Những điểm chính
- Affidavit hoặc bản tuyên bố bằng tiếng nước ngoài được dịch đầy đủ sang tiếng Anh và nộp kèm giấy chứng nhận có chữ ký của công ty dịch thuật, xác nhận bản dịch chính xác, đầy đủ và do người có đủ năng lực thực hiện.
- Affidavit về quan hệ hôn nhân trong hồ sơ I-130 và I-751, affidavit về việc sinh dùng làm bằng chứng thứ cấp, và bản khai về tình trạng độc thân là những loại affidavit thường được lập ở nước ngoài nhất.
- Một bản khai ở ngôi thứ nhất vẫn giữ nguyên ngôi thứ nhất, nên bản dịch không bao giờ biến lời kể của chính người ký thành lời mô tả ở ngôi thứ ba hay một bản tóm tắt.
- Biên dịch viên giữ nguyên cách diễn đạt của người ký, kể cả những cụm từ mơ hồ và lối nói thân mật, và không bao giờ biến một câu thiếu chính xác thành ngày tháng hay con số cụ thể.
- Số giấy tờ tùy thân được chép đúng như in, còn chữ ký, dấu vân tay, ghi chú viết tay, con dấu, triện và chữ ở mặt sau trang giấy đều được dịch hoặc mô tả.
- Lời tuyên thệ được dịch đúng như trong bản gốc, không thêm những cụm từ mượn từ các affidavit bằng tiếng Anh.
- Ghi chú cho biết bản khai đã được thông dịch bằng lời cho người ký nghe sẽ được dịch từng chữ, và giấy chứng nhận thông dịch là một tài liệu riêng, khác với giấy chứng nhận bản dịch.
- Những điểm khác nhau giữa các affidavit, hoặc giữa affidavit với một giấy tờ hộ tịch, vẫn được giữ nguyên trong bản dịch, và biên dịch viên báo cho khách hàng trước khi giao bài thay vì tự sửa.
- Với affidavit theo mẫu của cơ quan nước ngoài, phần chữ in sẵn và phần được điền vào được dịch tách bạch, còn với thư cá nhân thì bản dịch bám theo các đoạn văn và nét chữ viết tay của bản gốc.
- Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định nộp những bản khai nào, và mỗi bản khai được công ty dịch thuật chứng nhận riêng trước khi đưa vào hồ sơ.
Affidavit hoặc bản tuyên bố được lập ở nước ngoài được dịch đầy đủ sang tiếng Anh, ở ngôi thứ nhất, đúng theo cách diễn đạt của người ký, và được nộp cho USCIS cùng giấy chứng nhận của công ty dịch thuật. Quy định của USCIS yêu cầu có bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài, và lời khai của nhân chứng cũng được coi là một tài liệu, dù chỉ dài nửa trang.
Affidavit về quan hệ hôn nhân, affidavit về việc sinh và bản khai về tình trạng độc thân mô tả những sự việc mà không hồ sơ chính thức nào ghi lại, nên bản tiếng Anh là thứ duy nhất viên chức có để xem xét. Một bản dịch affidavit được chứng nhận phải chuyển tải nguyên văn lời kể, không sửa lại và không làm cho nó trang trọng hơn so với cách người ký đã viết.
Affidavit và bản tuyên bố được lập ở nước ngoài cho hồ sơ USCIS
Người thân và bạn bè sống ở nước ngoài thường viết bản khai cho hồ sơ Form I-130 hoặc Form I-751, mô tả họ biết cặp đôi như thế nào, đã thấy gì trong đám cưới và gia đình sinh hoạt ra sao kể từ đó. Khi không có hồ sơ gốc, đương đơn có thể nộp affidavit của những người trực tiếp biết về việc sinh, và USCIS coi đó là bằng chứng thứ cấp sau khi đương đơn chứng minh được rằng không thể lấy được hồ sơ gốc. Một số lãnh sự quán và cơ quan nước ngoài yêu cầu bản khai về tình trạng độc thân. Người tự nộp đơn theo VAWA hoặc người xin tị nạn có thể bổ sung lời khai của nhân chứng ở quê nhà, và hồ sơ xin miễn trừ khó khăn thường có thư ủng hộ của những người thân vẫn đang sống ở nước của đương đơn.
Các tài liệu này khác nhau về hình thức, nhưng bản gốc luôn bằng ngôn ngữ của người ký và viên chức chỉ có thể dựa vào bản tiếng Anh. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định nộp những bản khai nào, và việc dịch chỉ bắt đầu sau quyết định đó.
Bản dịch affidavit giữ nguyên ngôi thứ nhất
Một bản khai bắt đầu bằng câu "Tôi gặp chồng tôi vào năm 2016" được dịch thành "I met my husband in 2016". Câu đó không trở thành "The declarant met her husband" và cũng không bị rút gọn thành bản tóm tắt. Viên chức đang đánh giá lời kể của chính một con người, và việc chuyển sang ngôi thứ ba biến lời kể ấy thành lời mô tả của người khác về nó.
Cách diễn đạt được giữ nguyên như đã viết. Nếu người ký dùng một cách nói thân mật, bản dịch dùng một cách nói thân mật trong tiếng Anh có cùng nghĩa. Nếu một câu mơ hồ, chẳng hạn "chúng tôi sống với nhau một thời gian", câu tiếng Anh cũng mơ hồ như vậy và không biến thành "khoảng hai năm". Ngày tháng giữ nguyên dạng như trong bản gốc, và nếu không phải dương lịch thì nêu rõ loại lịch. Tên riêng được viết theo cách các giấy tờ tùy thân đánh vần. Một tên tiếng Ả Rập có thể có nhiều cách viết tiếng Anh được chấp nhận, vì vậy một bản dịch affidavit tiếng Ả Rập dùng cách viết trong hộ chiếu từ dòng đầu đến dòng cuối.
Tiêu đề, lời tuyên thệ, phần chữ ký và con dấu
Một affidavit thường mở đầu bằng tiêu đề nêu tên tài liệu, địa điểm và ngày lập. Tiếp theo là phần mở đầu theo mẫu, trong đó người ký nêu họ tên, tuổi, địa chỉ và số giấy tờ tùy thân, rồi đến phần nội dung, câu kết khẳng định nội dung là đúng sự thật và phần chữ ký. Mỗi phần được dịch theo đúng thứ tự. Số giấy tờ tùy thân được chép đúng như in, với từng chữ cái, chữ số và dấu phân cách, vì viên chức có thể đối chiếu chúng với hộ chiếu hoặc thẻ căn cước quốc gia đã nộp ở nơi khác.
Lời tuyên thệ được dịch đúng như trong bản gốc. Một dòng kết nói rằng người ký tuyên bố các sự việc là đúng sự thật sẽ được dịch đúng như vậy, không thêm cách diễn đạt pháp lý mượn từ affidavit bằng tiếng Anh. Chữ ký được mô tả trong ngoặc vuông, ví dụ "[signature]", còn phần viết tay thêm vào, dấu vân tay và ghi chú bên lề được mô tả hoặc chép lại. Con dấu và triện chính thức được dịch, kể cả tên cơ quan cấp và số đăng ký nếu có. Phần không đọc được thì đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán. Mọi thứ in ở mặt sau trang giấy cũng được dịch, vì một bản dịch đầy đủ bao gồm mọi yếu tố mà viên chức có thể nhìn thấy.
Ghi chú rằng bản khai đã được thông dịch cho người ký
Một số bản tuyên bố được viết bằng ngôn ngữ mà người ký không đọc được, và sau đó một người khác giải thích nội dung bằng lời trước khi người ký ký tên. Ghi chú ghi lại việc này thường nằm ở cuối tài liệu. Bản dịch tái hiện ghi chú đó từng chữ, để viên chức thấy rằng lời khai đến với người ký thông qua một người khác.
Bản tuyên bố được viết bằng tiếng Anh và do một người không hiểu tiếng Anh ký thuộc một nhóm khác. Tòa di trú mong đợi có giấy chứng nhận thông dịch cho trường hợp này, tách biệt với giấy chứng nhận bản dịch. Dịch thuật là việc chuyển đổi tài liệu bằng văn bản, còn thông dịch là chuyển đổi lời nói bằng miệng, nên công ty dịch thuật chứng nhận loại đầu chứ không phải loại sau. Bài viết về dịch các bản tuyên bố xin tị nạn trình bày chi tiết hơn về quy định của tòa.
Những điểm không khớp giữa các affidavit không được sửa
Khi hai người thân mô tả cùng một đám cưới với hai ngày khác nhau, hoặc một affidavit về việc sinh ghi tên người mẹ khác với bản dịch giấy khai sinh, biên dịch viên để nguyên sự khác biệt đó. Mỗi bản dịch tái hiện đúng những gì tài liệu của nó ghi. Việc đổi một ngày hay gộp hai cách viết sẽ khiến bản tiếng Anh không khớp với bản gốc, và viên chức khi so sánh hai bản có thể nghi ngờ toàn bộ hồ sơ.
Nếu biên dịch viên thấy một điểm khác biệt có vẻ là sơ suất, bước hữu ích là báo cho khách hàng trước khi giao bài, kèm ghi chú về vị trí của nó. Khi đó khách hàng hoặc luật sư có thể quyết định có nên xin một bản khai đã được chỉnh lại hay không. Điều này cũng áp dụng cho những chi tiết mâu thuẫn với bản dịch giấy chứng nhận kết hôn trong cùng bộ hồ sơ. Bảng đối ứng của Bộ Ngoại giao nên được tra cứu khi sự mâu thuẫn liên quan đến một giấy tờ hộ tịch, vì bảng này cho biết quốc gia cấp phát hành phiên bản nào của giấy tờ đó.
Affidavit theo mẫu của cơ quan nước ngoài và thư cá nhân
Nhiều nước có mẫu chuẩn cho các bản tuyên bố có ký tên. Mẫu có tiêu đề in sẵn, các đoạn được đánh số, những dòng trống được điền bằng tay hoặc đánh máy, và thường có số đăng ký cùng tem lệ phí. Một lá thư cá nhân không có cấu trúc như vậy: có thể viết tay, không có tiêu đề và chạy liền thành một đoạn dài. Với tài liệu theo mẫu, phần chữ in sẵn và phần được điền vào được dịch tách riêng trong bố cục, để viên chức thấy chữ nào đến từ mẫu và chữ nào đến từ người ký. Với thư, biên dịch viên bám theo các chỗ ngắt đoạn, ngắt dòng và nét chữ viết tay như trong bản gốc.
Ngôn ngữ cũng làm thay đổi công việc. Các bản khai bằng tiếng Tây Ban Nha thường dựa vào những công thức pháp lý cố định không có từ tương đương trực tiếp trong tiếng Anh, nên một bản dịch affidavit tiếng Tây Ban Nha chuyển tải ý nghĩa của công thức đó mà không thêm từ. Các bản khai từ Haiti đặt ra cùng vấn đề với tiếng Creole Haiti, và dịch vụ dịch tiếng Creole Haiti của Texliff xử lý chúng theo cùng cách.
Trước khi đặt dịch, hãy chuẩn bị bản quét rõ nét của mọi trang, kể cả mặt sau, và liệt kê từng tên đúng như trong hộ chiếu của người ký. Texliff chuẩn bị mỗi bản khai kèm giấy chứng nhận riêng trong khuôn khổ dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS, để luật sư có thể đính kèm từng affidavit vào hồ sơ như một tài liệu riêng.