Dịch tài liệu TPS: chứng minh quốc tịch và nơi cư trú

Mọi giấy tờ bằng ngôn ngữ khác trong hồ sơ TPS Form I-821 đều cần một bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận có chữ ký, kể cả hộ chiếu hết hạn, thẻ căn cước quốc gia và hồ sơ hộ tịch. Biểu mẫu yêu cầu bằng chứng về quốc tịch và bằng chứng về thời điểm người nộp đơn nhập cảnh và sinh sống tại Hoa Kỳ, nên khối lượng dịch phụ thuộc vào những giấy tờ nào không phải bằng tiếng Anh. USCIS áp dụng cùng một quy tắc cho tất cả, và một bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS được thực hiện theo cùng một cách, bất kể quốc gia nào được chỉ định TPS.

Giấy tờ quốc tịch TPS cần bản dịch được chứng nhận

Bằng chứng về quốc tịch trong Form I-821 thường là hộ chiếu, giấy khai sinh, thẻ căn cước quốc gia hoặc hồ sơ công dân do quốc gia TPS cấp. Tùy theo quốc gia được chỉ định, các giấy tờ này được viết bằng tiếng Tây Ban Nha, tiếng Creole Haiti, tiếng Ả Rập, tiếng Ukraina, tiếng Miến Điện, tiếng Nepal hoặc một ngôn ngữ khác. Mỗi giấy tờ không phải bằng tiếng Anh đều cần được dịch toàn bộ, vì quy định của USCIS yêu cầu một bản dịch tiếng Anh đầy đủ mà biên dịch viên đã chứng nhận là hoàn chỉnh và chính xác, cùng với tuyên bố rằng biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh.

Bằng chứng về việc nhập cảnh và cư trú liên tục là một nhóm khác. Phần lớn đến từ bên trong Hoa Kỳ, chẳng hạn hợp đồng thuê nhà, bảng lương, thư của trường học và hóa đơn y tế, và đã có sẵn bằng tiếng Anh. Giấy tờ nào không phải bằng tiếng Anh, ví dụ thư của một hội thánh lưu hồ sơ bằng tiếng Tây Ban Nha, sẽ trải qua đúng các bước dịch và chứng nhận như hộ chiếu. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định bằng chứng nào đưa vào từng hồ sơ, và công ty dịch thuật làm việc theo danh sách đó.

Giấy chứng nhận là một trang hoặc một khối riêng đính kèm bản dịch, và viên chức đọc nó trước tiên. Giấy chứng nhận cần có các mục sau:

• Họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên lạc của biên dịch viên xuất hiện trên trang.
• Một tuyên bố nêu rõ biên dịch viên thông thạo cả ngôn ngữ nguồn lẫn tiếng Anh.
• Một tuyên bố nêu rõ bản dịch là đầy đủ và chính xác.
• Giấy chứng nhận nêu tên giấy tờ đã được dịch.

Gắn một giấy chứng nhận riêng cho từng giấy tờ là cách làm an toàn hơn, vì khi đó mỗi giấy tờ trong hồ sơ có thể được đọc mà không cần các giấy tờ khác.

Hộ chiếu hết hạn vẫn được dịch làm bằng chứng nhân thân

Hộ chiếu đã hết hạn vẫn có thể cho thấy người nộp đơn là ai và quốc gia nào đã cấp, nên người nộp đơn thường nộp bản sao, và bản dịch hộ chiếu bao gồm giấy tờ này. Bản dịch bao gồm mọi trang có nội dung: trang dữ liệu, dấu thị thực và dấu nhập cảnh, các xác nhận, sửa đổi và bìa trong. Con dấu và dấu triện được mô tả trong ngoặc vuông, chữ ký được ghi chú là chữ ký, và phần không đọc được thì đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán. Trang thật sự trống được thể hiện là trang trống, để viên chức có thể đối chiếu từng trang đã dịch với bản sao trong hồ sơ.

Tên cần được đặc biệt lưu ý. Hộ chiếu Ukraina chuyển tự tên người mang hộ chiếu theo chuẩn của hộ chiếu Ukraina, và bản dịch trang chữ Cyrillic nên giữ nguyên cách viết đó để khớp với dòng mã máy đọc được và phần còn lại của hồ sơ. Một bản dịch hộ chiếu Ukraina viết cùng một cái tên theo hai cách khác nhau giữa các giấy tờ sẽ dẫn đến thắc mắc về nhân thân. Tên tiếng Ả Rập cũng gặp vấn đề tương tự, vì một tên có thể có nhiều cách viết tiếng Anh được chấp nhận, và cách viết xuất hiện đầu tiên trong hồ sơ là cách nên giữ.

Thẻ căn cước quốc gia hoặc bản dịch bằng lái xe nước ngoài cũng được xử lý tương tự. Cả hai đều ngắn, nhưng có ảnh chân dung, cơ quan cấp và thường có con dấu hoặc mã in, và từng yếu tố đó đều xuất hiện trong bản dịch. Nếu thẻ có chữ in ở mặt sau, mặt sau cũng được dịch.

Giấy khai sinh TPS từ các quốc gia có hệ thống đăng ký hộ tịch yếu

Trước khi đặt dịch giấy khai sinh, hãy kiểm tra bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao cho quốc gia TPS của bạn. Bảng này liệt kê những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, ai cấp và phiên bản nào được chấp nhận, ví dụ bản đầy đủ thay vì bản trích lục rút gọn. Dịch nhầm phiên bản là uổng phí, vì viên chức vẫn sẽ cần bản đúng.

Khi cơ quan đăng ký có hồ sơ bị hư hỏng hoặc thất lạc, người nộp đơn phải chứng minh hồ sơ gốc không có sẵn, thường bằng văn bản của cơ quan cấp hoặc một mục trong Bảng đối ứng cho biết hồ sơ đó nhìn chung không có sẵn. Sau đó, bằng chứng thứ cấp có thể thay thế. Các giấy tờ thường dùng là hồ sơ nhà thờ hoặc giấy rửa tội, học bạ, hồ sơ y tế và bản khai có tuyên thệ của những người biết trực tiếp về việc sinh, thường là hai người. Mỗi giấy tờ trong số đó không phải bằng tiếng Anh đều cần bản dịch được chứng nhận riêng.

Lấy một trường hợp làm ví dụ, hồ sơ của người Haiti có thể gồm một bản trích lục đăng ký, một giấy rửa tội và một bản khai của người thân, mỗi giấy viết bằng tiếng Pháp, tiếng Creole Haiti hoặc pha trộn cả hai. Một bản dịch giấy khai sinh tiếng Creole Haiti phải bao gồm cả con dấu của cơ quan đăng ký và phần viết tay lẫn phần in, và các hồ sơ đi kèm cũng được xử lý như vậy. Người nộp đơn có các giấy tờ khác cùng ngôn ngữ có thể tìm hiểu thêm về dịch được chứng nhận từ tiếng Creole Haiti sang tiếng Anh trước khi chuẩn bị bộ hồ sơ.

Dùng lại bản dịch khi gia hạn đăng ký TPS

Hồ sơ tái đăng ký có thể bao gồm những giấy tờ đã nộp trước đó. Bản dịch chuẩn bị cho hồ sơ TPS trước có thể được nộp lại nếu vẫn đầy đủ và giấy chứng nhận còn nguyên vẹn: chữ ký của biên dịch viên, ngày tháng, thông tin liên lạc, cả hai tuyên bố về năng lực và độ chính xác, cũng như phần nhận dạng giấy tờ đều phải còn đó. Bản dịch chỉ là phần trích lục, hoặc có trang chứng nhận bị tách khỏi các trang đã dịch, thì nên dịch lại thay vì dùng lại.

Giấy tờ mới cần bản dịch mới. Hộ chiếu mới gia hạn, thẻ căn cước cấp lại hoặc giấy khai sinh được cấp muộn là một giấy tờ khác, dù người mang giấy tờ và phần lớn dữ liệu vẫn giống nhau. Viết tên, ngày tháng và địa danh giống như trong bản dịch trước sẽ giúp viên chức liên kết hai hồ sơ.

Ai chứng nhận bản dịch, và vì sao bản dịch máy không được tính

Quy định không nêu ai được phép dịch, nhưng giấy chứng nhận là một tuyên bố có chữ ký của biên dịch viên về năng lực và công việc của chính họ. Khi người nộp đơn hoặc người thân ruột thịt ký, người đó đang chứng nhận bằng chứng trong hồ sơ của chính mình, và viên chức có thể cho giá trị thấp hơn hoặc nghi vấn. Một công ty dịch thuật cung cấp giấy chứng nhận độc lập với hồ sơ.

USCIS cũng không có danh sách biên dịch viên hay công ty được phê duyệt và không cấp chứng chỉ cho biên dịch viên. Cụm "USCIS-certified translation" nghĩa là bản dịch có giấy chứng nhận mà USCIS yêu cầu, không phải bản dịch được USCIS xác nhận. Bản dịch máy đơn thuần không có chứng nhận của con người, và nó xử lý sai tên, ngày tháng, chữ viết tắt và thuật ngữ pháp lý, nên không đáp ứng yêu cầu. Bản dịch thiếu hoặc không được chứng nhận có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE). Chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần gửi RFE trước, khi bằng chứng ban đầu không đủ.

Trước khi gửi hồ sơ, hãy thu thập mọi trang của từng giấy tờ quốc tịch, kể cả mặt sau của trang có dấu hoặc ghi chú, và bằng chứng thứ cấp cho mọi hồ sơ không thể có được. Chúng tôi chuẩn bị bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận và các hồ sơ đi kèm trong cùng một bộ, mỗi giấy tờ có một giấy chứng nhận riêng.