Dịch tài liệu khó đọc cho USCIS: hồ sơ hư hỏng và không đầy đủ

Tài liệu gốc bị mờ, hư hỏng hoặc không đầy đủ vẫn có thể được dịch để nộp cho USCIS, nhưng bản dịch chỉ có thể đầy đủ ở mức mà trang giấy đọc được. Mọi phần biên dịch viên không đọc được đều được đánh dấu "[illegible]" và để nguyên, và lời chứng nhận có thể nêu rằng bản dịch được thực hiện từ một bản sao có độ rõ hạn chế. Khi vấn đề nằm ở chính hồ sơ gốc, cách khắc phục tốt hơn thường là xin một bản sao mới từ cơ quan đã cấp.

Dịch tài liệu khó đọc cho USCIS: biên dịch viên được phép làm gì

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài, được chứng nhận là hoàn chỉnh và chính xác. Với một trang rõ ràng, điều đó có nghĩa là mọi dòng chữ, con dấu và chữ ký đều xuất hiện bằng tiếng Anh. Với một trang bị hư hỏng, điều đó có nghĩa là biên dịch viên báo cáo đúng những gì thực sự có trên trang, kể cả những phần không đọc được. Biên dịch viên nào điền vào chỗ trống bằng một phỏng đoán hợp lý là đã thay đổi bằng chứng, và viên chức không thể biết từ nào đến từ tài liệu, từ nào do biên dịch viên thêm vào.

Quy tắc tương tự áp dụng cho họ tên, ngày tháng và con số, nơi một phỏng đoán sai gây hại nhiều nhất. Nếu chữ số cuối của số đăng ký bị nhòe, bản dịch thể hiện các chữ số đọc được và đánh dấu chữ số còn thiếu. Nếu tháng trong một ngày không đọc được nhưng năm rõ ràng, biên dịch viên để tháng đó được đánh dấu và không suy ra từ các mục khác trên trang.

Cách dùng "[illegible]" trong bản dịch được chứng nhận

Ký hiệu được đặt ở phần nhỏ nhất không đọc được. Một từ không đọc được sẽ có ký hiệu ngay tại từ đó, phần còn lại của dòng vẫn được dịch bình thường. Những phần mất dài hơn được mô tả theo kích thước và vị trí, ví dụ "[illegible, approximately two lines]" hoặc "[corner torn off, text missing]". Biên dịch viên có thể thêm một ghi chú ngắn trong ngoặc vuông về nguyên nhân, chẳng hạn "[faded]" hoặc "[obscured by stamp]", khi điều đó giúp viên chức đối chiếu ghi chú với bản gốc.

Các thành phần khác của trang được xử lý giống như trên một bản sao rõ ràng. Con dấu, chữ ký, phần viết tay và ghi chú bên lề được mô tả hoặc dịch, còn các mục để trống được đánh dấu là để trống. Bố cục bám sát bản gốc đủ để viên chức đặt mỗi dòng đã dịch cạnh dòng gốc tương ứng. Một trang bị cắt ở mép là vấn đề riêng, vì biên dịch viên không thể biết phần nằm ngoài khung hình có gì.

Lời chứng nhận nói gì về bản sao gốc chất lượng kém

Lời chứng nhận nêu rằng bản dịch hoàn chỉnh và chính xác, và biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ. Khi bản gốc khó đọc, lời chứng nhận có thể thêm một câu nêu rằng bản dịch được thực hiện từ một bản sao có độ rõ hạn chế và các phần không đọc được đã được đánh dấu trong văn bản. Câu này mô tả bản sao gốc, để viên chức không cho rằng bản chính vốn rõ ràng.

USCIS không giữ danh sách được phê duyệt các biên dịch viên hay công ty dịch thuật, và "USCIS-certified" chỉ có nghĩa là bản dịch kèm lời chứng nhận mà USCIS yêu cầu. Một bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS ghi rõ các giới hạn của chính nó sẽ cho viên chức một bức tranh chính xác về hồ sơ, điều mà một bản dịch lặng lẽ trình bày trang hư hỏng như thể nguyên vẹn thì không làm được.

Khi quét lại hoặc xin cấp lại hồ sơ mới là cách khắc phục thực sự

Một số vấn đề về độ rõ đến từ bản quét chứ không phải từ giấy. Trang chụp nghiêng, chụp trong ánh sáng yếu hoặc gửi qua máy fax thường đọc rõ hơn sau khi được quét lại. Nên có hình ảnh mới trước khi dịch, vì ký hiệu chỉ nên mô tả phần thực sự bị mất trên giấy chứ không phải một bức ảnh kém.

Một bản quét dùng được cần tuân theo năm điểm sau:

• Đặt trang phẳng trên mặt kính máy quét và quét toàn bộ trang, bao gồm cả bốn cạnh.
• Quét cả hai mặt của mỗi trang, kể cả khi mặt sau trông trống, vì con dấu và ghi chú thường xuất hiện ở đó.
• Dùng màu, vì mực phai và con dấu màu tách khỏi nền giấy tốt hơn khi quét màu so với đen trắng.
• Không cắt, xoay lệch hoặc thu nhỏ hình ảnh, và không gấp trang để vừa mặt kính.
• Với hồ sơ nhiều trang, quét mọi trang theo thứ tự, bao gồm cả trang trống và bìa.

Khi chính tờ giấy bị phai, rách hoặc ố do nước, câu trả lời tốt hơn là một bản sao mới. Cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc trường học thường có thể cấp một bản trích lục chứng nhận mới từ sổ sách của mình, và bản trích lục mới có thể được dịch rõ ràng. Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao liệt kê, theo từng quốc gia, những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, ai cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Kiểm tra bảng này trước sẽ cho biết viên chức mong đợi phiên bản nào, chẳng hạn bản đầy đủ thay vì bản trích lục rút gọn. Dịch bản sao hư hỏng của một phiên bản sai là uổng công sức.

Giấy khai sinh từ sổ đăng ký viết tay

Hồ sơ khai sinh là ví dụ phổ biến nhất của vấn đề này, vì nhiều bản được viết tay trong sổ đăng ký từ nhiều thập kỷ trước và được sao chép nhiều lần kể từ đó. Một bản dịch giấy khai sinh tiếng Haiti Creole thường bắt đầu từ một acte de naissance, tức một mục được viết tay bằng tiếng Pháp trong sổ đăng ký rồi được sao chép lại cho mỗi bản trích lục mới. Khi bản sao đến tay biên dịch viên, có thể một con dấu đã đè lên tên, hoặc mực của một ngày tháng đã nhạt đến mức chỉ còn vài nét.

Trong trường hợp như vậy, bản trích lục lưu trữ thường là phiên bản rõ hơn, vì cơ quan đăng ký cấp lại nó từ sổ của chính mình. Ngay cả khi biên dịch viên đọc được chữ viết tay không khó khăn, như trong dịch vụ dịch thuật tiếng Haiti Creole, bất kỳ từ nào vẫn không chắc chắn sau khi đọc kỹ đều vẫn được đánh dấu.

Nếu cơ quan đăng ký không thể cấp một hồ sơ đọc được, người nộp đơn có thể chứng minh rằng hồ sơ gốc không có sẵn, thông qua văn bản xác nhận từ cơ quan cấp hoặc một mục trong Reciprocity Schedule, rồi nộp bằng chứng thứ cấp. Học bạ, hồ sơ nhà thờ và bản khai có tuyên thệ của những người biết trực tiếp về việc sinh đều được tính là bằng chứng thứ cấp. Mỗi tài liệu bằng tiếng nước ngoài đều cần bản dịch được chứng nhận riêng.

Hồ sơ học tập và y tế bị thiếu hoặc hư hỏng trang

Hồ sơ học tập và y tế đặt ra những câu hỏi tương tự, kèm thêm vài điểm. Một bản dịch bảng điểm thường đến dưới dạng bản photo của bản photo, với điểm số hoặc tên môn học bị mất ở lề. Biên dịch viên đánh dấu các mục bị mất. Khi phần mất ảnh hưởng đến điểm số hoặc ngày tháng, có thể yêu cầu nhà trường cấp lại bảng điểm chính thức.

Dịch hồ sơ y tế tuân theo quy tắc tương tự, và ghi chú viết tay của bác sĩ là nguồn thường xuyên của những từ không đọc được. Đánh dấu tên thuốc hoặc liều dùng là "[illegible]" luôn an toàn hơn đoán, vì một phỏng đoán trong hồ sơ lâm sàng có thể bị hiểu như sự thật. Với hồ sơ đến trong tình trạng thiếu trang, bản dịch chỉ bao gồm các trang được cung cấp và không ngụ ý rằng hồ sơ đã đầy đủ.

Một bộ trang không đầy đủ khác với một trang khó đọc. Nếu thiếu trang 2 của hồ sơ bốn trang, bản dịch bao gồm các trang 1, 3 và 4 và ghi chú phần thiếu. Người bảo lãnh hoặc luật sư quyết định có yêu cầu nơi cấp bổ sung trang còn thiếu hay không, vì công ty dịch thuật không thể cung cấp nội dung chưa bao giờ được gửi đến.

Cần chuẩn bị gì trước khi gửi tài liệu hư hỏng

Hãy thu thập bản sao tốt nhất hiện có của từng tài liệu, được quét phẳng, có màu và cả hai mặt, đồng thời ghi chú những trang nào bị thiếu hoặc hư hỏng. Hãy xin cơ quan cấp một bản sao chứng nhận mới nếu có thể, và kiểm tra Reciprocity Schedule để biết đúng phiên bản. Hãy giữ lại mọi văn bản xác nhận từ cơ quan không thể cấp lại hồ sơ, vì nó hỗ trợ cho yêu cầu chấp nhận bằng chứng thứ cấp. Việc nộp bản gốc hư hỏng hay bản thay thế là quyết định của luật sư hoặc người đại diện được công nhận phụ trách hồ sơ. Chúng tôi đánh dấu các phần không đọc được trong bản dịch giấy chứng nhận kết hôn hoặc bất kỳ hồ sơ nào khác và nêu giới hạn của bản gốc trong lời chứng nhận.