Dịch thư tặng tiền cho USCIS: hồ sơ EB-5, E-2 và I-864

Hồ sơ dựa trên tiền được tặng cần bản dịch tiếng Anh được chứng nhận của mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài theo hai hướng: chính khoản tặng, và hồ sơ riêng của người tặng cho thấy tiền đến từ đâu. USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận của biên dịch viên cho từng tài liệu bằng tiếng nước ngoài, nên thư tặng tiền, phiếu lương của người tặng và phiếu chuyển khoản ngân hàng đều được tính là các tài liệu riêng biệt.

Tiền được tặng xuất hiện trong hồ sơ EB-5, đơn E-2 dành cho nhà đầu tư theo hiệp ước và hồ sơ Form I-864, khi cha mẹ, anh chị em hoặc người thân khác cho một khoản tiền mà người nộp đơn hoặc người bảo trợ hiện đang dựa vào. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định nộp những hồ sơ nào. Phần dưới đây nói về cách dịch từng hồ sơ sau khi đã được chọn. Các bài viết về dịch hồ sơ nguồn tiền EB-5 và dịch tài liệu visa E-2 bàn về các tài liệu chứng minh nguồn vốn nói chung của hai loại hồ sơ này.

Dịch thư tặng tiền cho USCIS: những nội dung biên dịch viên giữ lại

Thư tặng tiền thường ngắn, và bản dịch giữ lại toàn bộ nội dung. Biên dịch viên tái hiện họ tên đầy đủ của người tặng đúng như bản in, tên người nhận, mối quan hệ đã nêu, số tiền và đơn vị tiền tệ đúng như viết, ngày tháng, và câu nói rằng không cần hoàn trả. Tên ngân hàng hoặc số tham chiếu tài khoản trong thư cũng xuất hiện trong bản dịch.

Chữ ký được mô tả trong ngoặc vuông, ví dụ "[chữ ký]". Dòng của người làm chứng, con dấu, ngày viết tay hoặc ghi chú bên lề được dịch hoặc mô tả ở đúng vị trí xuất hiện trên trang giấy. Nếu thư được ký ở mặt sau trang giấy, mặt sau cũng được dịch.

Vì thư là lời khai có chữ ký của một cá nhân, bản dịch xử lý nó như mọi bản dịch bản khai có tuyên thệ khác. Văn phong vẫn ở ngôi thứ nhất và giữ cách diễn đạt của người tặng, kể cả khi bản gốc mang tính thân mật hoặc lặp ý. Với thư viết bằng tiếng Trung, một bản dịch bản khai tiếng Trung giữ nguyên thứ tự ngày tháng bắt đầu bằng năm như bản in, và ngày đã quy đổi chỉ được ghi trong chú thích đặt trong ngoặc vuông. Trang dịch vụ dịch tiếng Trung nói về phần ngôn ngữ của công việc này.

Chứng thư tặng cho từ quốc gia theo dân luật: giữ nguyên tiêu đề riêng

Một số quốc gia không dùng thư mà dùng văn bản khác. Chứng thư tặng cho chính thức, được lập trước một viên chức có đăng ký theo hệ thống dân luật, có thể có tiêu đề riêng, số điều khoản, phần nêu các bên và điều khoản ghi nhận việc người nhận chấp nhận. Bản dịch giữ nguyên cấu trúc đó và đưa tiêu đề của văn bản sang tiếng Anh, kèm thuật ngữ gốc trong ngoặc khi không có từ tương đương tiếng Anh đơn giản.

Biên dịch viên không đổi chứng thư thành "thư tặng tiền kiểu Hoa Kỳ" và không thêm hiệu lực pháp lý mà bản gốc không nêu. Nếu chứng thư nhắc đến một mục đăng ký, một văn phòng địa chính hoặc con dấu của cơ quan cấp, các nội dung đó được dịch đúng như viết. Nhờ vậy viên chức xét duyệt đọc đúng văn bản mà người tặng và người nhận đã ký, chứ không phải một phiên bản đã được viết lại.

Hồ sơ của người tặng là bộ bản dịch thứ hai

Thư tặng tiền cho biết tiền đã được tặng. Nó không cho thấy người tặng có số tiền đó từ đâu. Vì vậy hồ sơ thường kèm thêm tài liệu riêng của người tặng: phiếu lương hoặc thư xác nhận của chủ lao động, báo cáo thu nhập kinh doanh, hợp đồng bán tài sản, hoặc bản quyết toán của một giao dịch trước đó. Mỗi tài liệu là một tài liệu bằng tiếng nước ngoài riêng và có bản dịch được chứng nhận riêng.

Bản dịch sao kê ngân hàng của người tặng là hồ sơ thường được xem xét kỹ nhất, vì nó cho thấy tiền rời khỏi tài khoản của người tặng và lịch sử tài khoản phía sau. Mọi dòng đều được dịch, gồm mô tả giao dịch, tên chi nhánh, số dư lũy kế và mọi con dấu của ngân hàng. Ký hiệu tiền tệ và số tiền được giữ nguyên như bản in; biên dịch viên không quy đổi, cộng lại hay sửa chúng.

Bản thân khoản chuyển tiền thường để lại một hồ sơ ở ngân hàng của người tặng và một hồ sơ khác ở ngân hàng của người nhận. Khi hai hồ sơ bằng hai ngôn ngữ khác nhau, mỗi hồ sơ được dịch từ ngôn ngữ riêng của nó, và số tham chiếu, ngày tháng, tên được đối chiếu với nhau để có thể theo dõi khoản chuyển tiền từ trang này sang trang kia.

Tờ khai thuế quà tặng và thông báo miễn thuế

Một số quốc gia yêu cầu người tặng hoặc người nhận khai báo quà tặng hay nộp thuế cho khoản đó, và một số cấp thông báo rằng khoản tặng được miễn thuế. Khi có tờ khai như vậy, nó là một phần của hồ sơ và được dịch đầy đủ như các tài liệu còn lại. Biên lai của cơ quan thuế, tờ khai hoặc thông báo miễn thuế được dịch kèm nhãn các ô biểu mẫu, con dấu và số tham chiếu, vì các nhãn cho viên chức biết mỗi mục có nghĩa gì.

Khi thu nhập của người tặng được khai trong các tờ khai thuế hằng năm, các tờ khai đó được dịch theo cùng cách: dịch bản in theo từng ô biểu mẫu, và các con số được giữ nguyên.

Danh tính người tặng và mối quan hệ gia đình trong giấy tờ hộ tịch

Thư tặng tiền ghi "con gái tôi" hoặc "anh trai tôi" chỉ nêu một mối quan hệ chứ không chứng minh nó. Khi mối quan hệ này quan trọng với hồ sơ, các tài liệu hỗ trợ là giấy tờ hộ tịch như giấy khai sinh của người nhận ghi người tặng là cha hoặc mẹ, giấy đăng ký kết hôn hoặc sổ hộ khẩu. Hộ chiếu hoặc thẻ căn cước quốc gia của người tặng thường được thêm vào để gắn tên trên thư tặng tiền với một người có thật. Mỗi giấy tờ được dịch như một tài liệu hoàn chỉnh.

Cách viết tên là chỗ các bộ hồ sơ này hay bị lệch nhất. Nếu tên người tặng xuất hiện theo một cách trên thư tặng tiền và một cách khác trên sao kê ngân hàng, bản dịch theo cách chuyển tự trong hộ chiếu của người tặng và ghi biến thể trong ngoặc vuông khi chính bản gốc có khác biệt. Với giấy tờ hộ tịch, bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ cho biết mỗi quốc gia cấp loại giấy tờ nào, nhờ đó bản đúng được dịch ngay từ lần đầu.

Những điều cần kiểm tra trước khi nộp hồ sơ

• Mỗi tài liệu bằng tiếng nước ngoài có giấy chứng nhận riêng, do biên dịch viên ký, kèm lời xác nhận về năng lực và độ chính xác.
• Số tiền, đơn vị tiền tệ và ngày tháng trên thư tặng tiền khớp với hồ sơ ngân hàng từng ký tự một.
• Tên của người tặng và người nhận được viết giống nhau trong mọi tài liệu đã dịch.
• Con dấu, ghi chú viết tay và các trang mặt sau đều được dịch hoặc mô tả.
• Tiền thừa kế hoặc tiền bán tài sản đã hình thành nên khoản tặng được chứng minh bằng hồ sơ riêng, chẳng hạn như những hồ sơ nêu trong bài viết về dịch tài liệu thừa kế.

Chỉ dùng dịch máy thì không đáp ứng yêu cầu chứng nhận, và dịch máy thường làm sai tên và ngày tháng đúng ở những hồ sơ này. Texliff chuẩn bị từng tài liệu kèm giấy chứng nhận riêng và đối chiếu cách viết tên trên toàn bộ bộ hồ sơ. Nơi để bắt đầu là trang dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS.