Traducción para USCIS de sellos, timbres, notas manuscritas y reversos

Una traducción para USCIS tiene que cubrir cada marca de la página, y el texto mecanografiado es solo la primera parte. Los sellos del registro, los sellos oficiales en relieve, las firmas, las anotaciones manuscritas, las notas al margen y todo lo impreso en el reverso de la hoja pertenecen a la versión en inglés. Las regulaciones de USCIS exigen una traducción completa al inglés con una certificación de integridad y exactitud, y un oficial que coloca los dos documentos lado a lado espera encontrar representado cada elemento del original. Por eso, una traducción certificada de documentos para USCIS se elabora página por página, con la hoja completa como unidad de trabajo.

Sellos y timbres en una traducción certificada

Un sello suele llevar texto, como el nombre de la oficina del registro, una fecha de emisión o un número de registro. El traductor transcribe ese texto al inglés y lo coloca donde está el sello en la página original, con una breve descripción entre corchetes por delante, por ejemplo "[sello redondo: Oficina del Registro Civil de ...]". Así el oficial puede ver qué dice el sello y dónde aparece.

Un sello oficial en relieve o seco es más difícil, porque a menudo deja solo un relieve tenue que no se escanea bien. El traductor lee las letras donde se pueden leer y describe el sello entre corchetes. Si las letras no se distinguen, la traducción dice "[ilegible]" y no completa con un nombre probable. Los timbres fiscales y los timbres de tasas se describen del mismo modo, incluido cualquier monto o fecha impresos.

Notas al margen en actas de nacimiento y de matrimonio

Las anotaciones al margen a menudo contienen el dato que busca el oficial. Muchos registros civiles no emiten un registro nuevo cuando algo cambia. En su lugar, escriben una nota junto a la inscripción original. Por eso, una traducción de acta de nacimiento puede necesitar incluir una nota que registre el matrimonio del titular, una corrección de un nombre o una fecha ordenada por un tribunal, o un reconocimiento posterior de filiación.

Los registros de nacimiento en español son un caso conocido. Una traducción de acta de nacimiento en español de un registro con una nota al margen tiene que reproducir la nota completa, incluida la fecha en que se asentó y la oficina que la asentó. Los registros polacos funcionan de manera similar. Los cambios posteriores se escriben en el margen de la inscripción, y una copia completa (odpis zupełny) reproduce la inscripción con esas notas, mientras que una copia abreviada (odpis skrócony) no lo hace. El Reciprocity Schedule del Departamento de Estado indica qué versión se espera de cada país, por lo que conviene consultarlo antes de pedir nada, y así los servicios de traducción de polaco pueden trabajar a partir de la copia correcta.

El mismo principio se aplica a una traducción de acta de matrimonio. Una nota que registre un divorcio, una anulación o una corrección puede importar tanto como el texto principal, y una traducción de acta de matrimonio en polaco que omita una corrección al margen ya no coincide con el documento que el oficial puede ver.

Firmas, escritura a mano, códigos y numeración

Varios elementos más pequeños se pasan por alto con facilidad porque no son palabras en el sentido habitual. Cada uno tiene una forma estándar de aparecer en la traducción.

• Una firma se muestra como "[firma]", seguida del nombre impreso o del cargo que la acompaña, si lo hay.
• Las anotaciones manuscritas se transcriben y se identifican como manuscritas, para que el oficial sepa qué partes se llenaron a mano.
• Un código de barras o un código QR se muestra como "[código de barras]" o "[código QR]", junto con cualquier número impreso debajo.
• Los números de página, los números de serie y los números de libro y de inscripción se copian exactamente como aparecen.
• Una marca de agua o un patrón de fondo impreso se describe cuando contiene palabras.

La escritura a mano exige el mayor cuidado. En muchos formularios antiguos los registradores llenan a mano los nombres, los lugares y las fechas, y una letra mal leída puede crear una discrepancia con el pasaporte o con la solicitud. Cuando son posibles dos lecturas, el traductor no elige una en silencio. La palabra dudosa se marca, de modo que la discrepancia queda a la vista y no oculta.

El reverso de la página y las hojas adjuntas

Si un documento tiene escritura en el reverso, la traducción la incluye. Los datos de registro, las anotaciones de enmienda y los sellos adicionales suelen estar en el reverso, y un escaneo solo del anverso los pierde. Un traductor no puede traducir lo que nunca se le entregó, por lo que se deben escanear ambos lados de cada hoja, incluidos los reversos en blanco. Un reverso en blanco se registra entonces como "[reverso en blanco]", y el oficial puede ver que no se omitió nada.

Las páginas adjuntas siguen la misma regla. Un registro que viene con una hoja de portada, un extracto engrapado o una segunda página de anotaciones se traduce como un solo conjunto, en el orden del original, y cada anexo se identifica para que pueda relacionarse con su página de origen.

Cómo se marcan las partes ilegibles y en blanco

Una palabra que no se puede leer se marca "[ilegible]", y una palabra parcialmente legible se muestra con las letras legibles y una nota como "[parcialmente ilegible]". Un campo en blanco de un formulario se registra como en blanco, porque un campo que aparece en el original pero falta en la traducción parece una omisión. El texto tachado se transcribe y se indica que está tachado.

Estas convenciones importan porque USCIS puede emitir una Solicitud de evidencia (RFE) o una Notificación de intención de denegar (Notice of Intent to Deny) cuando una traducción está incompleta, y la política de USCIS también permite que un oficial deniegue una solicitud sin pedir antes más evidencia cuando la evidencia inicial es insuficiente. Una traducción que omite en silencio un sello o una nota al margen está incompleta justamente en ese sentido. La traducción automática no resuelve el problema, ya que no lleva una certificación humana y maneja mal los sellos, las abreviaturas y los nombres.

Qué revisar antes de presentar la traducción

Compara la traducción con el original página por página. Cada sello, firma, nota al margen y número del original debe tener su corchete o línea correspondiente en la versión en inglés, y el reverso de cada hoja debe estar contemplado. Los nombres, las fechas y los números de registro deben coincidir con el pasaporte y con el formulario que se presenta. El abogado o representante acreditado decide qué registros van en la solicitud.

En el caso de un acta de defunción, revisa de la misma manera los sellos de la oficina emisora y cualquier nota de registro. Nuestra traducción de acta de defunción sigue el formato del original para que cada elemento traducido pueda rastrearse hasta su origen.