Giấy phép lao động I-765: bản dịch được chứng nhận cho các giấy tờ đi kèm

Hồ sơ Form I-765 chỉ cần bản dịch được chứng nhận khi một giấy tờ trong bộ hồ sơ có chứa văn bản bằng tiếng nước ngoài. Mẫu đơn, các thông báo biên nhận và giấy phép lao động trước đó đều bằng tiếng Anh, nên một hồ sơ không thay đổi gì so với lần trước thường không có gì phải dịch.

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, kèm xác nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên có năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Yêu cầu này gắn với giấy tờ chứ không gắn với mẫu đơn. Vì vậy, bước đầu tiên của mọi bản dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS là lập một danh sách đơn giản các trang bằng tiếng nước ngoài sẽ được sao chép vào bộ hồ sơ.

Các hồ sơ Form I-765 có kèm giấy tờ bằng tiếng nước ngoài

Form I-765, Đơn xin cấp giấy phép lao động (Application for Employment Authorization), được nộp theo nhiều diện, và diện nộp đơn quyết định chứng cứ cần có. Người có Form I-485 đang chờ xử lý nộp theo một diện, người xin tị nạn có vụ việc đang chờ nộp theo diện khác, người có TPS theo diện thứ ba, và người phối ngẫu diện H-4 hoặc L-2 theo diện thứ tư. Hướng dẫn của Form I-765 nêu các giấy tờ mà từng diện yêu cầu, và chỉ những giấy tờ đó mới liên quan đến việc dịch.

Ba loại giấy tờ tạo ra phần lớn công việc dịch thuật trong các hồ sơ này: chứng cứ nhân thân, chứng minh hôn nhân và các hồ sơ nước ngoài làm nền cho vụ việc đang chờ xử lý. Hướng dẫn về điều kiện của Form I-765 hiện có của Texliff trình bày chính các diện nộp đơn. Bài viết này chỉ bàn về giấy tờ.

Giấy tờ tùy thân cho I-765 khi không có giấy tờ do Hoa Kỳ cấp

Hướng dẫn yêu cầu chứng cứ nhân thân, chẳng hạn hộ chiếu, giấy khai sinh kèm giấy tờ tùy thân có ảnh, hoặc giấy tờ tùy thân quốc gia có ảnh. Người nộp đơn không có giấy tờ tùy thân do Hoa Kỳ cấp thường gửi bản sao hộ chiếu nước ngoài, và văn bản in trong hộ chiếu đó quyết định có cần dịch hay không. Trang dữ liệu chỉ in bằng ngôn ngữ của quốc gia đó thì cần bản dịch được chứng nhận. Mọi trang hộ chiếu khác được sao chép vào hồ sơ mà có văn bản bằng tiếng nước ngoài, kể cả con dấu và các ghi chú xác nhận, đều được dịch đầy đủ, còn trang đã bằng tiếng Anh thì không cần gì. Bài viết về những trang hộ chiếu nào được tính trình bày chi tiết từng trang.

Khi chứng cứ nhân thân là giấy khai sinh, giấy tờ tùy thân có ảnh đi kèm sẽ được cùng một viên chức xem xét, và thẻ căn cước quốc gia bằng tiếng nước ngoài được dịch như một giấy tờ riêng. Chẳng hạn, một acta de nacimiento của Mexico được dịch từng dòng, kể cả các mục đăng ký và mọi ghi chú bên lề, và bản dịch giấy khai sinh được đính kèm vào bản sao mà nó mô tả. Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country liệt kê mỗi quốc gia cấp phiên bản nào của hồ sơ hộ tịch, và người nộp đơn tra bảng này trước khi đặt dịch sẽ tránh được việc dịch nhầm phiên bản.

Giấy tờ bằng tiếng Tây Ban Nha là trường hợp phổ biến nhất trong các hồ sơ xin giấy phép lao động. Bản dịch hộ chiếu tiếng Tây Ban Nha tuân theo cùng quy tắc chứng nhận như mọi ngôn ngữ khác, và trang dịch vụ dịch tiếng Tây Ban Nha rộng hơn đề cập các giấy tờ khác thường đi cùng.

Dịch giấy đăng ký kết hôn cho người phối ngẫu diện H-4 hoặc L-2

Người phối ngẫu nộp Form I-765 theo diện H-4 hoặc L-2 phải chứng minh quan hệ hôn nhân với người lao động chính. Giấy đăng ký kết hôn là chứng cứ thông thường. Khi giấy này được cấp ở nước ngoài, bản dịch giấy đăng ký kết hôn bao gồm toàn bộ hồ sơ: tên của cả hai vợ chồng, ngày và nơi đăng ký, các mục đăng ký, con dấu và mọi ghi chú viết tay ở lề.

Nếu đã có sẵn bản dịch được chứng nhận của cùng giấy đăng ký kết hôn từ đơn bảo lãnh của người lao động hoặc từ một đơn xin visa trước đó, bộ hồ sơ của người phối ngẫu cần một bản sao của bản dịch đó kèm trang chứng nhận. Bản dịch chỉ bao gồm một phần của giấy đăng ký, hoặc bản dịch đã mất trang chứng nhận, không đáp ứng yêu cầu và phải làm lại.

Hồ sơ nước ngoài làm nền cho vụ xin tị nạn hoặc điều chỉnh tình trạng đang chờ xử lý

Thông báo biên nhận cho đơn xin tị nạn hoặc Form I-485 đang chờ xử lý do USCIS cấp bằng tiếng Anh và không cần làm gì thêm. Chứng cứ nhân thân làm nền cho vụ việc thì khác. Người nộp đơn thường có thẻ căn cước quốc gia, giấy khai sinh nước ngoài hoặc hộ chiếu đã hết hạn đã được nộp trong hồ sơ trước đó, và bộ hồ sơ I-765 mới mà sao chép lại các giấy tờ này cũng cần các bản dịch được chứng nhận như vậy. Bản dịch đã chuẩn bị cho hồ sơ trước có thể được đính kèm lại khi chúng bao gồm đầy đủ cùng giấy tờ đó.

Bản dịch thiếu, không đầy đủ hoặc không được chứng nhận có thể khiến USCIS gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny). Chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ ngay mà không yêu cầu bổ sung chứng cứ trước, khi chứng cứ ban đầu không đủ. Vì vậy, với đơn xin giấy phép lao động, sai sót này tốn kém hơn nhiều so với phí dịch.

Khác biệt về tên giữa giấy tờ nước ngoài và câu trả lời trong I-765

Form I-765 yêu cầu họ tên pháp lý đầy đủ của người nộp đơn và mọi tên khác mà người đó đã dùng. Giấy tờ nước ngoài có thể ghi tên của cùng một người theo thứ tự khác hoặc cách viết khác: hai họ trong hồ sơ của Mexico hoặc Trung Mỹ, chuỗi tên bốn phần trong hồ sơ tiếng Ả Rập, hoặc một tên được La-tinh hóa theo cách này trong hộ chiếu và theo cách khác trong hồ sơ hộ tịch.

Bản dịch bám theo giấy tờ gốc. Công ty dịch thuật không chỉnh tên cho khớp với mẫu đơn, vì một bản dịch làm thay đổi nguồn thì không thể được chứng nhận là chính xác. Người nộp đơn tự quyết định dùng cách viết nào làm tên pháp lý, thường là cách viết trong hộ chiếu, và ghi các cách viết khác ở mục các tên khác đã dùng. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định những gì được nộp cùng hồ sơ.

Những giấy tờ I-765 không cần dịch

Người nộp đơn mất tiền vì dịch những giấy tờ mà USCIS không hề yêu cầu. Ba loại giấy tờ không cần dịch: mọi thứ đã hoàn toàn bằng tiếng Anh, giấy tờ do Hoa Kỳ cấp như thẻ An sinh Xã hội hoặc thẻ cho phép làm việc trước đó, và giấy tờ nước ngoài chỉ giữ trong hồ sơ riêng của người nộp đơn chứ không đưa vào bộ hồ sơ. Một lần gia hạn cùng diện và cùng tên thường không phát sinh thêm giấy tờ bằng tiếng nước ngoài nào.

Hướng dẫn của mẫu đơn và luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định những gì được đưa vào. Việc dịch được đặt sau đó, và chỉ cho những giấy tờ ấy.

Trước khi đặt dịch, hãy liệt kê từng trang bằng tiếng nước ngoài sẽ được sao chép vào bộ hồ sơ I-765 và đối chiếu với hướng dẫn của mẫu đơn. Hộ chiếu có trang dữ liệu bằng ngôn ngữ quốc gia thường là mục đầu tiên. Chúng tôi chuẩn bị bản dịch hộ chiếu được chứng nhận với một xác nhận có chữ ký riêng cho từng giấy tờ.