Phỏng vấn USCIS: nên mang theo bản gốc và bản dịch được chứng nhận nào

Người nộp đơn mang theo bản gốc, hoặc bản sao có chứng thực, của mọi giấy tờ tiếng nước ngoài đã nộp, cùng với chính bản dịch tiếng Anh được chứng nhận đã gửi cho USCIS của từng giấy tờ. Thông báo phỏng vấn cho hồ sơ I-485, N-400 hoặc I-751 liệt kê những gì cần mang, và viên chức dùng bản gốc để kiểm tra các bản sao và bản dịch đã nộp so với câu trả lời trong đơn. Nếu bản dịch đã nộp mà không có trong hồ sơ mang theo khi phỏng vấn, việc kiểm tra này sẽ khó khăn hơn mức cần thiết.

Thông báo phỏng vấn: bản gốc cần mang so với bản sao đã nộp

Phần lớn hồ sơ được nộp kèm bản photocopy của giấy tờ nước ngoài. Quy định của USCIS yêu cầu mọi giấy tờ có ngôn ngữ nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ, cùng lời chứng nhận của biên dịch viên rằng bản dịch hoàn chỉnh, chính xác và người đó có đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Hướng dẫn trên các trang USCIS về Form I-485 và Form N-400 mô tả những gì được nộp cùng với đơn, và đó là lý do bộ hồ sơ đã nộp chủ yếu là bản sao.

Thông báo phỏng vấn thay đổi điều đó. Thông báo nêu rõ những giấy tờ viên chức muốn xem trực tiếp, và danh sách này tùy theo từng hồ sơ. Mọi giấy tờ tiếng nước ngoài trong danh sách đều được mang theo ở dạng mà thông báo yêu cầu, kèm bản dịch được chứng nhận, và thông báo là danh sách bạn cần làm theo ngay cả khi bạn nhớ là đã gửi thứ khác. Việc có mang thêm giấy tờ ngoài thông báo hay không là quyết định của luật sư hoặc đại diện được công nhận, nếu bạn có. Bản dịch cho cả bộ hồ sơ nên đến từ một công ty dịch thuật cung cấp dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS, với lời chứng nhận riêng cho từng giấy tờ, đây là cách làm an toàn hơn.

Cách viên chức đối chiếu bản gốc, bản dịch và đơn

Viên chức làm việc dựa trên hồ sơ và những gì người nộp đơn đưa qua bàn. Một bản dịch giấy chứng nhận kết hôn được đọc đối chiếu với giấy chứng nhận gốc, và cả hai được đọc đối chiếu với ngày, nơi chốn và tên người phối ngẫu mà người nộp đơn đã khai trong đơn. Khi ba thứ này không khớp, viên chức sẽ hỏi, và câu trả lời trở thành một phần của hồ sơ. Một cái tên viết theo hai cách, một ngày ghi theo thứ tự khác và một trang của bản gốc bị bỏ sót trong bản dịch là những nguyên nhân thường gặp của sự không khớp.

Bố cục rất quan trọng ở giai đoạn này. Bản dịch bám sát bản gốc giúp viên chức đối chiếu từng trường thông tin, con dấu và mục ghi mà không phải tìm kiếm. Con dấu, dấu nổi, chữ ký, ghi chú viết tay và mọi nội dung ở mặt sau của trang giấy xuất hiện trong bản dịch dưới dạng mô tả đặt trong ngoặc vuông, chẳng hạn [signature] hoặc [illegible], nên viên chức lật mặt sau của bản gốc sẽ thấy cùng nội dung đó trong bản dịch. Bản tóm tắt hoặc bản trích lược không đáp ứng yêu cầu, vì một dòng bị thiếu thì không thể đối chiếu với bất cứ thứ gì.

Giấy tờ được cập nhật sau khi nộp hồ sơ: hộ chiếu mới, ly hôn đã có hiệu lực, con mới sinh

Sự việc thay đổi giữa lúc nộp hồ sơ và lúc phỏng vấn, và giấy tờ thay đổi theo. Hộ chiếu mới gia hạn có số mới và các mục ghi mới. Một cuộc ly hôn từ hôn nhân trước có thể có hiệu lực sau khi đơn I-485 đã được gửi. Một đứa trẻ có thể chào đời, với giấy khai sinh chưa từng nằm trong hồ sơ. Không giấy tờ nào trong số này có bản dịch trong bộ hồ sơ đã nộp, nên không thể dịch chúng vào buổi sáng ngày phỏng vấn.

Hộ chiếu mới cấp cần được chú ý như hộ chiếu đầu tiên; bài viết về dịch hộ chiếu cho USCIS giải thích những trang nào được tính. Quyết định ly hôn cấp ở nước ngoài cần có bản dịch quyết định ly hôn được chứng nhận riêng, và hồ sơ của đứa con mới sinh cũng cần như vậy. Những giấy tờ không thay đổi vẫn giữ bản dịch hiện có, và bài viết về tái sử dụng bản dịch được chứng nhận cũ nói về trường hợp bản dịch trước đó vẫn dùng được.

Thiếu bản dịch tại buổi phỏng vấn: điều gì có thể xảy ra

Viên chức không đọc được ngôn ngữ của giấy tờ thì không thể đọc một bản gốc không có bản dịch kèm theo trong hồ sơ. Những gì xảy ra tiếp theo phụ thuộc vào viên chức và hồ sơ. Viên chức có thể tiếp tục buổi phỏng vấn và yêu cầu bản dịch sau đó, và khi ấy USCIS có thể gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny). Chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần gửi RFE trước, khi bằng chứng ban đầu không đủ.

Bản dịch có mặt nhưng không đầy đủ cũng dẫn đến những câu hỏi tương tự. Bản chứng nhận không có chữ ký, ngày tháng hoặc lời xác nhận về năng lực, bản dịch bỏ qua mặt sau của trang giấy, và bản dịch máy in từ một trang web đều không đạt yêu cầu. Bản dịch máy không có chứng nhận của con người và thường xử lý sai tên, ngày tháng, từ viết tắt và thuật ngữ pháp lý.

Thông dịch tại buổi phỏng vấn và dịch thuật tài liệu là hai việc riêng biệt

Người nộp đơn không nói tốt tiếng Anh có thể mang theo thông dịch viên đến buổi phỏng vấn. Thông dịch viên làm việc với ngôn ngữ nói, tức các câu hỏi của viên chức và câu trả lời của người nộp đơn. Các giấy tờ trên bàn vẫn cần bản dịch viết được chứng nhận, và một bản dịch được chứng nhận không đưa ai vào phòng để thông dịch. Bài viết về thông dịch cho buổi phỏng vấn USCIS nói về phần thông dịch, nên bài này chỉ bàn về giấy tờ.

Thứ tự hồ sơ: mỗi bản gốc kèm bản dịch được chứng nhận phía sau

Thông báo liệt kê giấy tờ theo một thứ tự, và bộ hồ sơ sắp xếp theo cùng thứ tự giúp viên chức yêu cầu mục tiếp theo và tìm thấy ngay. Mỗi giấy tờ nước ngoài được giữ cùng với bản dịch của nó thành một bộ.

• Đặt bản gốc, hoặc bản sao có chứng thực, của mỗi giấy tờ nước ngoài ở trên cùng, với bản dịch được chứng nhận và trang chứng nhận ngay phía sau.
• Đặt giấy tờ không nằm trong hồ sơ đã nộp, như hộ chiếu mới hoặc quyết định ly hôn đã có hiệu lực, ở vị trí mà thông báo liệt kê, với bản dịch của nó phía sau.
• Giữ một bản sao của bộ hồ sơ đã nộp ở phía cuối để có thể so sánh bản dịch mang theo với bản dịch đã nộp.
• Không bấm ghim hay đục lỗ bản gốc, và cho từng bộ vào ngăn của bìa hồ sơ hoặc túi nhựa trong.

Hộ tịch bằng tiếng Tây Ban Nha cũng theo cùng trình tự. Một acta de nacimiento được đặt lên đầu, và bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha của nó nằm ngay phía sau, kèm bản chứng nhận cho riêng giấy tờ đó. Hai hoặc ba ngày trước buổi phỏng vấn, người nộp đơn hoặc văn phòng luật sư đọc thông báo từng dòng, ghép mỗi giấy tờ nước ngoài với một bản dịch, và đặt dịch những gì còn thiếu, chẳng hạn bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận cho đứa con sinh ra sau khi nộp hồ sơ. Chúng tôi chuẩn bị mỗi bản dịch như một tài liệu hoàn chỉnh với chứng nhận riêng.