Dịch bản kê lương hưu cho USCIS: hồ sơ hưu trí nước ngoài

Bản kê lương hưu hoặc hưu trí nước ngoài được dịch đầy đủ, với mọi số liệu, đơn vị tiền tệ, ngày tháng và kỳ chi trả được giữ đúng như bản in, và được nộp kèm giấy chứng nhận của công ty dịch thuật. Hồ sơ lương hưu xuất hiện như tài sản hoặc thu nhập trên Form I-864, như bằng chứng về nguồn tiền đầu tư trong hồ sơ EB-5 và E-2 khi quỹ hưu trí đã được rút ra, và như chứng cứ bổ trợ khi Form I-485 hoặc N-400 hỏi về thu nhập nhận được ở nước ngoài. Các quy tắc chung nằm trong dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS, và một số chi tiết riêng áp dụng cho giấy tờ lương hưu.

Hồ sơ lương hưu và hưu trí cần dịch

Giấy tờ lương hưu khác nhau rất nhiều giữa các quốc gia, và hồ sơ của một người có thể gồm nhiều loại. Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho bất kỳ loại nào không phải bằng tiếng Anh, và giấy chứng nhận cần nêu rõ từng tài liệu mà nó bao gồm. Các loại thường gặp nhất trong hồ sơ di trú là:

• Thư xác nhận lương hưu nhà nước, nêu mức lương hưu hằng tháng, ngày bắt đầu nhận và cơ quan chi trả.
• Bản kê quyền lợi hằng năm hoặc định kỳ của quỹ hưu trí hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội.
• Bản kê tài khoản hưu trí hoặc lương hưu tư nhân cho thấy số dư vào một ngày nhất định.
• Xác nhận khoản nhận một lần, được cấp khi quỹ hưu trí được rút ra hoặc chuyển đi.
• Lịch sử đóng góp, hoặc sổ lao động ghi các năm làm việc có tham gia bảo hiểm.

Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định những tài liệu nào đưa vào hồ sơ. Công ty dịch thuật không lựa chọn giữa các tài liệu này mà dịch những gì được giao.

Số liệu, đơn vị tiền tệ và kỳ chi trả được giữ đúng như bản in

Bản kê lương hưu đã dịch thể hiện số tiền theo đơn vị tiền tệ của bản gốc, viết theo đúng cách bản gốc in. Bản dịch không quy đổi won, real, euro hay peso sang đô la, không làm tròn số và không thêm tổng số mà tài liệu không có. Nếu viên chức hoặc người bảo lãnh cần con số bằng đô la, việc quy đổi thuộc về một ghi chú riêng hoặc về chính biểu mẫu, không nằm trong bản dịch của bản kê.

Kỳ chi trả cũng cần cẩn trọng như vậy. Nếu bản gốc ghi quyền lợi được chi trả hằng tháng, hằng quý hoặc hai lần một năm thì bản tiếng Anh phải đọc đúng như thế, vì người đọc nhầm khoản chi trả hằng quý với hằng tháng sẽ đánh giá sai thu nhập gấp ba lần. Ngày tháng được viết sao cho không thể nhầm ngày với tháng. Ngày in là 03/04/2021 có thể hiểu thành hai ngày khác nhau, nên bản dịch viết tháng bằng chữ để không còn nghi ngờ con số nào là ngày.

Bảng đóng góp được dịch từng hàng

Nhiều bản kê có một bảng với mỗi hàng ứng với một năm hoặc một đơn vị sử dụng lao động, liệt kê mức lương làm cơ sở đóng góp, số tiền đã đóng và thời gian được ghi nhận. Biên dịch viên giữ bảng dưới dạng bảng, với cùng số hàng và số cột, để viên chức có thể đặt trang tiếng Anh cạnh bản gốc và đối chiếu từng dòng. Tiêu đề cột được dịch, mọi con số được chép chính xác, và ô trống được ghi rõ là ô trống. Hàng bị gạch bỏ, đóng dấu đè hoặc sửa tay được dịch kèm ghi chú mô tả những gì trang giấy cho thấy.

Các chữ viết tắt thường gặp trên bản kê lương hưu, chẳng hạn mã cho loại đóng góp hoặc tình trạng của người được bảo hiểm, được dịch và mã gốc được giữ trong ngoặc khi bản gốc không giải thích mã đó. Nếu tài liệu có phần chú giải thì phần chú giải cũng được dịch. Các tổng số không bao giờ được tính lại, kể cả khi biên dịch viên nhận thấy một cột không cộng khớp. Bản dịch tái hiện những gì tài liệu ghi, và mọi chênh lệch được để cơ quan phát hành giải thích.

Tên cơ quan lương hưu và số tài khoản

Mỗi hồ sơ lương hưu nêu tên một cơ quan hoặc một quỹ, và tên đó là điều đầu tiên viên chức dùng để đánh giá tài liệu đến từ đâu. Bản dịch ghi tên như được in bằng ngôn ngữ gốc và thêm bản diễn đạt tiếng Anh trong ngoặc, để cùng một cơ quan được gọi bằng cùng một tên trên mọi trang của bộ hồ sơ. Số tài khoản, số thành viên, số bảo hiểm quốc gia hoặc số đăng ký cư trú và các mã tham chiếu được chép lại từng ký tự. Chúng không được định dạng lại, rút gọn hay che đi, trừ khi bản gốc đã được đơn vị phát hành che sẵn.

Tên người nhận được viết theo hộ chiếu, như ở mọi phần khác của hồ sơ. Khi hồ sơ lương hưu viết tên khác đi, bản dịch giữ cách viết trên hồ sơ lương hưu và không âm thầm làm cho hai bên giống nhau. Bản dịch bản kê tài chính tiếng Hàn cho thấy vấn đề này: cùng một người có thể xuất hiện bằng chữ Hangul trên bản kê và bằng chữ La-tinh trên hộ chiếu, và biên dịch viên thể hiện cả hai mà không chọn bên nào. Tài liệu bằng ngôn ngữ đó được trình bày thêm tại dịch thuật tiếng Hàn sang tiếng Anh được chứng nhận.

Truy dấu khoản nhận một lần vào sao kê ngân hàng

Khi quỹ hưu trí được rút ra, số tiền thường để lại dấu vết trong ít nhất hai tài liệu: xác nhận chi trả từ quỹ và bản dịch sao kê ngân hàng cho thấy khoản tiền được gửi vào. Hồ sơ EB-5 hoặc Form I-864 có thể cần cả hai, và hai bản dịch phải khớp nhau. Số tiền, đơn vị tiền tệ, ngày tháng và tên quỹ chi trả phải trùng nhau giữa hai tài liệu, và cách gọi tên quỹ trong dòng giao dịch của ngân hàng phải khớp với tên trên thư xác nhận chi trả.

Biên dịch viên không tự nối các tài liệu lại với nhau. Bản dịch chỉ tái hiện trung thực từng tài liệu, còn việc đối chiếu là việc của người đọc. Các tài liệu ghi lại thu nhập gốc, chẳng hạn thông báo thuế thu nhập, có thể nằm trong cùng hồ sơ, và bản dịch tờ khai thuế cũng theo cùng quy tắc giữ nguyên số liệu. Chủ đề rộng hơn về nguồn tiền từ nước ngoài được trình bày trong dịch thuật tài liệu nguồn tiền EB-5.

Lương hưu hằng tháng và số dư được trình bày khác nhau

Thư lương hưu nhà nước báo cáo một khoản thu nhập: khoản chi trả với số tiền nhất định theo một kỳ nhất định. Bản kê tài khoản tư nhân báo cáo một số dư: số tiền đang nắm giữ vào một ngày. Hai thứ này không thể thay thế cho nhau, và bản tiếng Anh phải phân biệt rõ. Khoản lương hưu được dịch kèm kỳ chi trả và ngày bắt đầu, và bản dịch tránh dùng những từ như "tiền tiết kiệm" hoặc "tài sản" mà bản gốc không dùng. Thư xác nhận lương hưu thường cho thấy số tiền gộp, danh sách các khoản khấu trừ như thuế hoặc bảo hiểm y tế, và số tiền thực nhận; mỗi dòng được dịch với nhãn riêng để người đọc thấy con số nào là con số nào. Số dư được dịch kèm ngày định giá, và mọi ghi chú về điều kiện hoặc hạn chế khi rút tiền sớm được dịch đầy đủ.

Sự phân biệt này quan trọng với Form I-864, nơi thu nhập và tài sản của người bảo lãnh được khai ở các phần khác nhau của biểu mẫu, một điểm được trình bày thêm trong dịch thuật tài liệu tài chính từ nước ngoài cho Form I-864. Bản dịch không gán nhãn cho tài liệu là loại này hay loại kia. Nó trung thực báo cáo những gì bản gốc nói, còn người bảo lãnh hoặc luật sư sẽ đặt nó đúng chỗ trên biểu mẫu.

Trước khi đặt dịch, hãy gom đủ mọi trang của từng bản kê, kể cả những trang trông như trống, và bảo đảm bản quét đọc rõ. Mọi hồ sơ lương hưu hỗ trợ cho một khai báo tài chính đều có thể gửi sang dịch thuật bản kê tài chính, và Texliff chuẩn bị từng tài liệu kèm giấy chứng nhận riêng.