Dịch tài liệu tiếng Ukraina cho USCIS: hồ sơ tiếng Nga và hồ sơ hiện đại

Giấy tờ từ Ukraina được nộp cho USCIS bằng hai ngôn ngữ, và mỗi giấy tờ cần một bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận của biên dịch viên, vốn là cốt lõi của dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS. Giấy tờ cấp trước năm 1991 thường bằng tiếng Nga, còn giấy tờ cấp sau đó thường bằng tiếng Ukraina, nên một hồ sơ gia đình thường có cả hai và mỗi giấy tờ phải được dịch theo đúng ngôn ngữ của nó. USCIS yêu cầu giấy chứng nhận nêu rõ bản dịch hoàn chỉnh và chính xác, và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Quy tắc này áp dụng như nhau dù giấy tờ hỗ trợ cho Form I-130, Form I-485, đăng ký TPS hay hồ sơ xin tị nạn, và luật sư hoặc đại diện được công nhận sẽ quyết định nộp những giấy tờ nào.

Việc dịch tài liệu tiếng Ukraina cho USCIS phụ thuộc vào ngày cấp

Ngôn ngữ của một giấy tờ hộ tịch phụ thuộc vào năm cấp. Giấy khai sinh từ thời Xô Viết thường bằng tiếng Nga, và một số mẫu thời đó có chữ tiếng Ukraina và tiếng Nga đặt song song. Giấy chứng nhận cấp sau năm 1991 thường bằng tiếng Ukraina. Người nộp đơn đặt cấp lại từ cơ quan đăng ký hộ tịch (ДРАЦС) sẽ nhận được bản trích lục hiện hành in trên giấy, có bố cục và cách viết có thể khác với cuốn sổ thời Xô Viết mà cha hoặc mẹ đã giữ suốt nhiều thập niên.

Khi hồ sơ có cả cuốn sổ cũ lẫn bản trích lục mới hơn, mỗi giấy tờ là một tài liệu riêng và có bản dịch cùng giấy chứng nhận riêng. Biên dịch viên không gộp chúng lại và không sửa tài liệu này theo tài liệu kia. Giấy tờ tiếng Nga được giao cho biên dịch viên dịch từ tiếng Nga, vì vậy bản dịch giấy khai sinh tiếng Nga và bản dịch giấy khai sinh tiếng Ukraina được thực hiện thành hai công việc khác nhau, kể cả khi cả hai ghi cùng một người.

Nên dịch phiên bản nào của giấy tờ

Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, liệt kê các giấy tờ hộ tịch mà Ukraina cấp, cơ quan cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Cả nhân viên USCIS lẫn nhân viên lãnh sự đều dựa vào bảng này, nên người nộp đơn cần đọc mục Ukraina trong bảng quy định đối ứng trước khi đặt dịch bất cứ thứ gì. Dịch một bản trích lục ngắn trong khi hồ sơ cần bản đầy đủ sẽ lãng phí phí dịch và có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE).

Câu hỏi tương tự cũng xuất hiện với các giấy tờ khác. Bản dịch giấy chứng nhận kết hôn phải bao gồm cơ quan đăng ký, số thứ tự trong sổ, họ tên của cả hai vợ chồng trước và sau khi kết hôn, và mọi con dấu. Bản dịch bằng cấp từ thời Xô Viết thường bằng tiếng Nga và bằng cấp sau này thường bằng tiếng Ukraina, còn phụ lục điểm kèm theo được dịch như một tài liệu riêng. Bản dịch hộ chiếu bao gồm mọi trang có ghi chú, kể cả dấu thị thực và mọi ghi chú viết tay.

Tên người theo dạng tiếng Nga và tiếng Ukraina

Cùng một người có thể xuất hiện là Володимир trong giấy tờ tiếng Ukraina và Владимир trong giấy tờ tiếng Nga, được viết sang tiếng Anh lần lượt là Volodymyr và Vladimir. Tên đệm theo tên cha cũng thay đổi theo cách đó, nên tên cha có thể là Oleksandrovych trên giấy tờ này và Aleksandrovich trên giấy tờ khác. Không dạng nào sai. Mỗi dạng phản ánh ngôn ngữ mà cơ quan đăng ký đã dùng vào ngày đó.

Hộ chiếu Ukraina tuân theo một chuẩn La-tinh hóa quốc gia, và hộ chiếu quốc tế thể hiện cách viết tiếng Anh mà người nộp đơn đã dùng trong các mẫu đơn xin thị thực và trong đơn USCIS. Biên dịch viên dịch từ tiếng Ukraina sẽ theo chuẩn đó, và cùng một cách viết phải xuất hiện trong mọi tài liệu đã dịch của hồ sơ. Chuẩn này cũng quy định cách viết các chữ như ї và є, dấu mềm và dấu nháy sang tiếng Anh. Khi một tài liệu gốc ghi dạng khác với hộ chiếu, biên dịch viên giữ nguyên những gì tài liệu ghi và thêm một chú thích ngắn trong ngoặc vuông, để viên chức có thể đối chiếu hai dạng.

• Tên được dịch đúng như tài liệu viết, sau đó đối chiếu với dạng trong hộ chiếu bằng chú thích trong ngoặc vuông ở chỗ hai dạng khác nhau.
• Tên đệm theo tên cha giữ nguyên dạng của ngôn ngữ mà tài liệu được viết.
• Họ thời con gái và họ sau khi kết hôn được giữ theo thứ tự mà tài liệu gốc ghi.
• Một tên xuất hiện hai lần trên cùng một trang được viết giống nhau ở cả hai lần.

Địa danh đã đổi tên hoặc có hai cách viết

Nơi sinh cũng gây ra kiểu không khớp tương tự. Kyiv xuất hiện là Kiev trong giấy tờ tiếng Nga và trong cách dùng tiếng Anh cũ, còn Kharkiv xuất hiện là Kharkov. Dnipro từng mang tên Dnipropetrovsk trước khi được đổi tên, nên giấy tờ thời kỳ trước ghi tên cũ trong khi giấy tờ gần đây ghi tên hiện nay. Biên dịch viên viết địa danh đúng như tài liệu ghi, và có thể thêm dạng tiếng Anh hiện nay trong ngoặc vuông khi tên cũ khó nhận ra. Dùng một dạng thống nhất trong toàn bộ hồ sơ giúp nơi sinh trên giấy khai sinh khớp với nơi sinh trong mẫu đơn.

Khi không thể lấy được hồ sơ của Ukraina

Một số người nộp đơn không thể lấy được hồ sơ gốc vì cơ quan cấp không liên lạc được hoặc kho lưu trữ không còn dành cho họ. Trong trường hợp đó, trước tiên người nộp đơn chứng minh hồ sơ không có sẵn, bằng văn bản xác nhận của cơ quan cấp hoặc bằng mục trong bảng quy định đối ứng cho biết hồ sơ đó nhìn chung không có sẵn. Sau đó người nộp đơn nộp bằng chứng thứ cấp, như hồ sơ nhà thờ hoặc hồ sơ rửa tội, hồ sơ trường học, hồ sơ y tế, hoặc bản khai có tuyên thệ của những người trực tiếp biết về sự kiện, thường là hai người. Mọi bằng chứng thứ cấp bằng tiếng Ukraina hoặc tiếng Nga đều cần bản dịch được chứng nhận riêng. Các lời khai viết cho hồ sơ xin tị nạn cũng theo quy tắc này, như đã nêu trong bài về bản khai xin tị nạn và bằng chứng hỗ trợ. Luật sư hoặc đại diện được công nhận sẽ quyết định nộp những gì.

Một bản dịch tài liệu tiếng Ukraina sẵn sàng nộp USCIS gồm những gì

Bản dịch hoàn chỉnh khi mọi thứ trên trang đều xuất hiện bằng tiếng Anh: chữ in, nhãn của các ô, con dấu, dấu niêm, các mục viết tay, ghi chú lề và mọi thứ ở mặt sau. Chữ ký được mô tả, chẳng hạn là [signature], và phần không đọc được được đánh dấu [illegible] thay vì đoán. Phần để trống được đánh dấu là để trống, và bố cục bám sát bản gốc đủ để viên chức đối chiếu từng dòng đã dịch với bản gốc.

Giấy chứng nhận ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, một tuyên bố về năng lực ở cả hai ngôn ngữ, và một tuyên bố rằng bản dịch hoàn chỉnh và chính xác. Làm một giấy chứng nhận riêng cho từng tài liệu là cách an toàn hơn. USCIS không có danh sách biên dịch viên hay công ty được phê duyệt, nên "USCIS-certified" chỉ mô tả một bản dịch có giấy chứng nhận mà USCIS yêu cầu. Một công ty dịch thuật cung cấp giấy chứng nhận độc lập với vụ việc, còn giấy chứng nhận do người nộp đơn hoặc người thân ký là bằng chứng từ một bên trong vụ việc, và viên chức có thể xem nhẹ hơn. Chỉ riêng bản dịch máy thì không có chứng nhận của con người và thường xử lý sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt, nên không đáp ứng yêu cầu. Dịch vụ dịch tiếng Ukraina của Texliff cũng bao gồm các giấy tờ tiếng Nga trong hồ sơ gia đình người Ukraina.

Trước khi đặt dịch, hãy quét mọi trang của từng bản gốc, cả mặt trước và mặt sau, và ghi lại cách viết tên trong hộ chiếu quốc tế. Giấy khai sinh thường là tài liệu đầu tiên cần dịch, và một bản quét rõ nét toàn bộ giấy khai sinh tiếng Ukraina là thứ chúng tôi dùng để làm việc.