Dịch tờ khai thuế nước ngoài cho USCIS: những gì được dịch

Tờ khai thuế nước ngoài nộp cho USCIS cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm chứng nhận của công ty dịch thuật, và mọi số tiền, đơn vị tiền tệ cũng như năm tài chính đều được giữ đúng như bản gốc. Giấy tờ thuế không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng chúng xuất hiện thường xuyên trong hồ sơ thu nhập và nguồn tiền, và một bản dịch chưa đầy đủ hoặc không được chứng nhận có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE).

Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định giấy tờ thuế nào nên đưa vào hồ sơ. Phần dưới đây mô tả cách giấy tờ được dịch sau khi đã được chọn, trong một đơn đặt hàng dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS.

Dịch tờ khai thuế nước ngoài: giấy tờ thuế xuất hiện ở đâu trong hồ sơ USCIS

Trường hợp phổ biến nhất là Form I-864 Affidavit of Support, khi người bảo lãnh sống hoặc làm việc ở nước ngoài có thể dựa vào thu nhập kiếm được bên ngoài Hoa Kỳ và đính kèm tờ khai thuế của nước mình làm bằng chứng. Hồ sơ EB-5 và E-2 dùng hồ sơ thuế để chứng minh nguồn gốc số tiền đầu tư. Người nộp đơn N-400 từng sống ở nước ngoài một phần thời gian cư trú có thể bị hỏi về thuế, và các cặp vợ chồng nộp đơn I-751 có thể đưa hồ sơ thuế chung vào số bằng chứng về cuộc sống chung.

Trong mọi trường hợp, viên chức đọc bằng tiếng Anh. Tờ khai bằng tiếng Hàn, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha hay bất kỳ ngôn ngữ nào khác đều cần có bản dịch tiếng Anh kèm chứng nhận của biên dịch viên, và viên chức phải theo dõi được từng con số đã dịch mà không cần mở bản gốc.

Tờ khai thuế, giấy chứng nhận khấu trừ và giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế: các giấy tờ liên quan

Có năm loại giấy tờ thuế thường gặp. Tờ khai thuế thu nhập hằng năm là loại chính. Giấy chứng nhận khấu trừ của người sử dụng lao động cho biết người lao động kiếm được bao nhiêu và đã bị khấu trừ bao nhiêu trong năm. Giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế hoặc tuân thủ thuế do cơ quan thuế cấp để xác nhận không còn khoản thuế nào chưa nộp. Biên lai thuế bất động sản ghi nhận một khoản đã nộp cho một bất động sản. Giấy đăng ký và tờ khai VAT xuất hiện khi người bảo lãnh hoặc nhà đầu tư sở hữu doanh nghiệp.

Những giấy tờ này hiếm khi đứng riêng lẻ. Chủ doanh nghiệp thường đính kèm giấy đăng ký công ty, nên bản dịch giấy phép kinh doanh thường đi cùng giấy tờ thuế. Người bảo lãnh làm công ăn lương thường ghép tờ khai với chứng từ lương, vì thế bản dịch sao kê ngân hàng hay có mặt trong cùng bộ hồ sơ. Báo cáo kiểm toán đính kèm tờ khai là hồ sơ tài chính cùng loại, và bản dịch báo cáo tài chính tuân theo quy tắc về tính đầy đủ được nêu ngay sau đây.

Tờ khai thuế được dịch đầy đủ, kể cả phụ lục và tài liệu đính kèm

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ, và tờ khai thuế không phải là ngoại lệ. Mọi trang của tờ khai đều được dịch, cùng với các phụ lục, tài liệu đính kèm, bảng tính và trang bìa nếu có. Bản dịch chỉ gồm trang tóm tắt, hoặc chỉ dòng ghi số thuế phải nộp cuối cùng, không đáp ứng yêu cầu, vì viên chức không thể đối chiếu nó với bản gốc.

Mọi thứ trên trang đều được tính: nhãn các ô trên biểu mẫu, tiêu đề in sẵn, phần viết tay, ghi chú ở lề, đầu trang và chân trang, số trang, và bất cứ nội dung nào ở mặt sau của trang. Phần không đọc được sẽ được đánh dấu "[không đọc được]" thay vì đoán. Ô để trống trên bản gốc được thể hiện là để trống trong bản dịch. Bản dịch tờ khai thuế tiếng Tây Ban Nha áp dụng đúng quy tắc này, cũng như tờ khai từ bất kỳ quốc gia nào khác.

Thuật ngữ thuế không có tương đương ở Hoa Kỳ được diễn giải, kèm tên gốc trong ngoặc vuông

Nhiều quốc gia có các loại thuế, khoản khấu trừ và khoản tín thuế không tồn tại ở Hoa Kỳ. Công ty dịch thuật không nên thay chúng bằng tên một biểu mẫu hay khái niệm thuế của Hoa Kỳ, vì khi đó viên chức sẽ đọc một điều mà giấy tờ không hề nói. Cách làm tốt hơn là diễn giải loại thuế đó bằng tiếng Anh dễ hiểu và đặt tên gốc trong ngoặc vuông ngay sau đó.

Chẳng hạn, một dòng mang nhãn khoản đóng bảo hiểm quốc gia của nước sở tại sẽ được dịch thành khoản đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, kèm thuật ngữ gốc trong ngoặc vuông. Phần gốc trong ngoặc vuông cho phép viên chức, người rà soát hoặc biên dịch viên về sau thấy chính xác bản gốc ghi gì.

Tên biểu mẫu cũng được xử lý theo cách tương tự. Tờ khai của một quốc gia khác không được gọi là "1040" hay "W-2". Nó được gọi theo đúng bản chất, chẳng hạn tờ khai thuế thu nhập cá nhân hằng năm, rồi đến tiêu đề gốc trong ngoặc vuông.

Số liệu, tiền tệ và năm tài chính được giữ đúng như đã ghi

Bản dịch không quy đổi tiền tệ, không làm tròn số tiền, không tính lại tổng và không chuyển sang thứ tự ngày của Hoa Kỳ. Nếu tờ khai tính bằng won Hàn Quốc, tờ khai đã dịch sẽ hiện won. Nếu năm tài chính chạy từ tháng 4 đến tháng 3, bản dịch nêu khoảng thời gian đó đúng như giấy tờ nêu. Dấu phẩy thập phân và dấu phân cách hàng nghìn được chuyển sang một cách cẩn thận, để một con số viết theo cách này trong bản gốc không bị hiểu sai trong tiếng Anh, và một ghi chú trong ngoặc vuông có thể giải thích quy ước khi bản gốc không rõ ràng.

Việc quy đổi tiền tệ, nếu hồ sơ cần, thường do người nộp đơn hoặc luật sư lập thành một phụ lục riêng thay vì đặt trong bản dịch được chứng nhận. Tách riêng hai phần giúp viên chức đối chiếu bản dịch với bản gốc từng dòng. Bản dịch tờ khai thuế tiếng Hàn hay bản dịch tiếng Hàn sang tiếng Anh được chứng nhận cũng làm theo cách này đối với số tiền won và ngày tháng của Hàn Quốc.

Con dấu, xác nhận nộp hồ sơ điện tử và ngoại lệ về bảng sao thuế của Hoa Kỳ

Con dấu của cơ quan nhà nước, dấu của cơ quan thuế và xác nhận nộp hồ sơ điện tử đều mang thông tin, nên chúng được dịch. Dấu tiếp nhận được mô tả kèm nội dung chữ, con dấu được mô tả kèm dòng chữ trên đó, và chữ ký được thể hiện là "[chữ ký]". Xác nhận nộp hồ sơ điện tử thường có số xác nhận, ngày và giờ, và cả ba đều được sao chép chính xác. Khi bản gốc là bản in của một hồ sơ nộp trực tuyến, các nhãn và thông báo trạng thái của cổng thông tin cũng được dịch.

Bảng sao thuế (tax transcript) của Hoa Kỳ là ngoại lệ. Chúng vốn đã bằng tiếng Anh nên không cần dịch. Chỉ những giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ mới được dịch.

Chuẩn bị giấy tờ thuế để dịch

Có một vài điểm nên giải quyết trước khi gửi hồ sơ cho công ty dịch thuật:

• Quét mọi trang của tờ khai, bao gồm phụ lục, tài liệu đính kèm và mặt sau của bất kỳ trang nào có con dấu hoặc ghi chú.
• Đặt tên mỗi tệp theo năm thuế và kỳ tài chính, để các trang đã dịch được khớp với đúng năm.
• Nếu thiếu giấy tờ, hãy đề nghị cơ quan thuế đã phát hành giấy tờ đó cấp giấy chứng nhận hoặc văn bản xác nhận, và giữ lại thư trả lời.
• Kiểm tra họ tên khớp với cách viết trong hộ chiếu, để cách viết trong bản dịch thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.

Dịch máy không đáp ứng yêu cầu. Nó không có chứng nhận của con người, và thường xử lý sai các từ viết tắt, những con số viết với dấu phân cách theo địa phương và các thuật ngữ pháp lý trong biểu mẫu thuế. Texliff chuẩn bị mỗi giấy tờ thuế kèm chứng nhận riêng, và bộ giấy tờ có thể được đặt dưới dạng dịch tờ khai thuế.