Những điểm chính
- Mọi giấy tờ Cuba nộp kèm Form I-485 đều cần bản dịch tiếng Anh đầy đủ và giấy chứng nhận có chữ ký của biên dịch viên về năng lực và độ chính xác, theo quy định của USCIS.
- Các giấy tờ Cuba chứng minh quốc tịch và nhân thân gồm hộ chiếu, carnet de identidad, certificación de nacimiento và đôi khi là certificación de ciudadanía.
- Số tomo và folio, huyện (municipality) và tỉnh (province) trên giấy khai sinh Cuba là một phần của tài liệu và được giữ nguyên đúng như in.
- Các ghi chú của cơ quan đăng ký trên bản ghi khai sinh Cuba, chẳng hạn như chỉnh sửa hoặc công nhận, được dịch trên các dòng riêng để viên chức có thể đối chiếu với bản gốc.
- Mặt sau của carnet de identidad và mọi trang hộ chiếu có đóng dấu được nộp đều cần dịch, và những mục không đọc được sẽ được đánh dấu là không đọc được thay vì đoán.
- Tên được viết theo cách viết trong hộ chiếu, và cả hai họ của người Cuba được giữ nguyên theo thứ tự in trên từng giấy tờ, không gộp lại hay bỏ bớt.
- Hồ sơ I-94 và hồ sơ parole được cấp bằng tiếng Anh nên không cần dịch, nhưng tên trên các giấy tờ Cuba đã dịch cần dễ đối chiếu với các hồ sơ này.
- Trước khi đặt dịch, hãy xem mục Cuba trong Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ để biết những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại và phiên bản nào được chấp nhận.
- Khi cơ quan đăng ký hộ tịch Cuba không thể cấp một giấy tờ, người nộp đơn chứng minh giấy tờ đó không có sẵn và nộp bằng chứng thứ cấp, và mỗi tài liệu tiếng Tây Ban Nha đều cần bản dịch được chứng nhận riêng.
Người nộp Form I-485 theo Cuban Adjustment Act cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ của mọi giấy tờ Cuba trong hồ sơ, bắt đầu từ các giấy tờ chứng minh quốc tịch và nhân thân: hộ chiếu, carnet de identidad, certificación de nacimiento do Registro Civil cấp, và đôi khi là certificación de ciudadanía. Đạo luật này áp dụng cho người gốc Cuba và công dân Cuba đã được nhận vào hoặc được parole vào Hoa Kỳ, còn luật sư hoặc đại diện được công nhận sẽ quyết định một người nộp đơn cụ thể có đủ điều kiện hay không và cần nộp những giấy tờ nào.
Quy định của USCIS yêu cầu mỗi tài liệu bằng ngoại ngữ phải được nộp kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ và giấy chứng nhận có chữ ký xác nhận biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ, đồng thời bản dịch đầy đủ và chính xác. Với hồ sơ Cuba, phần việc thực tế nằm ở chỗ tái hiện chính xác các chi tiết đăng ký, đọc chữ viết tay cũ một cách trung thực và giữ mọi cái tên đúng như cách hộ chiếu viết. Một bộ hồ sơ Form I-485 được chuẩn bị bằng dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS tuân theo các quy tắc đó trên từng trang.
Dịch giấy khai sinh Cuba: tomo, folio và mục đăng ký
Giấy khai sinh Cuba do cơ quan đăng ký hộ tịch cấp và dẫn chiếu đến một mục trong sổ đăng ký. Việc dẫn chiếu này dùng số tomo (quyển) và số folio (trang), thường kèm theo huyện (municipality) và tỉnh nơi việc sinh được đăng ký. Các số và tên địa danh này là một phần của tài liệu. Bản dịch giữ nguyên chúng đúng như in, không rút gọn, đổi thứ tự hay định dạng lại.
Các trường thông tin về đứa trẻ, cha mẹ và ngày đăng ký được dịch đầy đủ, cùng với mọi ghi chú mà cơ quan đăng ký thêm vào sau đó, chẳng hạn như chỉnh sửa hoặc công nhận đứa trẻ. Viên chức sẽ so sánh bản tiếng Anh với bản gốc, nên mỗi ghi chú được dịch trên một dòng riêng. Một bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha bỏ sót một ghi chú là chưa đầy đủ, dù các trường chính đều đúng. Thông tin đăng ký được in ngay trên mặt giấy khai sinh, nên một ghi chú bị thiếu hoặc một con số bị thay đổi rất dễ bị viên chức phát hiện.
Carnet de identidad và hộ chiếu: phần nào được dịch
Carnet de identidad là thẻ căn cước quốc gia của Cuba. Bản dịch bao gồm các nhãn in sẵn, số định danh, họ tên đầy đủ, ngày và nơi sinh, ngày cấp, và mọi nội dung được đóng dấu hoặc viết tay ở mặt sau. Mặt sau của thẻ rất dễ bị bỏ sót, và bản dịch bỏ qua phần này là chưa đầy đủ. Những mục không đọc được sẽ được đánh dấu "[illegible]".
Hộ chiếu Cuba được dịch theo từng trang, trang nào có chữ thì dịch trang đó. Trang nhân thân đứng đầu, tiếp theo là các trang có visa, dấu nhập cảnh và xuất cảnh, và các ghi chú xác nhận. Luật sư quyết định những trang hộ chiếu nào được đưa vào hồ sơ, nhưng bất kỳ trang nào được nộp đều cần bản dịch riêng, và mỗi con dấu được ghi thành một mục riêng kèm ngày tháng và cơ quan cấp. Một bản dịch hộ chiếu được chứng nhận được thực hiện theo cùng cách cho mọi hộ chiếu.
Khi certificación de ciudadanía là một phần của hồ sơ, giấy tờ này được dịch như mọi giấy chứng nhận hộ tịch khác. Cơ quan cấp, ngày cấp, cơ sở được nêu cho quốc tịch, từng chữ ký được mô tả trong ngoặc vuông và mọi con dấu đều xuất hiện trong bản tiếng Anh.
Hồ sơ Cuba viết tay và cách viết tên
Các hồ sơ hộ tịch cũ có thể được điền bằng tay, và chữ viết tay cũ không phải lúc nào cũng rõ. Biên dịch viên dịch những gì đọc được và đánh dấu phần còn lại là "[illegible]" thay vì đoán một chữ cái hay một con số. Một chữ cái đoán sai trong tên hoặc một chữ số đoán sai trong ngày tháng có thể gây ra sự không khớp với hộ chiếu, và sự không khớp là loại sai lệch dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE).
Tên được viết theo cách viết trong hộ chiếu. Các giấy tờ tiếng Tây Ban Nha thường ghi tên riêng, sau đó là họ của cha và họ của mẹ, nên một người có thể có hai họ trên giấy tờ này và chỉ một họ trên giấy tờ khác. Bản dịch giữ cả hai họ theo thứ tự in trên từng giấy tờ, không gộp lại hay bỏ bớt họ nào. Nếu một hồ sơ cũ viết tên khác với hộ chiếu, bản dịch thể hiện cách viết trên hồ sơ đó, và luật sư sẽ quyết định có cần một bản giải trình hay không. Một giấy đăng ký kết hôn được dịch cũng được xử lý theo cách tương tự, với họ của mỗi người phối ngẫu được giữ đúng như đã đăng ký.
Hồ sơ I-94 và parole cùng với giấy tờ Cuba
Hồ sơ I-94 và mọi giấy tờ parole được cấp bằng tiếng Anh nên không được dịch. Chúng đảm nhận một vai trò khác trong hồ sơ: chúng cho thấy người nộp đơn nhập cảnh vào Hoa Kỳ bằng cách nào và khi nào, còn các giấy tờ Cuba cho thấy người nộp đơn là ai và đến từ đâu. Nhiệm vụ của biên dịch viên là làm cho tên trên mỗi giấy tờ Cuba, viết theo hộ chiếu, dễ để viên chức đối chiếu với tên trên I-94.
Ngày tháng cũng cần được chú ý như vậy. Các giấy tờ tiếng Tây Ban Nha viết ngày trước tháng, nên bản dịch viết tháng bằng chữ. Nhờ vậy viên chức không thể đọc 03/04 là March 4 trong khi hồ sơ muốn nói April 3. Việc một hồ sơ nhập cảnh có đáp ứng các yêu cầu của Đạo luật hay không là vấn đề pháp lý thuộc về luật sư, và bản dịch không giải quyết vấn đề này.
Khi cơ quan đăng ký hộ tịch Cuba không thể cấp giấy tờ
Người nộp đơn không thể xin được giấy chứng nhận mới từ cơ quan đăng ký hộ tịch Cuba trước tiên nên xem mục Cuba trong bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ. Bảng này liệt kê những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, ai cấp và phiên bản nào được chấp nhận, nên kiểm tra trước khi đặt dịch sẽ giúp tránh phải trả tiền dịch nhầm phiên bản.
Nếu một giấy tờ nói chung không có sẵn, hoặc cơ quan cấp không chịu cung cấp, người nộp đơn chứng minh điều đó bằng văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền hoặc một mục trong bảng quy định, rồi nộp bằng chứng thứ cấp. Các ví dụ thường gặp là hồ sơ nhà thờ hoặc hồ sơ rửa tội, hồ sơ trường học, hồ sơ y tế và bản khai có tuyên thệ của những người trực tiếp biết sự việc, thường là hai người. Mỗi mục bằng chứng thứ cấp bằng tiếng Tây Ban Nha đều cần bản dịch được chứng nhận riêng. Bản khai có chữ ký của một người thân được dịch ở ngôi thứ nhất, giữ nguyên cách diễn đạt gốc, kể cả các phần viết tay. Hướng dẫn về hồ sơ hộ tịch Cuba, Cộng hòa Dominica, Venezuela và Colombia bao quát phạm vi rộng hơn của các giấy tờ đăng ký ở vùng Caribe, và một bộ hồ sơ bằng ngôn ngữ này dễ giữ nhất quán nhất khi dùng một nhà cung cấp dịch vụ dịch tiếng Tây Ban Nha được chứng nhận.
Giấy chứng nhận cho từng giấy tờ Cuba trong hồ sơ
Mỗi giấy tờ Cuba có một giấy chứng nhận nêu rõ tài liệu được dịch và ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, cùng với các tuyên bố về năng lực và độ chính xác. Một giấy chứng nhận riêng cho mỗi tài liệu là cách làm an toàn hơn. Dịch máy không đáp ứng yêu cầu, vì không có chứng nhận của con người và thường làm sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt.
Trước khi đặt dịch, hãy chuẩn bị bản scan rõ nét mặt trước và mặt sau của mọi giấy tờ Cuba, ghi lại tomo và folio trên giấy khai sinh, và đối chiếu từng cái tên với hộ chiếu. Texliff chuẩn bị từng bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận và phần còn lại của bộ giấy tờ nhân thân Cuba từ các bản scan đó.