Danh sách kiểm tra bản dịch được chứng nhận cho I-485: USCIS đọc những giấy tờ nào bằng tiếng Anh

Hồ sơ I-485 cần bản dịch tiếng Anh được chứng nhận và đầy đủ cho mọi giấy tờ có chữ viết bằng tiếng nước ngoài. Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch phải đi kèm giấy chứng nhận của biên dịch viên xác nhận bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Với hồ sơ điều chỉnh tình trạng Form I-485, quy định này áp dụng cho từng giấy tờ hộ tịch, giấy tờ đi lại và giấy tờ tài chính trong hồ sơ.

Viên chức xét duyệt đối chiếu các giấy tờ trong hồ sơ với nhau: tên trên giấy khai sinh với hộ chiếu, ngày kết hôn với bản án ly hôn. Một bản dịch bỏ sót hoặc làm sai lệch một chi tiết sẽ làm hỏng những phép đối chiếu đó, và các phần dưới đây nêu rõ những cặp giấy tờ được đối chiếu cho từng loại.

Bản dịch được chứng nhận cho I-485: giấy chứng nhận và trang giấy phải bao gồm những gì

Trên thực tế, giấy chứng nhận ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên. Giấy này nêu rõ biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ, bản dịch đầy đủ và chính xác, đồng thời xác định giấy tờ đã được dịch. Mỗi giấy tờ có một giấy chứng nhận riêng là cách làm an toàn hơn, vì mỗi bản dịch vẫn gắn với bản gốc của chính nó.

USCIS không có danh sách biên dịch viên hay công ty dịch thuật được phê duyệt, và cũng không cấp chứng chỉ cho biên dịch viên. "Bản dịch được USCIS chứng nhận" chỉ đơn giản là bản dịch có kèm giấy chứng nhận mà USCIS yêu cầu. Vì giấy chứng nhận là lời xác nhận có chữ ký về năng lực và công việc của chính biên dịch viên, một công ty dịch thuật có thể cấp giấy độc lập với hồ sơ. Khi người nộp đơn hoặc người thân ký, người đó đang tự chứng nhận bằng chứng trong hồ sơ của mình, và viên chức có thể đánh giá thấp hơn hoặc nghi ngờ giấy đó. Chỉ dùng dịch máy thì không có chứng nhận của con người, lại xử lý sai tên, ngày tháng, từ viết tắt và thuật ngữ pháp lý, nên cũng không đáp ứng yêu cầu.

"Đầy đủ" nghĩa là mọi thứ có trên trang giấy. Một bản dịch đầy đủ bao gồm:

• nội dung chính, tiêu đề và nhãn của các ô trong biểu mẫu
• con dấu và dấu mộc, kèm phần chữ trên đó được dịch
• chữ ký, được mô tả trong ngoặc vuông, chẳng hạn [signature]
• nội dung viết tay và ghi chú bên lề
• đầu trang, chân trang và số trang
• mặt sau của trang giấy, khi có nội dung

Phần không đọc được được đánh dấu [illegible] thay vì đoán, và phần để trống được ghi là để trống. Bố cục nên bám sát bản gốc đủ để viên chức đối chiếu từng thành phần của bản dịch với bản gốc.

Dịch giấy khai sinh của người nộp đơn và của con cái

Giấy khai sinh của người nộp đơn được đối chiếu với hộ chiếu và các giấy tờ tùy thân khác về họ tên, ngày sinh, nơi sinh và tên cha mẹ. Giấy khai sinh của con cũng được kiểm tra theo cách tương tự, và tên cha mẹ trên đó phải khớp với giấy chứng nhận kết hôn và với giấy tờ của chính người nộp đơn. Nếu bản dịch viết một trong các tên đó khác với các giấy tờ còn lại, viên chức sẽ phải giải quyết một điểm không khớp.

Trước khi đặt dịch, hãy kiểm tra bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao. Bảng này liệt kê mỗi quốc gia cấp những giấy tờ hộ tịch nào, do cơ quan nào cấp và phiên bản nào được chấp nhận, chẳng hạn bản đầy đủ thay cho bản trích lục rút gọn. Cả viên chức USCIS lẫn viên chức lãnh sự đều dựa vào bảng này. Odpis skrócony (bản sao rút gọn) của Ba Lan là một giấy tờ khác với odpis zupełny (bản sao đầy đủ), và nếu bảng yêu cầu bản đầy đủ thì dù bản rút gọn được dịch cẩn thận đến đâu cũng chỉ làm lãng phí chi phí.

Phiên bản cũng quyết định nội dung của bản dịch. Bản đầy đủ có số đăng ký, thông tin về cha mẹ và các ghi chú bên lề được bổ sung sau lần đăng ký đầu tiên, và tất cả đều phải được dịch. Chẳng hạn, bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha của một acta de nacimiento Mexico bao gồm mã CURP và mọi ghi chú ở lề. Điều này cũng áp dụng cho bản dịch được chứng nhận từ tiếng Tây Ban Nha sang tiếng Anh giấy tờ của một đứa trẻ. Hướng dẫn về giấy tờ I-485 cho vợ/chồng và con cái nêu các giấy tờ gia đình đi kèm hồ sơ diện phụ thuộc.

Bộ giấy khai sinh dễ chuẩn bị hơn khi mỗi giấy được coi là một mục riêng: bản dịch giấy khai sinh của người nộp đơn và một bản dịch cho mỗi người con, mỗi bản có giấy chứng nhận riêng.

Dịch giấy chứng nhận kết hôn, bản án ly hôn và giấy chứng tử

Giấy chứng nhận kết hôn hiện tại được đối chiếu với giấy khai sinh của cả hai vợ chồng và với ngày chấm dứt của các cuộc hôn nhân trước. Bản dịch giấy chứng nhận kết hôn phải thể hiện đúng ngày tháng, địa điểm, cả hai họ tên như đã viết, thông tin đăng ký và mọi con dấu.

Mỗi cuộc hôn nhân trước của cả hai vợ chồng phải được chứng minh là đã chấm dứt, bằng bản án ly hôn hoặc giấy chứng tử, và ngày chấm dứt được so sánh với ngày của cuộc hôn nhân tiếp theo. Một bản dịch bản án ly hôn bỏ sót con dấu của tòa án, một ghi chú xác nhận hoặc dòng nêu thời điểm bản án có hiệu lực sẽ khiến viên chức không có cách nào xác nhận cuộc hôn nhân đầu đã chấm dứt trước khi cuộc hôn nhân thứ hai bắt đầu. Giấy chứng tử được dịch theo cách tương tự, bao gồm cả cơ quan cấp và ngày mất.

Ngày tháng là nguồn gây lỗi âm thầm trong các giấy tờ này. Giấy tờ của Ả Rập Xê Út có thể ghi ngày theo lịch Hijri, shenasnameh của Iran dùng lịch Solar Hijri, còn giấy tờ Trung Quốc ghi năm trước. Bản dịch chuyển mỗi ngày sang dạng tháng, ngày, năm, để viên chức có thể đối chiếu ngày đã chuyển đổi với dòng gốc.

Dịch các trang hộ chiếu, dấu visa và thông tin I-94

Hộ chiếu được đối chiếu với hồ sơ I-94 và với ngày nhập cảnh cùng địa chỉ khai trong biểu mẫu. Hộ chiếu bằng ngôn ngữ khác được dịch từng trang: trang thông tin cá nhân, các trang visa và dấu nhập cảnh, xuất cảnh. Các dấu tuy ngắn nhưng vẫn là chữ, và dấu nào không đọc được sẽ được đánh dấu [illegible] thay vì đoán. Tên trên giấy khai sinh đã dịch nên viết đúng như hộ chiếu viết, vì vậy cách chuyển tự được chọn một lần và dùng thống nhất ở mọi nơi.

Bản thân I-94 được cấp bằng tiếng Anh, nên phần cần dịch là các giấy tờ nước ngoài hỗ trợ cho lịch sử đi lại, chẳng hạn visa nước ngoài hoặc dấu xuất cảnh của một quốc gia khác.

Lý lịch tư pháp và giấy tờ tài chính I-864 từ nước ngoài

Khi lý lịch tư pháp là một phần của hồ sơ, bản dịch bao gồm mọi mục ghi, cơ quan cấp, các con dấu và mọi tuyên bố rằng không tìm thấy hồ sơ nào. Dòng "no record" vẫn là chữ trên trang giấy và được dịch như phần còn lại.

Các giấy tờ tài chính từ nước ngoài hỗ trợ cho Form I-864 Affidavit of Support, chẳng hạn sao kê ngân hàng nước ngoài, thư xác nhận việc làm hoặc hồ sơ thuế của người đồng bảo lãnh hoặc thành viên trong hộ gia đình, được đối chiếu với thu nhập và tài sản khai trong biểu mẫu. Bản dịch thể hiện số tài khoản, số dư và loại tiền tệ đúng như đã in. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định giấy tờ tài chính nào được đưa vào hồ sơ.

Dịch sổ tiêm chủng I-693 cho bác sĩ dân sự được chỉ định

Khám sức khỏe Form I-693 do bác sĩ dân sự (civil surgeon) được USCIS chỉ định thực hiện. Người nộp đơn mang sổ tiêm chủng đến buổi khám, và bác sĩ phải đọc được sổ để chuyển dữ liệu vào biểu mẫu, nên hồ sơ viết bằng ngôn ngữ khác cần có bản dịch sổ tiêm chủng sang tiếng Anh. Hồ sơ điều trị trước đây được nộp làm bằng chứng, chẳng hạn để hỗ trợ đơn xin miễn trừ, cần bản dịch được chứng nhận như mọi giấy tờ khác.

Vì sao bản dịch một phần của giấy tờ I-485 dẫn đến RFE

Bản tóm tắt, bản trích và bản dịch "chỉ các trang liên quan" không đáp ứng yêu cầu. Khi bản dịch bị thiếu, không đầy đủ hoặc không được chứng nhận, USCIS có thể gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối, và chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không gửi RFE trước trong trường hợp bằng chứng ban đầu không đủ. Trả lời yêu cầu đó thường vẫn đồng nghĩa với việc dịch toàn bộ giấy tờ, nên một bản dịch đầy đủ ngay từ đầu giúp tiết kiệm một vòng trao đổi thư từ.

Trước khi lập hồ sơ, hãy liệt kê mọi giấy tờ có chữ bằng tiếng nước ngoài, đối chiếu từng giấy với Reciprocity Schedule và thu thập bản gốc đầy đủ của từng giấy, kể cả mặt sau. Chúng tôi chuẩn bị một bản dịch được chứng nhận riêng cho mỗi giấy tờ qua dịch vụ dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS của mình.