Hồ sơ I-360 của người góa: bản dịch được chứng nhận của giấy đăng ký kết hôn và giấy chứng tử

Người góa vợ hoặc góa chồng nộp Form I-360 cần có giấy đăng ký kết hôn và giấy chứng tử của người phối ngẫu là công dân Hoa Kỳ bằng tiếng Anh, và mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch được chứng nhận của toàn bộ giấy tờ. Yêu cầu này cũng áp dụng cho mọi quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử cho thấy một cuộc hôn nhân trước của mỗi bên đã chấm dứt, và cho giấy khai sinh của những người con có tên trong hồ sơ. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận của người nộp đơn quyết định những giấy tờ nào đưa vào hồ sơ; công việc dịch thuật bao gồm bất cứ giấy tờ nào được chọn.

Những giấy tờ nào trong hồ sơ I-360 của người góa cần dịch

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, kèm xác nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ. Hồ sơ của người góa dựa trên một chuỗi giấy tờ hộ tịch, và chỗ thiếu trong chuỗi rất dễ bị phát hiện vì mỗi giấy tờ đều nhắc đến giấy tờ trước đó. Các giấy tờ thường được dịch nhất gồm có:

• Giấy đăng ký kết hôn chứng minh người nộp đơn đã kết hôn hợp pháp với công dân Hoa Kỳ.
• Giấy chứng tử của công dân Hoa Kỳ, là giấy tờ nước ngoài bất cứ khi nào cái chết xảy ra ở nước ngoài.
• Quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử cho thấy mỗi cuộc hôn nhân trước của người nộp đơn và của công dân Hoa Kỳ đã chấm dứt như thế nào.
• Giấy khai sinh của những người con có tên trong hồ sơ.
• Mọi lời khai hoặc giấy tờ thứ cấp mà hồ sơ dựa vào khi không thể có được giấy tờ chính.

Mỗi giấy tờ này cần một bản chứng nhận riêng, đây là cách làm an toàn hơn vì viên chức xét duyệt có thể đối chiếu từng bản dịch với giấy tờ gốc mà nó thể hiện.

Dịch giấy chứng tử nước ngoài: nguyên nhân tử vong và con dấu

Giấy chứng tử có nhiều chữ hơn các giấy tờ khác trong hồ sơ. Ngoài họ tên và ngày mất, bản dịch giấy chứng tử nước ngoài phải bao gồm nơi mất, các mục về nguyên nhân tử vong, họ tên và chức danh của bác sĩ chứng nhận, cùng thông tin đăng ký dùng để xác định giấy tờ. Nhiều quốc gia cấp một giấy chứng nhận y tế từ bệnh viện và một mục đăng ký hộ tịch riêng; khi cả hai có trong hồ sơ, mỗi giấy tờ đều được dịch đầy đủ.

Cách ghi nguyên nhân tử vong là phần biên dịch viên làm việc cẩn thận nhất. Thuật ngữ y khoa được chuyển thành thuật ngữ tiếng Anh mà bác sĩ sẽ dùng, và từ viết tắt hoặc được giữ nguyên như đã viết kèm phần giải nghĩa trong ngoặc vuông, hoặc được dịch kèm bản gốc, để viên chức xét duyệt thấy được trang giấy ghi gì và từ đó có nghĩa là gì. Chẩn đoán không bao giờ bị làm nhẹ đi, đơn giản hóa hay đổi thứ tự. Nếu giấy chứng tử liệt kê nguyên nhân trực tiếp và nguyên nhân nền ở các dòng riêng, bản dịch giữ chúng ở các dòng riêng.

Con dấu và dấu mộc của bệnh viện, cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc chính quyền địa phương được mô tả trong ngoặc vuông, và phần chữ bên trong được dịch. Chữ viết tay, ghi chú bên lề và mọi nội dung ở mặt sau của trang đều là một phần của giấy tờ. Từ không đọc được sẽ được ghi là "[illegible]" thay vì đoán. Giấy tờ bằng tiếng Tây Ban Nha rất phổ biến trong các hồ sơ này, và bản dịch giấy chứng tử tiếng Tây Ban Nha tuân theo các quy tắc tương tự, kể cả số quyển và số trang đăng ký có trên bản gốc. Bài viết hiện có về dịch giấy chứng tử trong hồ sơ của người góa bàn về vấn đề tái hôn, điều mà bài này không đề cập.

Dịch giấy đăng ký kết hôn và cách khớp tên, ngày tháng

Bản dịch giấy đăng ký kết hôn cho thấy người nộp đơn và công dân Hoa Kỳ đã kết hôn, và viên chức xét duyệt sẽ so sánh nó với giấy chứng tử từng dòng một. Hai giấy tờ cần khớp nhau về cách viết tên của cả hai người, ngày sinh của công dân Hoa Kỳ và mối quan hệ giữa hai người. Bản dịch không thể sửa một khác biệt đã có sẵn trong bản gốc, nhưng có thể tránh tạo thêm khác biệt mới.

Cách viết tên là nguồn gây sai lệch phổ biến nhất. Một người phụ nữ có thể xuất hiện với họ thời con gái trên giấy tờ này và họ chồng trên giấy tờ khác, và giấy tờ ở Mỹ Latinh có thể liệt kê hai họ theo thứ tự mà các biểu mẫu Hoa Kỳ không dùng. Tên tiếng Ả Rập và tiếng Hàn có thể được chuyển tự theo nhiều cách được chấp nhận. Công ty dịch thuật nên nhận được cách viết tên trong hộ chiếu của người nộp đơn và trên Form I-360 trước khi bắt đầu, và dùng thống nhất, đồng thời vẫn thể hiện đúng những gì mỗi giấy tờ gốc ghi khi các bản gốc khác nhau. Trong tiếng Anh, ngày tháng được viết theo thứ tự tháng, ngày, năm, còn ngày theo lịch khác thì được dịch đúng như trên trang giấy. Nếu hôn lễ là hôn lễ tôn giáo chứ không phải đăng ký dân sự, bài viết về giấy tờ kết hôn tôn giáo và dân sự giải thích mỗi loại giấy tờ là gì và phần nào được dịch.

Quyết định ly hôn và giấy chứng tử của các cuộc hôn nhân trước

Hồ sơ yêu cầu người nộp đơn chứng minh rằng mọi cuộc hôn nhân trước của mỗi bên vợ chồng đã chấm dứt trước khi kết hôn với công dân Hoa Kỳ. Bản dịch quyết định ly hôn nước ngoài được dịch toàn bộ, gồm tên tòa án, số vụ việc, phần chữ ký của thẩm phán, căn cứ được nêu và mọi điều khoản về ngày bản án có hiệu lực chung thẩm. Quyết định có con dấu ghi rõ đã có hiệu lực chung thẩm thì được dịch kèm con dấu đó. Khi người phối ngẫu trước đã qua đời, giấy chứng tử của người đó được xử lý giống như giấy chứng tử của công dân Hoa Kỳ.

Các giấy tờ này thường đến từ một quốc gia khác và một năm khác với cuộc hôn nhân quan trọng nhất. Dù vậy, tên trên đó vẫn phải khớp với các giấy tờ sau này, vì quyết định ly hôn của người phối ngẫu đầu tiên mà ghi tên người nộp đơn theo cách viết khác sẽ bị hỏi. Dịch từng giấy tờ theo đúng nội dung của nó, với cách viết tên mà bản gốc dùng, và ghi chú các biến thể cho luật sư trong một tin nhắn riêng, sẽ giữ cho hồ sơ trung thực.

Những người con trong hồ sơ I-360 và giấy khai sinh của họ

Khi hồ sơ có tên những người con, mỗi người con cần một giấy khai sinh ghi người nộp đơn hoặc công dân Hoa Kỳ là cha hoặc mẹ, tùy theo từng gia đình. Bản dịch tuân theo các quy tắc chuẩn cho giấy khai sinh: toàn bộ nội dung, số đăng ký, tên của cả cha và mẹ theo thứ tự bản gốc ghi, và mọi con dấu. Khi giấy tờ của người con ghi tên cha hoặc mẹ khác với giấy đăng ký kết hôn, bản dịch tái hiện bản gốc đúng như nó có, và luật sư quyết định có cần đưa lời giải thích vào hồ sơ hay không. Bài viết về con riêng và giấy tờ công nhận con áp dụng khi người con không phải là con ruột của công dân Hoa Kỳ.

Kiểm tra dạng giấy tờ hộ tịch trước khi đặt dịch

Bộ Ngoại giao công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country liệt kê theo từng quốc gia những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, do cơ quan nào cấp và dạng nào được chấp nhận. Bản đầy đủ thường được ưu tiên hơn bản trích lục. Kiểm tra mục của quốc gia đó trước khi đặt dịch giúp bạn tránh trả tiền dịch nhầm dạng giấy tờ.

Trước khi gửi giấy tờ, hãy gom đủ bộ, kể cả mặt sau của mỗi trang, và ghi lại cách viết từng cái tên như trong hộ chiếu của người nộp đơn. Texliff thực hiện dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS với mỗi giấy tờ một bản chứng nhận riêng, còn luật sư hoặc người đại diện được công nhận xác nhận hồ sơ cần những giấy tờ nào.