Visa gia đình F3 và F4: cần bản dịch được chứng nhận mới cho hồ sơ cũ

Hồ sơ F3 và F4 thường cần bản dịch được chứng nhận mới ở giai đoạn National Visa Center (NVC), kể cả khi đơn bảo lãnh ban đầu đã kèm hồ sơ được dịch. Form I-130 được nộp nhiều năm trước buổi phỏng vấn, và các giấy tờ hộ tịch đi kèm sẽ được xem xét lại khi hồ sơ đến NVC rồi đến lãnh sự quán, nên bộ bản dịch phải khớp với những hồ sơ mà gia đình đang giữ vào ngày đó.

Dịch hồ sơ visa F3 và F4: vụ việc dựa trên những hồ sơ nào

Diện F3 gồm con trai, con gái đã kết hôn của công dân Hoa Kỳ, còn diện F4 gồm anh chị em ruột của công dân Hoa Kỳ. Công dân nộp Form I-130, và quan hệ gia đình được chứng minh bằng các giấy tờ hộ tịch. Với hồ sơ anh chị em, các giấy tờ nối hai người qua cha hoặc mẹ chung, nghĩa là giấy khai sinh của người bảo lãnh và của người thụ hưởng được đọc đối chiếu với nhau. Anh chị em cùng cha khác mẹ hoặc cùng mẹ khác cha, và con sinh ngoài giá thú, có thể đưa giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ hoặc hồ sơ công nhận con vào hồ sơ.

Con đã kết hôn có một bộ giấy tờ khác, còn người phối ngẫu và con đi theo (derivative) sẽ bổ sung thêm giấy tờ. Các hồ sơ thường liên quan nhất là:

• Giấy khai sinh của người bảo lãnh, cho thấy người cha hoặc mẹ chung của hai anh chị em.
• Giấy khai sinh của người thụ hưởng, cho thấy cùng người cha hoặc mẹ đó và ngày sinh của người thụ hưởng.
• Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ, khi cuộc hôn nhân của cha mẹ có ý nghĩa đối với mối quan hệ.
• Giấy chứng nhận kết hôn của người thụ hưởng, cùng với quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử đã chấm dứt cuộc hôn nhân trước đó của một trong hai vợ chồng.
• Giấy khai sinh của mỗi người con đi cùng với tư cách người đi theo (derivative).

Mỗi giấy tờ này cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm chứng nhận của biên dịch viên, theo quy định của USCIS. Luật sư hoặc đại diện được công nhận sẽ quyết định vụ việc thực sự cần những giấy tờ nào.

Vì sao NVC có thể yêu cầu bản sao giấy tờ hộ tịch mới cấp

Giấy tờ đến NVC dưới dạng bản quét tải lên cổng CEAC, còn bản gốc hoặc bản sao được chứng thực được mang đến buổi phỏng vấn. Lúc đó, người xem xét sẽ đánh giá giấy tờ theo đúng hiện trạng hiện nay. Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country nêu phiên bản của từng loại giấy tờ hộ tịch mà hồ sơ của mỗi quốc gia được kỳ vọng có, ví dụ bản dài đầy đủ thay vì bản trích lục. Một giấy khai sinh lấy ra từ ngăn kéo sau mười năm có thể là định dạng cũ, bản trích lục, hoặc phiên bản mà cơ quan cấp đã không còn xem là hồ sơ chính.

Khi đó, gia đình đặt cấp bản sao mới từ cơ quan đăng ký rồi dịch bản sao mới đó. Một bản dịch chứng nhận cho đúng một giấy tờ cụ thể, còn hồ sơ được cấp lại có bố cục khác, con dấu khác và đôi khi cách diễn đạt khác. Chứng nhận cũ không áp dụng cho bản mới, một điểm được nói kỹ hơn trong bài về dùng lại bản dịch được chứng nhận cũ.

Quy định về ngôn ngữ khác nhau tùy cơ quan. Giấy tờ hộ tịch không bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi visa được xử lý cần có bản dịch được chứng nhận tại NVC và lãnh sự quán, còn hồ sơ bằng ngôn ngữ chính thức thì có thể không cần. Ngoại lệ này chỉ thuộc về NVC và lãnh sự quán. Mọi thứ gửi cho USCIS phải bằng tiếng Anh.

Hồ sơ Ukraine, Việt Nam và Haiti được cấp lại có thể khác bản gốc

Hồ sơ Ukraine cấp trước năm 1991 thường được viết bằng tiếng Nga hoặc cả tiếng Nga lẫn tiếng Ukraine, còn các hồ sơ sau đó được viết bằng tiếng Ukraine. Người bảo lãnh sinh vào thập niên 1980 có thể đang giữ giấy khai sinh tiếng Nga từ thời nhỏ, trong khi bản sao cấp lại hôm nay có thể khác về ngôn ngữ, bố cục và cách viết tên. Tên được chuyển sang chữ La-tinh theo chuẩn hộ chiếu Ukraine, nên cách viết được chọn cho hồ sơ nộp đầu tiên có thể không khớp với hộ chiếu hiện tại. Bài về giấy tờ Ukraine cho USCIS trình bày cách dịch hai loại hồ sơ này.

Các gia đình Việt Nam cũng gặp khoảng trống tương tự. Giấy khai sinh là giấy chứng nhận sinh, trích lục là bản trích từ sổ đăng ký, và sổ hộ khẩu đã không còn được sử dụng ở Việt Nam. Gia đình chỉ giữ một bản trích lục cũ có thể cần bản sao hiện hành trước buổi phỏng vấn. Hồ sơ gia đình bằng ngôn ngữ này cần dịch giấy khai sinh tiếng Việt và thường thêm nhiều hồ sơ khác thuộc dịch tiếng Việt sang tiếng Anh.

Hồ sơ hộ tịch của Haiti, được cấp bằng tiếng Pháp, cũng đặt ra câu hỏi tương tự về phiên bản nào được Reciprocity Schedule chấp nhận. Biên dịch viên có thể dịch phiên bản có trước mặt, nhưng không thể biến một bản trích lục không được chấp nhận thành hồ sơ được chấp nhận, nên gia đình cần kiểm tra bảng này trước khi đặt dịch.

Cách viết tên thay đổi qua nhiều năm nộp hồ sơ

Đơn bảo lãnh nộp từ mười năm trước có thể ghi một cách viết tên, còn hộ chiếu cấp từ đó đến nay có thể ghi cách khác. Tên tiếng Việt khi thì mất, khi thì giữ dấu ở các biểu mẫu khác nhau, tên Ukraine được chuyển sang chữ La-tinh khác nhau giữa các thế hệ hộ chiếu, và tên tiếng Ả Rập có nhiều cách viết tiếng Anh được chấp nhận. Viên chức đối chiếu tên trên mọi giấy tờ, nên sự không khớp sẽ dẫn đến câu hỏi dù mọi hồ sơ đều là thật.

Bản dịch làm theo giấy tờ gốc, và biên dịch viên không âm thầm sửa cách viết. Điều gia đình có thể kiểm soát là việc chuyển tự: ngay từ đầu nên đưa cho công ty dịch thuật cách viết trong hộ chiếu hiện tại, để cùng một tên được viết giống nhau trong mọi hồ sơ đã dịch. Khi một hồ sơ có cách viết khác với hộ chiếu, bản dịch thể hiện đúng những gì hồ sơ ghi và gia đình có thể giải thích sự khác biệt trong thư giải trình do luật sư soạn.

Một bộ bản dịch cho người thụ hưởng chính và mọi người đi theo

Đặt từng hồ sơ một trong nhiều tháng là cách khiến cách viết và bố cục bị lệch nhau ngay trong một vụ việc. Cách làm tốt hơn là thu thập bản quét của người thụ hưởng chính, người phối ngẫu và từng người con trước khi bắt đầu dịch, rồi đặt cả bộ từ một nhà cung cấp dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS. Chứng nhận riêng cho từng giấy tờ là cách làm an toàn hơn, và họ chung và tên của cha mẹ được giữ nhất quán trên tất cả.

Bộ hồ sơ thường gồm giấy tờ kết hôn của người thụ hưởng, dịch giấy chứng nhận ly hôn trước đó nếu có, giấy khai sinh của người phối ngẫu và giấy khai sinh của từng người con. Dịch giấy khai sinh của người thụ hưởng chính và bản dịch của những người đi theo nên đến từ cùng một đơn đặt, với cùng cách viết tên, cùng định dạng ngày tháng và cùng cách xử lý các con dấu, dấu đóng và mục viết tay. Mọi thứ trên trang đều được dịch, và chỗ nào không đọc được thì được ghi là không đọc được chứ không đoán.

Giấy tờ cho thấy tuổi của người con khi visa được cấp

Tuổi của người con chưa kết hôn có thể ảnh hưởng đến vụ việc, và giấy tờ cho thấy điều đó là giấy khai sinh của người con. Việc một người con cụ thể có còn được coi là con theo luật hay không là câu hỏi dành cho luật sư, không phải biên dịch viên. Điều bản dịch kiểm soát là ngày sinh: ngày đó phải giống nhau trên giấy khai sinh, trên mọi bản sao hộ chiếu và trên mọi hồ sơ có nhắc lại. Nếu bản gốc dùng lịch không phải dương lịch, việc quy đổi phải được làm một lần và áp dụng giống nhau ở mọi nơi.

Trước khi đặt dịch, gia đình nên kiểm tra mục của quốc gia trong Reciprocity Schedule, xác nhận từng hồ sơ là bản được chấp nhận và gửi kèm các trang hộ chiếu hiện tại cùng bản quét. Sau đó Texliff chuẩn bị cả bộ, bao gồm dịch giấy chứng nhận kết hôn cho cuộc hôn nhân của người thụ hưởng, theo một bộ cách viết tên thống nhất.