc cấp lại. Mỗi loại có những điểm cần lưu ý riêng khi dịch.

Bằng chứng trong đơn xin mở lại hồ sơ cần bản dịch được chứng nhận

Bằng chứng mới trong đơn xin mở lại hồ sơ thường đến từ nước xuất xứ hoặc từ cơ quan nước ngoài, nên phần lớn không bằng tiếng Anh. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định đính kèm những gì, sau đó công ty dịch thuật xử lý mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài. Các tài liệu thường gặp gồm:

• Bản án của tòa án nước ngoài, chẳng hạn quyết định ly hôn, lệnh về quyền nuôi con hoặc phán quyết hình sự được ban hành sau phiên điều trần.
• Giấy chứng tử của người phối ngẫu, cha mẹ hoặc thành viên gia đình khác đã qua đời kể từ phiên điều trần.
• Giấy chứng nhận kết hôn của cuộc hôn nhân diễn ra sau phiên điều trần.
• Hồ sơ y tế và báo cáo bệnh viện từ nước ngoài ghi nhận chẩn đoán hoặc quá trình điều trị.
• Giấy tờ hộ tịch đã được sửa hoặc cấp mới, chẳng hạn giấy khai sinh đã điều chỉnh hoặc bản trích lục đầy đủ.

Các tài liệu về tình hình đất nước, như sắc lệnh mới, bản tin hoặc báo cáo của các tổ chức phi chính phủ, cũng theo cùng quy tắc. Lời khai bằng văn bản của một nhân chứng ở nước ngoài cũng được dịch đầy đủ, kể cả phần tiêu đề, phần chữ ký và mọi con dấu. Dù là loại nào, tòa đều mong đợi toàn bộ tài liệu được dịch, không phải một đoạn trích do người nộp hồ sơ chọn.

Giấy chứng nhận bản dịch cho từng tài liệu

Sổ tay Thực hành yêu cầu một giấy chứng nhận bản dịch được đánh máy, có chữ ký và có thông tin liên lạc của biên dịch viên. Giấy này cũng cần có cam kết rằng biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ nước ngoài sang tiếng Anh và cam kết rằng bản dịch đầy đủ và chính xác. Mỗi tài liệu nên có một giấy chứng nhận riêng, vì như vậy tòa có thể đối chiếu từng bản dịch với bản gốc mà không phải đọc một cam kết chung.

Giấy chứng nhận có ghi ngày, và trong đơn xin mở lại hồ sơ, ngày tháng quan trọng hơn bình thường. Đơn được xây dựng xoay quanh những gì là mới, nên các tài liệu cần thể hiện một trình tự rõ ràng: tài liệu nước ngoài có ngày cấp riêng, còn giấy chứng nhận bản dịch có ngày riêng cho biết bản dịch hoàn tất khi nào. Bản dịch của một hồ sơ đã được dịch cho lần nộp trước vẫn cần một giấy chứng nhận đính kèm bản sao đưa vào đơn mới. Bài viết về yêu cầu dịch thuật tại tòa di trú trình bày chi tiết hơn các quy định nộp hồ sơ.

Một con dấu không đọc được, một ghi chú viết tay bên lề hay một ô trống cũng là một phần của trang giấy. Bản dịch đánh dấu phần không đọc được là "[illegible]", mô tả chữ ký và con dấu trong ngoặc vuông, và ghi chú các phần trống là để trống. Không thể dùng dịch máy ở đây vì nó không có chứng nhận và thường dịch sai tên, ngày tháng và thuật ngữ pháp lý.

Dịch giấy chứng tử và giấy chứng nhận kết hôn cho các sự kiện mới

Một cái chết và một cuộc hôn nhân là hai sự kiện hộ tịch thường được đưa ra nhất sau phiên điều trần. Bản dịch giấy chứng tử giữ nguyên số đăng ký, ngày và nơi qua đời, nguyên nhân nếu hồ sơ có ghi, cùng tên của người khai và viên chức đăng ký. Tên được viết đúng như cơ quan đăng ký đã viết, kể cả khi cùng một người được viết khác đi trong hộ chiếu hoặc trong các hồ sơ nộp trước đó. Chẳng hạn, các hồ sơ bằng tiếng Tây Ban Nha từ Mexico hoặc Trung Mỹ thường có hai họ, và cả hai đều được giữ theo thứ tự mà hồ sơ sử dụng.

Bản dịch giấy chứng nhận kết hôn cũng theo cách tiếp cận tương tự. Tên của hai vợ chồng, ngày và nơi kết hôn, người chủ hôn hoặc cơ quan đăng ký, cùng các nhân chứng đều được dịch, kèm mọi ghi chú bên lề. Khi bản gốc là bản trích lục đầy đủ, bản được dịch là bản đầy đủ đó. Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao cho biết mỗi quốc gia cấp phiên bản nào, nên bạn nên kiểm tra trước khi đặt dịch.

Hồ sơ y tế từ nước ngoài là bằng chứng mới

Hồ sơ bệnh viện, tóm tắt xuất viện, kết quả xét nghiệm và thư của bác sĩ thường là những tình tiết mới làm nền cho đơn xin mở lại hồ sơ. Bản dịch hồ sơ y tế phải giữ chính xác thuật ngữ y khoa, tên thuốc và liều lượng, vì một thuật ngữ chẩn đoán bị đổi hoặc một ngày nhập viện sai có thể trông như mâu thuẫn với các bằng chứng khác trong hồ sơ. Ghi chú viết tay của bác sĩ được đọc và dịch, còn phần không đọc được sẽ được đánh dấu là không đọc được thay vì đoán.

Hồ sơ từ Haiti có thể được viết bằng tiếng Pháp, tiếng Creole Haiti hoặc pha trộn cả hai ngay trong một trang, và biên dịch viên phải thành thạo ngôn ngữ của từng đoạn. Bản dịch hồ sơ y tế tiếng Creole Haiti giữ nguyên tiêu đề thư, con dấu và chữ ký của phòng khám. Bạn có thể tìm hiểu thêm về ngôn ngữ này tại trang dịch vụ dịch tiếng Creole Haiti.

Chứng minh bằng chứng là mới

Đơn xin mở lại hồ sơ phải chứng minh rằng bằng chứng chưa có sẵn hoặc không thể được trình bày tại phiên điều trần trước, và luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định cách chứng minh điều đó. Về phía tài liệu, điểm chính rất đơn giản: mỗi tài liệu nước ngoài cần hiển thị ngày cấp, và bản dịch phải giữ nguyên ngày đó, không thay đổi. Một hồ sơ được cấp sau ngày điều trần tự chứng minh được thời điểm của nó, còn một hồ sơ đã tồn tại từ trước đặt ra một câu hỏi mà luật sư phải trả lời ngay trong đơn.

Cần đặc biệt chú ý đến ngày tháng khi bản gốc dùng lịch khác hoặc thứ tự khác, chẳng hạn thứ tự năm trước trong hồ sơ tiếng Trung hoặc ngày Hijri trong hồ sơ từ Ả Rập Xê Út. Bản dịch ghi ngày đúng như xuất hiện và, nếu lịch của bản gốc khác lịch Gregorian, sẽ thêm ngày đã quy đổi trong ngoặc vuông. Ngày viết theo thứ tự tháng, ngày, năm là dạng mà tòa án Hoa Kỳ dễ đọc nhất.

Mục lục tài liệu, đánh số trang và gửi bản sao cho phía chính phủ

Tòa di trú mong đợi các tài liệu được đánh số trang và lập mục lục, và đơn xin mở lại hồ sơ cũng không ngoại lệ. Trong một bộ hồ sơ điển hình, bản gốc nước ngoài hoặc bản sao có chứng thực được đặt trước, tiếp theo là bản dịch tiếng Anh và giấy chứng nhận bản dịch của nó, với số trang liên tục xuyên suốt toàn bộ hồ sơ. Mục lục liệt kê từng tài liệu theo tên, để thẩm phán đang tìm báo cáo bệnh viện đã dịch có thể thấy ngay tài liệu gốc nằm cạnh nó.

Một bản sao của đơn và mọi tài liệu kèm theo, bao gồm cả bản dịch, được gửi cho luật sư của Bộ An ninh Nội địa (Department of Homeland Security), và hồ sơ nộp kèm một giấy xác nhận đã gửi. Khi bộ hồ sơ sau đó được sửa hoặc bổ sung, như đã đề cập trong bài viết về bản dịch đã sửa và bằng chứng mới cho I-290B, bản dịch thay thế cũng được gửi theo cách tương tự. Quy trình kháng nghị của USCIS vận hành khác, đó là lý do phần liên quan đến tòa án được trình bày riêng ở đây.

Chuẩn bị bộ hồ sơ dịch thuật trước khi nộp

Trước khi đặt dịch, hãy thu thập bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của từng tài liệu mới, xác nhận phiên bản bằng Reciprocity Schedule, và đưa cho công ty dịch thuật bản quét rõ nét của mọi trang, kể cả mặt sau. Texliff dịch đầy đủ từng tài liệu và đính kèm giấy chứng nhận có chữ ký và ghi ngày, đó là cách dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho tòa di trú thường được giao. Sau đó luật sư sẽ thêm các bản dịch vào mục lục tài liệu.