Visa H-4 và L-2: bản dịch được chứng nhận của giấy chứng nhận kết hôn và giấy khai sinh

Người phụ thuộc của người lao động diện H-1B hoặc L-1 chứng minh quan hệ gia đình bằng giấy chứng nhận kết hôn đối với vợ/chồng và giấy khai sinh đối với từng người con, và mọi giấy tờ trong số đó không bằng tiếng Anh đều cần bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm xác nhận của biên dịch viên. Quy tắc này giống nhau dù đơn H-4 hoặc L-2 được nộp tại lãnh sự quán qua DS-160 hay nộp cho USCIS bằng Form I-539, kèm thêm I-765 đối với vợ/chồng đủ điều kiện xin giấy phép lao động.

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, kèm xác nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên có đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. USCIS không có danh sách biên dịch viên được phê duyệt, nên cụm "bản dịch được USCIS chứng nhận" chỉ có nghĩa là bản dịch có kèm xác nhận như vậy. Một công ty dịch thuật cung cấp xác nhận độc lập với hồ sơ, điều này quan trọng vì nếu vợ/chồng hoặc cha mẹ tự xác nhận giấy tờ trong hồ sơ của chính gia đình mình thì xác nhận đó có thể bị xem nhẹ hơn. Tiêu chuẩn này cũng áp dụng cho dịch thuật giấy tờ có chứng nhận cho USCIS trong mọi hồ sơ người phụ thuộc, bất kể ngôn ngữ nào.

Những giấy tờ H-4 và L-2 nào cần bản dịch được chứng nhận

Bộ giấy tờ tùy theo từng gia đình, nhưng một hồ sơ người phụ thuộc thông thường gồm các giấy tờ sau, mỗi loại được dịch đầy đủ nếu không bằng tiếng Anh:

• Giấy chứng nhận kết hôn hoặc bản ghi kết hôn thể hiện mối liên hệ giữa người lao động và vợ/chồng.
• Giấy khai sinh của từng người con, ghi rõ cả cha lẫn mẹ nếu giấy tờ có nêu tên.
• Bản án ly hôn hoặc giấy chứng tử cho bất kỳ cuộc hôn nhân trước đây nào của một trong hai vợ chồng.
• Mọi phiên bản đã sửa đổi, đính chính hoặc đăng ký muộn của một giấy tờ hộ tịch đã thay thế bản đầu tiên.

Luật sư hoặc người đại diện được ủy quyền quyết định giấy tờ nào thuộc về một bộ hồ sơ cụ thể. Công ty dịch thuật chỉ chuẩn bị bản tiếng Anh cho những gì đã được chọn, và việc có một xác nhận riêng cho từng giấy tờ là cách làm an toàn hơn vì khi đó mỗi bộ trang có thể được đối chiếu với đúng bản xác nhận của nó.

Dịch giấy chứng nhận kết hôn cho vợ/chồng

Vấn đề phổ biến nhất là cuộc hôn nhân được đăng ký sau lễ cưới vài tháng. Khi đó giấy tờ có hai ngày, ngày tổ chức đám cưới và ngày cơ quan hộ tịch ghi vào sổ, và bản dịch phải thể hiện cả hai ngày với nhãn gốc, không gộp chúng thành một. Một nghi lễ tôn giáo rồi đến đăng ký dân sự sau đó cũng có thể tạo ra hai giấy tờ riêng, và giấy tờ nào bằng tiếng nước ngoài đều được dịch.

Vấn đề thứ hai là phiên bản. Một số quốc gia cấp cả bản ghi kết hôn đầy đủ lẫn bản trích lục ngắn hơn, và Bảng tương hỗ (Reciprocity Schedule) của Bộ Ngoại giao cho biết, theo từng quốc gia, có những giấy tờ hộ tịch nào và phiên bản nào được chấp nhận. Kiểm tra bảng này trước khi đặt dịch giúp tiết kiệm khoản phí dịch một bản trích lục mà viên chức sẽ không chấp nhận. Ví dụ, các gia đình Hàn Quốc thường có giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân (혼인관계증명서), giấy chứng nhận cơ bản và giấy chứng nhận quan hệ gia đình, mỗi loại thể hiện những chi tiết khác nhau; bản dịch giấy chứng nhận kết hôn Hàn Quốc nên theo đúng loại giấy tờ mà lãnh sự quán hoặc viên chức yêu cầu. Trang dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Hàn của Texliff giải thích bố cục của các giấy tờ này, còn trang dịch được chứng nhận từ tiếng Hàn sang tiếng Anh đề cập đến phần ngôn ngữ. Với mọi quốc gia, biên dịch viên tái hiện toàn bộ trang giấy: dấu của cơ quan đăng ký, dấu đóng, chữ ký được ghi là "[signature]", các mục viết tay và ghi chú của người đăng ký. Dịch giấy chứng nhận kết hôn nói chung cũng theo cùng nguyên tắc đầy đủ này.

Dịch giấy khai sinh cho con phụ thuộc

Giấy khai sinh của đứa trẻ phải khớp với giấy tờ kết hôn về tên của cha mẹ, và hai giấy tờ này thường do các cơ quan khác nhau cấp cách nhau nhiều năm. Nếu tên người mẹ được viết một kiểu trên giấy khai sinh và một kiểu khác trên giấy tờ kết hôn, bản dịch ghi lại đúng những gì từng nguồn nêu. Biên dịch viên không âm thầm làm cho chúng khớp nhau, và một ghi chú ngắn trong ngoặc vuông có thể chỉ ra rằng cách viết gốc khác nhau.

Đứa trẻ sinh trước hôn nhân là một trường hợp riêng. Giấy khai sinh có thể chỉ nêu tên một người cha hoặc mẹ, hoặc nêu cả hai kèm một sửa đổi về sau, và bản dịch tái hiện đúng như đã viết, bao gồm cả mọi ghi chú bên lề về việc nhận con hoặc hợp pháp hóa. Giấy tờ Trung Quốc có thêm một điểm về định dạng: ngày tháng được viết theo thứ tự năm trước, và các mục đăng ký hộ khẩu nằm cạnh dữ liệu khai sinh, vì vậy dịch giấy khai sinh tiếng Trung sẽ chuyển ngày tháng sang thứ tự tháng-ngày-năm của Hoa Kỳ nhưng vẫn giữ các con số gốc để có thể đối chiếu lại.

Giấy tờ ly hôn của người vợ/chồng từng kết hôn trước đây

Khi một trong hai vợ chồng đã từng kết hôn, cuộc hôn nhân trước phải được chứng minh là đã chấm dứt. Bản dịch giấy chứng nhận ly hôn nước ngoài bao gồm chính bản án, tên tòa án và số vụ việc, ngày bản án có hiệu lực cuối cùng và mọi quyết định đi kèm về con cái. Bản án của tòa án tôn giáo hoặc cơ quan đăng ký hành chính được dịch giống như phán quyết của tòa án, với mọi con dấu và ghi chú đều được đưa vào.

Giữ tên giống hệt nhau trên hộ chiếu, giấy tờ kết hôn và giấy khai sinh

Viên chức hoặc người xét duyệt tại lãnh sự quán so sánh hộ chiếu, giấy tờ kết hôn và từng giấy khai sinh trong cùng một lần xem. Với giấy tờ không dùng chữ Latin, biên dịch viên bắt đầu từ cách viết in trong hộ chiếu và dùng cách viết đó cho mọi tên trong mọi giấy tờ, để một cái tên không xuất hiện thành ba cách La-tinh hóa khác nhau. Khi giấy tờ gốc đã dùng chữ Latin và viết tên khác với hộ chiếu, bản dịch giữ nguyên cách viết của giấy tờ gốc và không thay thế nó.

Thứ tự tên cũng quan trọng. Giấy tờ từ Đông Á, các nước nói tiếng Ả Rập và châu Mỹ Latinh đặt họ, tên đệm theo cha và chuỗi họ gia đình ở những vị trí khác nhau, và bản dịch trình bày tên của mỗi người theo cùng một thứ tự kiểu Hoa Kỳ ở mọi nơi tên đó xuất hiện. Một danh sách ngắn các cách viết cuối cùng, gửi cho công ty dịch thuật cùng đơn đặt hàng đầu tiên, giúp các đơn sau nhất quán với các đơn trước.

Dùng lại cùng các bản dịch cho hồ sơ thẻ xanh sau này

Nhiều gia đình diện H-1B và L-1 sau này chuyển sang thẻ xanh, và giấy tờ kết hôn, khai sinh lại được cần cho I-485 cũng như hồ sơ của các thành viên gia đình, như đã mô tả trong bài viết về dịch giấy tờ I-485 cho người phụ thuộc là vợ/chồng và con. Một bản dịch đã đầy đủ, nhất quán và được chứng nhận đúng cách cho đơn H-4 hoặc L-2 có thể được nộp lại nếu giấy tờ gốc không thay đổi, và một bộ hồ sơ gọn gàng giúp tránh bị Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) vì thiếu bản dịch hoặc bản dịch không được chứng nhận. Nếu một giấy tờ đã được sửa đổi trong thời gian đó, phiên bản mới cần có bản dịch riêng.

Trước khi đặt dịch, hãy chuẩn bị bản ghi kết hôn gốc, bản ghi khai sinh đầy đủ của từng người con, các bản án ly hôn và hộ chiếu, đồng thời kiểm tra Bảng tương hỗ (Reciprocity Schedule) để biết phiên bản mà mỗi quốc gia coi là được chấp nhận. Chúng tôi chuẩn bị từng giấy tờ này thành một bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận với cùng cách viết tên xuyên suốt cả bộ, và chúng tôi gắn nhãn cho mọi trang để viên chức có thể đối chiếu với bản gốc.