Dịch thư xác nhận tư cách đạo đức tốt cho USCIS và tòa án

Thư của mục sư, imam, linh mục, chủ lao động, huấn luyện viên hay hiệp hội cộng đồng đều được dịch đầy đủ sang tiếng Anh, và công ty dịch thuật chứng nhận bản dịch như mọi giấy tờ tiếng nước ngoài khác trong hồ sơ. Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch đầy đủ, nên không thể cắt thư chỉ còn những dòng khen người đó. Mỗi lá thư được xử lý qua dịch thuật giấy tờ được chứng nhận cho USCIS như một chứng cứ thông thường, với giấy chứng nhận riêng.

Khi nào cần dịch thư xác nhận tư cách đạo đức tốt

Thư ủng hộ xuất hiện trong nhiều loại hồ sơ. Trong hồ sơ N-400, một lá thư có thể được nộp làm chứng cứ về tư cách đạo đức tốt, thường là khi lý lịch của người nộp đơn có điều cần giải thích. Trong hồ sơ miễn trừ I-601 và I-601A, thư của người thân, hội thánh và chủ lao động mô tả hoàn cảnh khó khăn. Tại tòa di trú, đây là các chứng cứ trong những vụ xin hủy lệnh trục xuất, và chúng cũng đi kèm các yêu cầu I-212. Luật sư hoặc đại diện được công nhận quyết định thư nào được đưa vào hồ sơ, và công ty dịch thuật làm việc với những thư đã được chọn.

Mỗi lá thư viết bằng ngôn ngữ khác đều cần bản dịch tiếng Anh và giấy chứng nhận riêng. Thư đã viết bằng tiếng Anh thì không cần dịch, nhưng thư pha trộn nhiều ngôn ngữ, chẳng hạn một ghi chú bằng tiếng Anh kèm phần đính kèm bằng tiếng Tây Ban Nha, thì phần tiếng nước ngoài cần được dịch. Thư viết tay và thư chụp bằng điện thoại được dịch giống như thư đánh máy, với các từ không đọc được được đánh dấu.

Một bản dịch đầy đủ của thư xác nhận nhân thân gồm những gì

Một lá thư trông ngắn nhưng chứa nhiều thành phần hơn các đoạn nội dung chính. Mỗi thành phần đều được dịch và đặt đúng vị trí như trong bản gốc, để viên chức có thể đối chiếu hai tài liệu cạnh nhau.

• Phần tiêu đề thư, gồm tên tổ chức, địa chỉ, số điện thoại, số đăng ký hoặc mã số thuế, và mọi chữ trong biểu trưng.
• Ngày tháng, lời chào, cùng tên và chức vụ của người viết.
• Phần nêu người viết biết người đó được bao lâu và với tư cách gì, cùng mọi chi tiết, ngày tháng và sự kiện cụ thể mà người viết mô tả.
• Phần kết thư, chữ ký được ghi là "[signature]", tên in bên dưới và mọi ghi chú viết tay.
• Con dấu hoặc dấu triện của tổ chức, với phần chữ được dịch và hình dạng được mô tả, cùng mọi nội dung in ở mặt sau của trang.

Bất cứ chỗ nào biên dịch viên không đọc được đều được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán, và dòng trống trên biểu mẫu in sẵn được đánh dấu là để trống. Giấy chứng nhận nêu rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ, và tài liệu nào đã được dịch. Nên có giấy chứng nhận riêng cho từng lá thư, vì các thư thường đến hồ sơ vào những thời điểm khác nhau và nằm trong những chứng cứ khác nhau.

Chức danh tôn giáo và tên tổ chức trong ngoặc vuông

Chức danh của các lãnh đạo tôn giáo không tương ứng gọn gàng giữa các ngôn ngữ. Một lá thư tiếng Tây Ban Nha có thể do một "pastor", một "padre" hoặc một "ministro" ký, thư tiếng Haiti Creole do một "pastè" ký, và thư tiếng Ả Rập do một imam hoặc một sheikh ký. Bản dịch dùng chức danh tiếng Anh phù hợp với vai trò của người viết và đặt từ gốc trong ngoặc vuông ngay sau đó ở lần xuất hiện đầu tiên, để viên chức thấy được nội dung thư mà không phải dựa vào lựa chọn của biên dịch viên.

Tên tổ chức theo cùng quy tắc. Tiêu đề thư ghi "Iglesia Bautista Nueva Vida" được dịch là "New Life Baptist Church [Iglesia Bautista Nueva Vida]", và cách dịch này được dùng ở mọi lần nhắc sau đó cũng như trong mọi lá thư khác của tổ chức đó. Chẳng hạn, thư từ các nhà thờ và hiệp hội người Haiti cần dịch vụ dịch tiếng Haiti Creole giữ chức danh của mục sư và tên nhà thờ giống hệt nhau từ thư này sang thư khác.

Tên người được chép đúng như đã viết và chỉ phiên âm khi bản gốc dùng hệ chữ không phải Latin. Một thành viên hội thánh xuất hiện là "Jean-Baptiste" trong thư này và "Jan Batist" trong thư khác sẽ gợi ra những câu hỏi không cần thiết, nên cùng một người luôn có một cách viết trong mọi thư của bộ hồ sơ.

Thư mẫu và thư có nhiều người ký

Các hiệp hội cộng đồng và hội thánh đôi khi soạn một lá thư mà hàng chục thành viên cùng ký, hoặc một bản kiến nghị có bảng tên, địa chỉ và chữ ký. Bản dịch bao gồm nội dung lá thư một lần, sau đó là từng dòng của bảng chữ ký: từng tên in, từng địa chỉ, từng ngày tháng và một dấu "[signature]" cho mỗi chữ ký. Tên không đọc được thì đánh dấu "[illegible]". Các dòng lặp lại không bị bỏ, tên không bị gộp và không thêm số lượng người ký.

Khi nhiều người nộp cùng một nội dung soạn sẵn kèm vài phần bổ sung cá nhân nhỏ, mỗi phiên bản được dịch như một tài liệu riêng. Phần bổ sung thường là phần duy nhất chứa chi tiết cụ thể, nên chúng quan trọng hơn phần nội dung chung. Nếu chủ lao động đính kèm hợp đồng hoặc bản mô tả công việc vào thư, tài liệu đính kèm là một tài liệu riêng cần có dịch hợp đồng pháp lý và giấy chứng nhận riêng.

Giữ giọng văn của người viết mà không thêm lời khen

Thư xác nhận nhân thân do những người bình thường viết, và bản dịch giữ nguyên mức độ của bản gốc. Người viết gọi một người hàng xóm là "una buena persona" thì bản dịch là "a good person", không phải "a pillar of the community". Những cách nói tôn giáo như "que Dios lo bendiga" được dịch đúng điều chúng diễn đạt, không bị lược bỏ hay chuyển thành văn trang trọng. Khi thư trích một câu trong Kinh Thánh hoặc Kinh Quran, các từ được dịch đúng như người viết đã trích, với phần tham chiếu giữ nguyên như đã viết.

Lỗi chính tả, câu viết dài không ngắt ý và cách dùng từ giản dị trong bản gốc vẫn giữ giản dị trong tiếng Anh, vì viên chức đang đọc bản dịch của lá thư thực sự đã được viết ra. Biên dịch viên không sửa ngày tháng, không chỉnh mâu thuẫn và không điền thêm chi tiết còn thiếu. Nếu một đoạn nói người viết biết người đó mười năm và một đoạn khác nói tám năm, cả hai câu đều được dịch đúng như đã viết.

Thư viết dưới dạng lời khai có tuyên thệ được xử lý như bản khai có tuyên thệ (affidavit). Các trang dịch bản khai có tuyên thệ tiếng Tây Ban Nha và dịch bản khai có tuyên thệ tiếng Haiti Creole mô tả phần từ ngữ bổ sung của các lời khai này, còn bài viết về dịch bản khai có tuyên thệ cho USCIS đề cập rộng hơn đến các lời khai được viết ở nước ngoài.

Thư xác nhận nhân thân trong chứng cứ nộp cho tòa di trú

Sổ tay Thực hành của Tòa Di trú (Immigration Court Practice Manual) yêu cầu bản dịch tiếng Anh và giấy chứng nhận dịch thuật cho giấy tờ bằng tiếng nước ngoài. Giấy chứng nhận được đánh máy và ký tên, gồm thông tin liên lạc của biên dịch viên và các tuyên bố về năng lực cũng như độ chính xác. Chứng cứ được đánh số trang và lập mục lục, nên bản dịch của mỗi lá thư theo đúng thứ tự trang của bản gốc. Bài viết về yêu cầu dịch thuật cho tòa di trú trình bày các quy định đối với hồ sơ nộp tòa.

Một loại giấy tờ khác được áp dụng khi lá thư hoặc bản khai được viết bằng tiếng Anh cho người không hiểu tiếng Anh. Khi đó người ký cần giấy chứng nhận phiên dịch, xác nhận rằng nội dung đã được đọc cho người ký bằng ngôn ngữ mà họ hiểu. Giấy chứng nhận dịch thuật chỉ áp dụng cho văn bản viết bằng ngôn ngữ khác.

Trước khi đặt dịch, hãy gom mọi lá thư ở dạng bản gốc, kể cả mặt sau của bất kỳ trang nào có con dấu hoặc ghi chú, và ghi rõ mỗi lá thư thuộc chứng cứ hoặc phần chứng cứ nào. Texliff cung cấp dịch bản khai có tuyên thệ cho các thư viết dưới dạng lời khai, và mỗi lá thư trong bộ hồ sơ đều có giấy chứng nhận riêng.