Dịch bằng chứng mới cho I-290B và bộ bản dịch đã sửa

Form I-290B là mẫu đơn dùng để kháng cáo quyết định từ chối lên Văn phòng Kháng cáo Hành chính (Administrative Appeals Office) hoặc để nộp đề nghị yêu cầu mở lại hoặc xem xét lại quyết định, và mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài thêm vào đều cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận của biên dịch viên. Khi việc từ chối bắt nguồn từ một bản dịch bị thiếu, không đầy đủ hoặc có sai sót, bản dịch đã sửa được nộp như bằng chứng mới cùng với I-290B. USCIS đăng mẫu đơn và hướng dẫn trên trang Form I-290B, còn luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định những gì đưa vào hồ sơ.

Dịch bằng chứng mới cho I-290B: ba tình huống thường gặp

Tình huống thứ nhất là bản dịch chưa bao giờ được nộp. Một tài liệu bằng tiếng nước ngoài được đưa vào hồ sơ ban đầu mà không có bản tiếng Anh kèm theo, và viên chức hoặc đã gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) nhưng không được trả lời, hoặc đã từ chối hồ sơ vì bằng chứng ban đầu không đủ. Chính sách của USCIS cho phép từ chối mà không cần RFE trước trong trường hợp này, nên lỗ hổng về bản dịch có thể lần đầu xuất hiện trong thông báo từ chối.

Tình huống thứ hai là bản dịch có nhưng thiếu các thành phần của giấy chứng nhận. USCIS yêu cầu một bản dịch tiếng Anh đầy đủ cùng lời xác nhận của biên dịch viên rằng bản dịch hoàn chỉnh, chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Trên thực tế, giấy chứng nhận ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày và thông tin liên hệ của biên dịch viên. Một bản dịch có nội dung nhưng không có lời xác nhận có chữ ký thì chưa đáp ứng yêu cầu.

Tình huống thứ ba là bản dịch có lỗi khiến bằng chứng trông có vẻ không nhất quán. Ngày và tháng bị đảo trong một bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận, hoặc họ được viết theo hai cách giữa giấy chứng nhận kết hôn và hộ chiếu, có thể bị coi là mâu thuẫn trong hồ sơ dù các tài liệu gốc hoàn toàn khớp nhau. Định dạng ngày tháng là nguồn lỗi phổ biến, vì nhiều nước viết ngày trước còn hồ sơ Trung Quốc viết năm trước.

Một bộ bản dịch đã sửa gồm những gì

Một bộ hồ sơ đã sửa có bốn phần, và mỗi phần giúp viên chức so sánh bản dịch mới với bản gốc mà không cần nhờ ai giải thích. Tiêu chuẩn áp dụng giống như với mọi bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS: bản dịch bao gồm toàn bộ trang.

1. Một bản sao rõ nét của tài liệu gốc, kể cả mặt sau của trang nếu có chữ.
2. Một bản dịch tiếng Anh mới, đầy đủ, bao gồm mọi con dấu, dấu niêm, chữ ký, mục viết tay, ghi chú bên lề, phần đầu trang và chân trang.
3. Một giấy chứng nhận riêng cho từng tài liệu, có chữ ký và ngày của biên dịch viên cùng thông tin liên hệ.
4. Một bản giải thích ngắn bằng văn bản từ người đại diện, nêu rõ exhibit nào đang được sửa và đã thay đổi điều gì.

Phần giải thích là một trình bày thuần sự kiện, chẳng hạn "ngày và tháng trong ngày sinh bị đảo ở Exhibit 4; Exhibit 4-A là bản dịch đã sửa." Công ty dịch thuật không viết lập luận pháp lý và không quyết định hồ sơ nên nói gì về lỗi trước đó. Nhiệm vụ của công ty là tạo ra một bản dịch khớp với bản gốc ở mọi điểm.

Khi một tên hoặc một ngày bị sai trong một bản dịch, cùng cách viết hoặc định dạng ngày đó có thể đã được dùng sang các tài liệu khác trong hồ sơ. Khi sửa bộ hồ sơ, đây là lúc thích hợp để đối chiếu mọi tài liệu đã dịch có nêu cùng một người, để việc sửa không chỉ chữa một exhibit rồi để lại mâu thuẫn ở exhibit kế tiếp.

Vì sao bản dịch đã sửa được đánh số như một exhibit mới

Bản dịch đã sửa nên có nhãn exhibit riêng và không nên thay thế phiên bản trước mà không thông báo. Viên chức đã có bản dịch đầu tiên trong hồ sơ, và một phiên bản thứ hai mang cùng nhãn nhưng nội dung khác trông như một thay đổi không ai giải thích. Một nhãn mới, kèm dẫn chiếu đến exhibit được sửa, giúp viên chức thấy cả hai phiên bản và hiểu vì sao có phiên bản thứ hai.

Điều tương tự áp dụng cho giấy chứng nhận. Giấy chứng nhận mới nên nêu rõ tài liệu mà nó bao quát qua tiêu đề, cơ quan cấp và ngày, để không thể đính nhầm vào exhibit khác. Với giấy chứng nhận kết hôn, điều đó nghĩa là ghi tên hai vợ chồng và cơ quan đăng ký đúng như trên bản gốc. Khi hồ sơ ban đầu có một giấy tờ tiếng Tây Ban Nha, một bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Tây Ban Nha bám theo bố cục bản gốc từng dòng sẽ giúp việc so sánh đơn giản, và điều này cũng đúng với mọi ngôn ngữ khác nằm trong dịch vụ dịch tiếng Tây Ban Nha hoặc các dịch vụ tương ứng.

Dịch bằng chứng mới từ nước ngoài trong hạn của thông báo

Bằng chứng mới trong hồ sơ I-290B thường đến từ bên ngoài Hoa Kỳ: một hồ sơ được cơ quan hộ tịch cấp lại, một thư của cơ quan cấp giấy tờ, hoặc lời khai của người biết về sự việc. Hạn nộp là hạn ghi trên thông báo từ chối, và thời gian dành để yêu cầu một hồ sơ từ nước ngoài là một phần của thời gian hiện có. Vì vậy nên bắt đầu dịch ngay khi có bản quét rõ, thay vì chờ đủ bộ bản gốc.

Trước khi đặt dịch, người đại diện nên kiểm tra Bảng đối ứng (Reciprocity Schedule) của Bộ Ngoại giao đối với quốc gia liên quan. Bảng này liệt kê những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, ai cấp và phiên bản nào được chấp nhận, ví dụ bản đầy đủ thay vì bản trích lục. Dịch nhầm phiên bản sẽ mất thời gian mà hạn nộp không trả lại.

Khi không thể có hồ sơ gốc, bộ hồ sơ cho thấy rằng nó không có sẵn và đưa ra bằng chứng thứ cấp. Hồ sơ nhà thờ, hồ sơ trường học, hồ sơ y tế và lời khai bằng văn bản của những người có hiểu biết trực tiếp về sự việc là các dạng thường gặp. Một bản khai có chữ ký bằng ngôn ngữ khác là một công việc dịch bản khai có tuyên thệ (affidavit) như mọi công việc khác: toàn bộ nội dung, phần chữ ký, ngày và mọi con dấu đều được dịch, và giấy chứng nhận được đính kèm.

Đề nghị và kháng cáo I-290B: quy định về bản dịch yêu cầu gì

Đơn kháng cáo đề nghị Văn phòng Kháng cáo Hành chính xem xét quyết định dựa trên hồ sơ mà viên chức đầu tiên đã có. Đề nghị (motion) yêu cầu văn phòng đã ra quyết định mở lại vụ việc vì có sự kiện mới hoặc xem xét lại vì có sai sót. Cả hai hướng đều theo cùng một quy định về bản dịch: mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ cần có bản dịch tiếng Anh và giấy chứng nhận, còn bản dịch do máy tạo ra không được tính vì không có chứng nhận của con người và thường xử lý sai tên, ngày tháng và thuật ngữ pháp lý.

Trước khi lập bộ hồ sơ, hãy đặt thông báo từ chối, các exhibit gốc và các bản quét mới vào cùng một thư mục, và đánh dấu exhibit nào người đại diện muốn sửa. Một bản dịch giấy chứng nhận kết hôn đã sửa hoặc bất kỳ tài liệu nào được làm lại chỉ có thể khớp với cách đánh số exhibit cũ nếu có sẵn phiên bản trước, vì vậy hãy giữ cả hai. Chúng tôi chuẩn bị một bản dịch mới và một giấy chứng nhận riêng cho từng tài liệu.