Puntos clave
- El NVC y los consulados aceptan inglés o el idioma oficial del país de la entrevista, mientras que USCIS acepta solo inglés, por lo que un mismo documento puede necesitar traducción en una etapa y no en la otra.
- Cada traducción presentada en la etapa del NVC necesita una declaración firmada por el traductor que indique que la traducción es precisa y que el traductor es competente para traducir desde ese idioma.
- Los reglamentos de USCIS exigen una traducción completa al inglés con la certificación del traductor sobre su integridad, precisión y competencia, por lo que esa redacción es el estándar más seguro para toda traducción desde el principio.
- Los solicitantes cargan escaneos en el portal CEAC y llevan los originales o copias certificadas a la entrevista, así que las traducciones deben coincidir con los escaneos y conservarse junto con los originales.
- Un documento civil en un tercer idioma, como un certificado de nacimiento en portugués de un solicitante que tiene la entrevista en España, necesita una traducción certificada al inglés incluso en la etapa consular.
- El Reciprocity Schedule del Departamento de Estado muestra qué versión de cada documento civil es aceptable, y revisarlo antes de hacer el pedido evita pagar por traducir un extracto abreviado que luego hay que reemplazar.
- Los certificados de antecedentes policiales necesitan una traducción certificada cuando no están en inglés ni en el idioma oficial del país de la entrevista, y la traducción debe incluir sellos, números de referencia y campos en blanco.
- Una traducción hecha con la certificación completa de USCIS y con cada página traducida íntegramente puede volver a usarse en el NVC, en el ajuste de estatus y en la naturalización.
- La traducción automática no tiene certificación humana y maneja mal los nombres, las fechas y las abreviaturas, por lo que no cumple ni el requisito consular ni el de USCIS.
El National Visa Center (NVC) y los consulados aceptan documentos civiles en inglés o en el idioma oficial del país donde se realiza la entrevista de visa, mientras que USCIS acepta solo inglés. Cualquier otro idioma necesita una traducción certificada en ambas etapas, y la declaración del traductor se redacta de forma un poco distinta en cada una. Saber en qué se diferencian los dos conjuntos de reglas le muestra al solicitante qué traducciones puede pedir una sola vez y reutilizar más adelante en el caso.
Requisitos de traducción del NVC y la excepción del idioma oficial
En la etapa del NVC, los solicitantes cargan escaneos de los documentos civiles en el portal CEAC y llevan los originales o copias certificadas a la entrevista. Un documento que no está en inglés, o que no está en el idioma oficial del país donde el solicitante pedirá la visa, debe presentarse con una traducción certificada. Cada traducción lleva una declaración firmada por el traductor que indica que la traducción es precisa y que el traductor es competente para traducir desde ese idioma.
La excepción del idioma oficial es fácil de malinterpretar. Un solicitante que tiene la entrevista en Ciudad de México puede cargar un acta de nacimiento en español sin traducción, porque el español es el idioma oficial allí. Esa exención no acompaña al documento en una presentación ante USCIS. Una vez que el caso está en USCIS, todo documento en idioma extranjero necesita una traducción completa al inglés, sin importar qué idioma habría aceptado el consulado.
Cómo se comparan las reglas de traducción de USCIS con las del NVC y los consulados
Los reglamentos de USCIS exigen una traducción completa al inglés que el traductor haya certificado como íntegra y precisa, junto con la certificación del traductor sobre su competencia en ambos idiomas. En la práctica, la certificación incluye el nombre escrito a máquina del traductor, su firma, la fecha y sus datos de contacto, e indica qué documento se tradujo. La tabla presenta los dos conjuntos de reglas lado a lado.
| Punto | NVC y consulado | USCIS |
|---|---|---|
| Idioma aceptado sin traducción | Inglés o el idioma oficial del país de la entrevista | Solo inglés |
| Declaración del traductor | Declaración firmada de que la traducción es precisa y de que el traductor es competente | Certificación de integridad y precisión, más competencia en ambos idiomas |
| Cómo se envían los documentos | Escaneos cargados en el portal CEAC, con originales o copias certificadas llevados a la entrevista | Copias presentadas con el formulario, cada una con su traducción al inglés y su certificación |
La primera fila decide la mayoría de los pedidos. Una traducción hecha para la etapa del NVC con la redacción completa de la certificación de USCIS sigue siendo válida si el mismo documento llega después a USCIS, por lo que pedir la traducción con la redacción de USCIS desde el principio es la práctica más segura. El documento que se aceptó sin traducir en el consulado por la excepción del idioma oficial es el que necesitará una traducción nueva.
Certificados de nacimiento y de matrimonio en un tercer idioma
Las familias suelen tener documentos en más de un idioma. Piensa en un solicitante que tiene la entrevista en España y tiene un certificado de nacimiento emitido en Portugal. El español es el idioma oficial del país de la entrevista, pero el certificado está escrito en portugués, así que no está ni en inglés ni en español y necesita traducción. Una traducción de certificado de nacimiento en portugués al inglés sirve para la carga al NVC y para la entrevista, y puede presentarse ante USCIS si el caso pasa a esa etapa.
El mismo razonamiento se aplica a una traducción de certificado de matrimonio. Una pareja que se casó en un país, vive en otro y tiene la entrevista en un tercero puede tener registros en tres idiomas, y cada registro que no esté en el idioma oficial del país de la entrevista necesita su propia traducción certificada. La página de servicios de traducción de portugués explica ese idioma con más detalle.
Antes de hacer el pedido, los solicitantes deben consultar el listado Visa Reciprocity and Civil Documents by Country del Departamento de Estado. Ese listado indica, país por país, qué documentos civiles existen, quién los emite y qué versión es aceptable, por ejemplo un registro completo en lugar de un extracto abreviado. Traducir la versión equivocada desperdicia el pago y obliga a rehacer la traducción.
Certificados de antecedentes policiales y sus traducciones
Un certificado de antecedentes policiales que no está en inglés ni en el idioma oficial del país de la entrevista necesita una traducción certificada igual que un registro civil. Un caso típico es la traducción de antecedentes penales en español: un solicitante que vivió en España varios años y tiene la entrevista en un país donde el español no es idioma oficial debe traducir el certificado.
Un certificado corto también debe traducirse por completo. Los encabezados oficiales, la oficina emisora, los números de referencia, los sellos y cualquier anotación manuscrita se traducen o se describen, y un campo en blanco se indica como tal. Una traducción de antecedentes penales recién emitida debe compararse con el certificado que se tiene a la mano, porque un certificado reexpedido puede tener otra redacción o una fecha nueva.
Por qué un solo juego de traducciones debería cumplir ambos estándares
Un caso familiar puede pasar del consulado a USCIS, y de USCIS a la naturalización años después. Una traducción que cumplió solo el primer estándar hay que pagarla de nuevo cuando la siguiente etapa pide más. Las causas habituales son una certificación que omitió la declaración de competencia, la traducción de solo una parte de una página o un original que fue reemplazado por uno más reciente.
Una traducción pedida una sola vez puede servir en cada una de esas etapas cuando tiene estas características:
- Se traduce el texto completo del documento, incluidos sellos, timbres, notas al margen y el reverso de la página cuando contiene algo.
- Cada documento tiene su propia certificación con el nombre escrito a máquina del traductor, su firma, la fecha y sus datos de contacto.
- La certificación indica que el traductor es competente en ambos idiomas y que la traducción es íntegra y precisa.
- Los nombres, las fechas y los nombres de lugares se escriben igual en todas las traducciones del expediente.
La traducción automática por sí sola no cumple ninguno de estos estándares, ya que no tiene certificación humana y suele manejar mal los nombres, las fechas y las abreviaturas. El abogado o representante acreditado del caso decide qué documentos enviar; la traducción solo tiene que coincidir con lo que dice el original.
Antes de la entrevista, conserva las traducciones junto con los originales o las copias certificadas que se llevan al consulado, y guarda un juego escaneado que coincida con lo que cargaste. Texliff prepara traducción certificada de documentos para trámites ante USCIS y consulados con una certificación independiente para cada documento, de modo que el mismo juego pueda reutilizarse más adelante en el caso.