Dịch mô tả khóa học để thẩm định bằng cấp và nộp USCIS

Khi một đơn vị thẩm định bằng cấp yêu cầu mô tả khóa học, có ba loại tài liệu đáp ứng yêu cầu đó: catalog khóa học chính thức của các năm học, đề cương môn học có chữ ký hoặc con dấu của khoa, hoặc bảng kê môn học do phòng đào tạo cấp. Mỗi loại đều cần một bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận, vì quy định của USCIS yêu cầu mọi tài liệu tiếng nước ngoài nộp kèm đơn phải được dịch đầy đủ và được chứng nhận. Đơn vị thẩm định đọc bản tiếng Anh để đánh giá nội dung của một bằng cấp nước ngoài, nên các mô tả khóa học trở thành chứng cứ trong cùng hồ sơ với bằng tốt nghiệp.

Những tài liệu nào được coi là mô tả khóa học đối với đơn vị thẩm định

Các đơn vị thẩm định dùng mô tả khóa học để so sánh những gì sinh viên đã học với nội dung của một bằng cấp Hoa Kỳ. Yêu cầu này thường đi kèm hồ sơ H-1B, EB-2 hoặc EB-3, đơn xin cấp phép hành nghề hoặc hồ sơ nhập học đại học. Yêu cầu của đơn vị thẩm định nêu rõ họ cần gì, còn luật sư hoặc đại diện được công nhận quyết định những gì được đưa vào hồ sơ nộp.

Catalog hoặc niên giám chính thức của những năm sinh viên theo học liệt kê từng môn với tên môn, số tín chỉ hoặc số giờ và phần tóm tắt nội dung ngắn. Đề cương môn học là bản phác thảo của khoa cho một môn, thường có chữ ký hoặc con dấu của khoa. Bảng kê hoặc danh sách môn học của phòng đào tạo thường được in trên giấy có tiêu đề của trường và đóng dấu. Một bản dịch hướng dẫn khóa học bao gồm cả ba loại, và mỗi loại được dịch như một tài liệu hoàn chỉnh.

Mô tả khóa học đi cùng các hồ sơ nêu tên các môn học. Bảng điểm liệt kê tên môn và điểm, bằng tốt nghiệp xác nhận bằng cấp, còn catalog giải thích mỗi tên môn bao gồm những gì. Đơn vị thẩm định chỉ có thể đối chiếu chúng khi tất cả được dịch nhất quán.

Công ty dịch thuật xử lý tên môn học, số tín chỉ và môn tiên quyết như thế nào

Một mô tả khóa học rất ngắn, nhưng phần nào cũng chứa thông tin. Tên môn cho biết chủ đề, số tín chỉ hoặc số giờ cho thấy môn đó chiếm bao nhiêu trong chương trình, môn tiên quyết cho thấy chương trình được sắp xếp theo trình tự ra sao, và phần tóm tắt nội dung cho thấy những gì đã được học. Bản dịch được chứng nhận giữ nguyên từng phần đúng như bản gốc. Đề cương môn học có thể còn kèm lịch học theo tuần, danh mục tài liệu đọc và cách tính điểm, và những phần này được dịch như phần còn lại của trang.

Biên dịch viên không thêm chi tiết mà bản gốc không có. Nếu một mục trong catalog chỉ ghi "Organic Chemistry, 4 credits, prerequisite: General Chemistry II", thì bản tiếng Anh cũng chỉ ghi đúng như vậy. Biên dịch viên không diễn giải danh sách chủ đề ngắn gọn thành câu đầy đủ, không quy đổi tín chỉ sang tín chỉ học kỳ của Hoa Kỳ và không mô tả một môn là tương đương với bất cứ môn nào. Tương đương là đánh giá của đơn vị thẩm định, và một bản dịch đoán trước điều đó sẽ làm thay đổi chứng cứ.

Số tín chỉ và số giờ giữ nguyên đơn vị mà trường đã dùng. Có trường tính theo số giờ học mỗi tuần, có trường tính theo tổng số giờ mỗi học kỳ, và có nơi dùng hệ thống tín chỉ quốc gia. Bản dịch giữ nguyên con số và nhãn gốc. Mã môn học, số lớp và chữ viết tắt của khoa được giữ như bản in, và chỉ khi chính bản gốc giải thích chữ viết tắt thì phần giải nghĩa tiếng Anh mới được đặt trong ngoặc vuông.

Vì sao tên môn học phải khớp với bảng điểm

Cùng một môn học xuất hiện trên bảng điểm và trong catalog, và đơn vị thẩm định so sánh hai nơi này. Nếu bản dịch bảng điểm ghi "Mathematical Analysis I" còn bản dịch catalog ghi "Calculus 1" cho cùng một tên môn bằng tiếng Tây Ban Nha hoặc tiếng Trung, đơn vị thẩm định phải đoán xem đó là hai môn hay một môn. Sự không khớp như vậy có thể dẫn đến yêu cầu làm rõ từ đơn vị thẩm định hoặc từ viên chức USCIS đọc cả hai tài liệu.

Cách khắc phục là dịch bảng điểm và các mô tả khóa học như một bộ, với một cách dịch tiếng Anh duy nhất cho mỗi tên môn. Khi bảng điểm đã được một nhóm khác dịch trước đó, tên các môn học trong đó được đối chiếu với các mục trong catalog trước khi bắt đầu công việc mới. Điều này cũng áp dụng cho tên trường, tên khoa và tên bằng cấp, những tên cần được ghi giống nhau trong bằng tốt nghiệp, bảng điểm và catalog. Một bản dịch bảng điểm tiếng Trung là ví dụ thường gặp, vì tên môn học tiếng Trung thường có nhiều cách dịch tiếng Anh khả dĩ và việc chọn phải được thực hiện một lần. Vì lý do này, dịch vụ dịch tiếng Trung của Texliff xử lý catalog và bảng điểm cùng nhau.

Tên người cũng theo cùng logic đó. Tên giảng viên được nêu trong đề cương được phiên âm giống cách tên của chính sinh viên xuất hiện trong hộ chiếu và bằng tốt nghiệp, để cách viết nhất quán trong toàn bộ hồ sơ.

Cách xử lý một catalog rất dài

Catalog của một trường đại học có thể dài hàng trăm trang, và đơn vị thẩm định hiếm khi cần tất cả. Luật sư hoặc đơn vị thẩm định chọn các môn quan trọng đối với bằng cấp đang được đánh giá, thường là các môn có trên bảng điểm của sinh viên. Sau đó công ty dịch thuật dịch đầy đủ từng mục đã chọn. Họ không tóm tắt các mục và không rút ngắn những mô tả mà họ thấy dài.

Việc chọn lọc không làm mất nhu cầu xác định nguồn. Mỗi trích đoạn được ghi rõ catalog mà nó lấy ra: tên trường, năm học và số trang của các mục. Trang tiêu đề và trang có thông tin nhà xuất bản cũng được dịch, vì chúng cho thấy các mục đó đến từ đâu. Nếu không có phần xác định này, viên chức không thể biết các mục đã dịch có thuộc những năm sinh viên theo học hay không.

Đề cương môn học hoặc bảng kê của phòng đào tạo thì khác, vì đó là một tài liệu đơn lẻ và toàn bộ tài liệu được dịch, bao gồm phần đầu trang, chân trang, chữ ký và con dấu. Việc chọn các mục chỉ áp dụng cho loại ấn phẩm tham khảo như catalog.

Giấy chứng nhận bao quát một bộ trích đoạn như thế nào

Giấy chứng nhận ghi tên, chữ ký, ngày và thông tin liên hệ của biên dịch viên, một tuyên bố về năng lực ở cả hai ngôn ngữ và một tuyên bố rằng bản dịch đầy đủ và chính xác. Với các trích đoạn catalog, giấy chứng nhận còn phải nêu rõ phần nào đã được dịch. Một dòng như "các mục của Khoa Kỹ thuật, trang 112 đến 118 và 140 đến 144, của catalog năm 2014 đến 2015" cho viên chức biết chính xác giấy chứng nhận bao quát những gì. Mỗi tài liệu nên có giấy chứng nhận riêng thì an toàn hơn, nên đề cương môn học và trích đoạn catalog mỗi loại sẽ có giấy chứng nhận của mình.

Giấy chứng nhận không nói rằng bất kỳ môn học nào tương đương với bất cứ môn nào, và cũng không khẳng định các trích đoạn là những trang liên quan duy nhất. Nó chỉ bao quát những trang được cung cấp. Phần chữ không đọc được được đánh dấu "[illegible]", còn con dấu và chữ ký được mô tả trong ngoặc vuông, như trong mọi bản dịch được chứng nhận khác.

Kiểm tra bộ bản dịch trước khi gửi

Đơn vị thẩm định xem xét bộ bản dịch như một tổng thể, nên bộ bản dịch cũng cần được kiểm tra như một tổng thể. Tên môn học được so với bảng điểm, số tín chỉ được so với bản gốc, còn tên trường và tên bằng cấp được so với bằng tốt nghiệp. Năm học và số trang ghi trên mỗi trích đoạn được đối chiếu với catalog gốc.

Đơn vị thẩm định làm việc từ bản tiếng Anh, nên một bản dịch hướng dẫn khóa học tiếng Tây Ban Nha tuân theo cùng các quy tắc như bản dịch từ bất kỳ ngôn ngữ nào khác. Mỗi đơn vị thẩm định tự đặt ra yêu cầu riêng, và yêu cầu của họ là thứ đầu tiên cần đọc. Việc nên chọn thẩm định bằng cấp hay chỉ cần dịch bằng tốt nghiệp được trình bày trong bài so sánh dịch bằng tốt nghiệp với thẩm định bằng cấp, và trang dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS liệt kê các hồ sơ khác mà một đơn thỉnh cầu có thể cần.

Trước khi đặt dịch, hãy chuẩn bị bảng điểm, các trang catalog mà đơn vị thẩm định đã nêu và bản gốc bằng tốt nghiệp, đồng thời xác nhận với luật sư những mục nào được chọn. Texliff dịch cả bộ hồ sơ học vấn cùng nhau, bao gồm bản dịch bằng tốt nghiệp, để tên môn, tên riêng và số tín chỉ được ghi giống nhau trong mọi tài liệu.