Dịch giấy khai sinh sửa đổi để nộp USCIS: cả hai phiên bản

Giấy khai sinh sửa đổi hoặc đã đính chính được dịch sao cho cả mục ghi gốc lẫn phần đính chính đều xuất hiện, mỗi phần kèm ngày tháng và cơ quan đã thực hiện. Khi hồ sơ USCIS có cả hồ sơ cũ lẫn hồ sơ mới, viên chức sẽ so sánh chúng. Nếu chỉ dịch bản đã đính chính, viên chức sẽ thắc mắc điều gì đã thay đổi và ai đã phê duyệt thay đổi đó.

Ba cách cơ quan hộ tịch đính chính hồ sơ khai sinh

Các cơ quan hộ tịch thường đính chính hồ sơ theo ba cách, và mỗi cách tạo ra một loại giấy tờ khác nhau. Cách thứ nhất là ghi chú bên lề: cơ quan hộ tịch viết phần đính chính bên cạnh hoặc bên dưới mục ghi gốc, thường kèm ngày tháng, chữ ký của viên chức và con dấu. Các cơ quan hộ tịch nói tiếng Tây Ban Nha dùng những thuật ngữ như rectificación cho việc này, còn các quốc gia khác có thông lệ riêng với tên gọi khác.

Cách thứ hai là giấy khai sinh cấp lại. Cơ quan hộ tịch cấp một văn bản mới với dữ liệu đã đính chính, còn giấy khai sinh cũ vẫn nằm trong giấy tờ của gia đình. Cách thứ ba là quyết định của tòa án. Thẩm phán xác định rằng một mục về họ tên, ngày tháng hoặc quan hệ cha mẹ con là sai, sau đó cơ quan hộ tịch thi hành quyết định bằng cách ghi chú vào hồ sơ hoặc cấp một bản mới. Một người nộp đơn có thể giữ cả ba loại giấy tờ cho cùng một lần sinh.

Loại giấy tờ nào tồn tại tùy thuộc vào quốc gia và cơ quan hộ tịch, vì vậy người nộp đơn nên xem cơ quan hộ tịch thực tế đã cấp những gì trước khi đặt bất kỳ bản dịch nào. Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao liệt kê mỗi quốc gia cấp những giấy tờ hộ tịch nào và phiên bản nào được chấp nhận, và cả viên chức xét duyệt của USCIS lẫn viên chức lãnh sự đều dựa vào đó.

Dịch giấy khai sinh có ghi chú: mục ghi, ghi chú và con dấu

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài, kèm chứng nhận là đầy đủ và chính xác, đó chính là những gì dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS cung cấp. Với hồ sơ có ghi chú, đầy đủ nghĩa là mục in sẵn được dịch đúng như hiện có và ghi chú bên lề được dịch như một phần riêng, đặt đúng vị trí của nó trên trang. Biên dịch viên không gộp hai phần này lại và cũng không âm thầm áp dụng phần đính chính vào dòng gốc.

Giả sử mục ghi gốc là "Jon" và ghi chú nêu rằng tên là "John". Bản dịch thể hiện "Jon" trong ô tên, rồi dịch ghi chú ở vị trí bên lề, đánh dấu là viết tay nếu đúng như vậy. Ngày ghi chú, họ tên và chức danh của viên chức, cơ quan hộ tịch, cùng mọi con dấu hay dấu nổi đều được dịch hoặc mô tả trong ngoặc vuông. Phần nào không đọc được sẽ ghi [illegible] thay vì đoán. Bài viết về dịch con dấu, dấu nổi và ghi chú viết tay trình bày chi tiết hơn về các dấu này.

Viên chức cần có thể đặt từng dòng đã dịch cạnh dòng nguồn tương ứng, kể cả phần lề, nên bản dịch bám sát trang giấy đến mức một ghi chú bên lề vẫn nằm ở bên lề.

Giấy khai sinh cấp lại và quyết định của tòa án làm căn cứ đính chính

Giấy khai sinh cấp lại là một tài liệu riêng với ngày cấp riêng, chi tiết đăng ký riêng và thường là một viên chức khác. Giấy này được dịch riêng và chứng nhận riêng. Không có nội dung nào của bản cấp lại được đưa ngược vào bản dịch của hồ sơ cũ, và không có nội dung nào của hồ sơ cũ được chuyển sang bản mới. Nếu bản cấp lại nêu rằng nó hủy bỏ hoặc thay thế một giấy khai sinh trước đó, câu đó được dịch như mọi dòng khác.

Quyết định của tòa án cũng được dịch đầy đủ. Viên chức cần tên tòa án, số vụ việc, ngày tháng, các bên liên quan, phần lập luận khi tòa có nêu, và chính phần quyết định có hiệu lực, tức là phần yêu cầu cơ quan hộ tịch phải sửa những gì. Con dấu, chữ ký của thư ký tòa án và mọi ghi chú cho biết quyết định đã có hiệu lực chung thẩm đều thuộc về bản dịch. Khi việc đính chính dựa trên lời khai của nhân chứng hoặc một bản khai có chữ ký, dịch bản khai có tuyên thệ (affidavit) tuân theo cùng quy tắc về tính đầy đủ, và mọi tài liệu tiếng nước ngoài trong bộ hồ sơ đều cần chứng nhận riêng.

Vì sao cả hai phiên bản của giấy khai sinh đều cần được dịch

Viên chức chỉ thấy giấy khai sinh đã đính chính thì không có hồ sơ nào về bản trước đó, trong khi hộ chiếu, một đơn xin visa cũ hoặc học bạ có thể vẫn ghi cách viết hoặc ngày tháng ban đầu. Khi đó sự không khớp trông như một mâu thuẫn trong danh tính của người nộp đơn, dù thực tế đó là một việc đính chính có tài liệu. Khi hồ sơ có cả hai phiên bản và quyết định, mỗi loại đều đã được dịch, viên chức có thể theo dõi quá trình từ mục ghi đầu tiên đến mục ghi hiện tại.

Khi bản dịch bị thiếu, không đầy đủ hoặc không được chứng nhận, USCIS có thể gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny), và viên chức cũng có thể từ chối hồ sơ mà không cần yêu cầu khi bằng chứng ban đầu không đủ. Thiếu bản dịch của phiên bản trước là một khoảng trống dễ tránh. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định nộp những gì; công ty dịch thuật dịch bất cứ thứ gì được nộp, một cách đầy đủ và ở dạng có thể đối chiếu với bản nguồn.

Dịch máy không đáp ứng yêu cầu. Bản dịch máy không có chứng nhận của con người, và xử lý kém họ tên, ngày tháng và thuật ngữ pháp lý, chính là những yếu tố mà một hồ sơ sửa đổi thay đổi.

Theo dõi họ tên, ngày tháng hoặc cha mẹ đã đính chính xuyên suốt hồ sơ

Họ tên đã đính chính, ngày sinh đã đính chính hoặc một người cha hay mẹ được bổ sung về sau cần được viết và định dạng giống nhau trong bản dịch giấy khai sinh, bản dịch quyết định của tòa án và các biểu mẫu. Hộ chiếu là ngoại lệ. Nếu hộ chiếu vẫn ghi cách viết cũ, bản dịch không thay đổi điều đó, vì biên dịch viên tái hiện đúng những gì từng tài liệu ghi, và toàn bộ hồ sơ sẽ giải thích sự khác biệt.

Việc đính chính họ tên thường liên quan đến một hồ sơ đổi tên riêng. Giấy tờ đổi tên được dịch theo cùng cách: tên cũ, tên mới và cơ quan đã phê duyệt thay đổi. Bài viết về giấy tờ đổi tên cho Form I-90 cho thấy cách này vận hành trong một hồ sơ thẻ xanh.

Ngôn ngữ nguồn có thể làm thay đổi những gì xuất hiện trên trang. Dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha cần giữ mọi tham chiếu mà ghi chú nêu về nghị quyết hoặc phán quyết làm căn cứ. Bản trích lục đầy đủ hồ sơ khai sinh của Ba Lan có thể gồm những mục ghi về các thay đổi sau này, và dịch vụ dịch tiếng Ba Lan dịch các mục đó cùng với hồ sơ chính thay vì xem chúng là phụ.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch

Trước khi đặt dịch, người nộp đơn thu thập mọi phiên bản của hồ sơ: giấy khai sinh gốc, bản có ghi chú, bản cấp lại, và quyết định của tòa án kèm tình trạng chung thẩm. Mỗi trang được quét cả hai mặt, vì con dấu và ghi chú đôi khi nằm ở mặt sau. Người nộp đơn cũng kiểm tra mục Reciprocity Schedule của quốc gia đó, để phiên bản được dịch là bản mà USCIS hoặc lãnh sự quán sẽ chấp nhận.

Texliff cung cấp chứng nhận riêng cho từng tài liệu. Trang của chúng tôi về dịch giấy khai sinh được chứng nhận mô tả những gì bản dịch thể hiện. Sau đó luật sư hoặc người đại diện của người nộp đơn có thể quyết định phiên bản nào được đưa vào hồ sơ nộp.