Phiên âm tên cho USCIS: giữ cách viết tên nhất quán

Cách viết tên trong hồ sơ USCIS nên theo hộ chiếu và các biểu mẫu đã nộp, và mọi tài liệu được dịch nên mang cùng cách viết đó ở bất cứ nơi nào tài liệu gốc cho phép. Tên viết bằng chữ Ả Rập, Cyrillic, Trung hoặc Hàn có thể được chuyển sang chữ Latin theo nhiều cách đúng, vì vậy công ty dịch thuật cung cấp dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS cần biết cách viết dự kiến trước khi dịch trang đầu tiên.

Phiên âm tên cho USCIS bắt đầu từ hộ chiếu

USCIS yêu cầu một bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận có chữ ký, và tên là một phần phải đầy đủ. Các hệ chữ dùng trên giấy tờ hộ tịch hiếm khi chuyển sang chữ Latin chỉ theo một cách. Tên Ả Rập viết là محمد xuất hiện trong tiếng Anh là Mohammed, Muhammad, Mohamed hoặc Mohammad, và cả bốn cách đều được in trên hộ chiếu. Tên riêng tiếng Nga viết là Юрий xuất hiện là Yuri, Yuriy, Yury hoặc Iurii, tùy hệ thống chuyển tự mà cơ quan cấp giấy tờ sử dụng. Họ Hàn Quốc viết là 이 xuất hiện là Lee, Yi, I hoặc Rhee.

Vì không có cách chuyển tự nào đúng cho tất cả mọi người, hồ sơ cần một cách viết chuẩn cho mỗi người. Cách viết chuẩn thường là cách in trong vùng đọc được bằng máy của hộ chiếu, và thường là cách viết được điền trên các biểu mẫu. Người bảo lãnh và người thụ hưởng mỗi người có cách viết chuẩn riêng, và từng người được xử lý riêng. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định cách viết nào được ghi trên biểu mẫu, và công ty dịch thuật làm theo quyết định đó.

Cách công ty dịch thuật thu thập cách viết tham chiếu trước tiên

Trước khi dịch, công ty dịch thuật yêu cầu bản sao hộ chiếu hoặc biểu mẫu có tên của mỗi người đã được viết bằng chữ Latin. Với hồ sơ gia đình, công ty yêu cầu thông tin của mọi người xuất hiện trong các tài liệu: người nộp đơn, vợ hoặc chồng, con cái, và cha mẹ được nêu trên giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn. Các cách viết tham chiếu được ghi lại một lần, và mọi biên dịch viên cùng người rà soát trong bộ hồ sơ đều làm việc theo bản ghi đó.

Bản ghi này ngăn ngừa tình trạng thiếu nhất quán phổ biến nhất, đó là hai tài liệu trong cùng một bộ hồ sơ được dịch vào hai ngày khác nhau với hai cách viết họ khác nhau. Khi chính hộ chiếu nằm trong số các tài liệu cần dịch, trang thông tin cá nhân của hộ chiếu cho hồ sơ một bản dịch tiếng Anh chuẩn để các tài liệu khác được đối chiếu.

Khi tài liệu gốc có cách viết chữ Latin khác

Một số tài liệu đã có sẵn cách viết bằng chữ Latin. Giấy khai sinh do một quốc gia nói tiếng Ả Rập cấp có thể in tên của đứa trẻ bằng tiếng Anh bên cạnh tiếng Ả Rập, và cách viết được in đó có thể khác với hộ chiếu. Biên dịch viên không âm thầm thay thế nó. Bản dịch giữ nguyên những gì tài liệu gốc thể hiện, và một ghi chú của biên dịch viên bên cạnh nêu rõ hộ chiếu viết tên khác đi và cho biết cách viết trên hộ chiếu.

Ghi chú này quan trọng vì khi đó viên chức đối chiếu các tài liệu sẽ thấy cả hai cách viết trên cùng một trang và biết rằng chúng chỉ cùng một người. Nếu không có ghi chú, viên chức chỉ thấy sự không khớp và phải tự quyết định liệu có hai người khác nhau hay không. Cách tiếp cận tương tự áp dụng cho dịch giấy khai sinh tiếng Ả Rập, nơi chuỗi tên bốn phần gồm tên riêng, cha, ông và họ thường bị rút gọn hoặc đảo thứ tự trên hộ chiếu. Bản dịch giữ nguyên thứ tự của tài liệu gốc, và ghi chú nối nó với hộ chiếu. Quy tắc này giống nhau cho mọi giấy tờ được xử lý qua dịch vụ dịch tiếng Ả Rập.

Tên đệm theo tên cha và thứ tự họ trong tên được dịch

Giấy tờ Nga có tên đệm theo tên cha, chẳng hạn Ivanovich hoặc Ivanovna, nằm giữa tên riêng và họ. Nhiều hộ chiếu chuyển tự nó giống như phần còn lại của tên, trong khi một số biểu mẫu chỉ yêu cầu tên và họ. Bản dịch giấy tờ tiếng Nga giữ lại tên đệm theo tên cha ở bất cứ nơi nào tài liệu gốc có, và danh sách tham chiếu ghi lại cách hộ chiếu viết nó.

Giấy tờ tiếng Trung và tiếng Hàn đặt họ ở đầu. Bản dịch theo thứ tự của tài liệu gốc và đánh dấu rõ họ, để viên chức không đọc nhầm tên riêng thành họ.

Địa danh trong giấy tờ hộ tịch được dịch

Địa danh theo quy tắc riêng, khác với tên người. Một thành phố, tỉnh hoặc quốc gia đã có tên tiếng Anh thông dụng được dịch bằng tên đó: Moscow, Beijing, Cairo, Seoul. Một thị trấn nhỏ, quận hoặc làng không có dạng tiếng Anh thông dụng thì được phiên âm, và cách viết giữ nguyên ở mỗi lần xuất hiện trong bộ hồ sơ. Giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn có thể nhắc đến cùng một quê quán, chẳng hạn như bản dịch giấy đăng ký kết hôn tiếng Trung đi kèm một giấy khai sinh tiếng Trung, và viên chức đối chiếu chúng dễ dàng hơn khi cả hai bản dịch viết giống nhau.

Ghi chú của biên dịch viên nêu rõ lựa chọn này khi tài liệu gốc dùng tên cũ của một nơi đã được đổi tên.

Cách viết không nhất quán ảnh hưởng thế nào đến hồ sơ USCIS

Viên chức thấy ba cách viết của một cái tên trong cùng bộ hồ sơ có thể dừng lại để hỏi liệu các tài liệu có thuộc về cùng một người hay không. USCIS có thể phản hồi bằng Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) đề nghị người nộp đơn giải thích sự khác biệt, và chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không gửi RFE trước nếu bằng chứng ban đầu chưa đủ. Dùng một cách viết xuyên suốt, kèm ghi chú ngắn cho mỗi điểm khác biệt không thể tránh, sẽ trả lời câu hỏi trước khi viên chức đặt ra.

Một số khác biệt không thể loại bỏ vì chính các tài liệu gốc mâu thuẫn với nhau. Tên của người mẹ có thể được viết một kiểu trên giấy khai sinh và kiểu khác trên giấy đăng ký kết hôn được cấp nhiều năm sau. Bản dịch thể hiện cả hai đúng như các tài liệu gốc, kèm ghi chú, và người nộp đơn có thể bổ sung một bản khai có chữ ký của người đó để giải thích sự khác biệt. Biên dịch viên không chọn phiên bản nào đúng, vì giấy chứng nhận của biên dịch viên bảo đảm độ chính xác của bản dịch chứ không bảo đảm danh tính của người đó.

Dịch máy không xử lý được điều nào trong số này. Nó không biết cách viết chuẩn, có thể chuyển tự cùng một cái tên khác nhau giữa trang này và trang khác, và không có chứng nhận của con người, nên không đáp ứng yêu cầu. Với một bộ hồ sơ, bốn thói quen sau giúp các cách viết khớp nhau:

• Dùng cách viết trên hộ chiếu làm cách viết chuẩn, trừ khi luật sư hướng dẫn khác.
• Đưa cho công ty dịch thuật bản sao của mọi tài liệu trong bộ hồ sơ trước khi bắt đầu dịch.
• Yêu cầu ghi chú của biên dịch viên ở bất cứ nơi nào cách viết trong tài liệu gốc khác với hộ chiếu.
• Giữ cách viết địa danh giống nhau trong mọi tài liệu.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch

Hãy thu thập hộ chiếu và các biểu mẫu nháp trước, đánh dấu cách viết của mỗi cái tên sẽ xuất hiện trong hồ sơ, và gom các tài liệu gốc để chúng được dịch như một bộ. Hộ chiếu là tài liệu nên gửi đầu tiên, vì bản dịch hộ chiếu được chứng nhận của chúng tôi xác lập cách viết tham chiếu để các bản dịch khác làm theo, và mỗi tài liệu đều nhận giấy chứng nhận riêng.