Danh sách kiểm tra bản dịch hồ sơ thẻ xanh hôn nhân cho Form I-130 và I-485

Mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ thẻ xanh diện hôn nhân đều cần bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm xác nhận của biên dịch viên, và quy định này giống nhau đối với Form I-130 và I-485, dù nộp cùng lúc hay riêng lẻ. Quy định của USCIS yêu cầu điều này với mọi giấy tờ không phải tiếng Anh, vì vậy dịch thuật giấy tờ được chứng nhận cho USCIS phải bao trùm cả bộ hồ sơ, với tên và ngày tháng được viết thống nhất trong mọi giấy tờ.

Thứ tự dưới đây theo cách hầu hết hồ sơ nộp đồng thời được chuẩn bị. Hướng dẫn của biểu mẫu cùng luật sư hoặc người đại diện được công nhận phụ trách hồ sơ sẽ quyết định giấy tờ nào được nộp; bài viết này chỉ nói về cách dịch từng loại giấy tờ.

Giấy khai sinh của cả hai vợ chồng

Người phối ngẫu sinh ở nước ngoài hầu như luôn cần có giấy khai sinh trong hồ sơ, và người bảo lãnh sinh ở nước ngoài cũng vậy. Việc đầu tiên cần xác định là hồ sơ gốc tồn tại ở phiên bản nào. Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao liệt kê theo từng quốc gia cơ quan nào cấp giấy khai sinh và mẫu nào được chấp nhận, còn dịch nhầm phiên bản thì sẽ mất phí dịch.

Bản trích lục rút gọn thường là nguồn gây rắc rối. Odpis skrócony của Ba Lan không phải là cùng một hồ sơ với odpis zupełny, và certidão de nascimento của Brazil có thể được cấp dưới dạng bản trích lục ngắn hoặc bản đầy đủ inteiro teor. Khi bản đầy đủ mới là bản được chấp nhận, việc dịch bản trích lục không giúp ích gì cho hồ sơ. Khi đã có đúng phiên bản, bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận sẽ bao gồm mọi trường thông tin được in, con dấu của cơ quan đăng ký, chữ ký (ghi là "[signature]") và mọi ghi chú bên lề được thêm vào sau này. Bản dịch giấy khai sinh tiếng Bồ Đào Nha của một hồ sơ Brazil tuân theo cùng quy tắc như hồ sơ bằng bất kỳ ngôn ngữ nào khác.

Dịch giấy đăng ký kết hôn cho Form I-130 và I-485

Giấy đăng ký kết hôn là giấy tờ mà cả bộ hồ sơ dựa vào, vì cả đơn bảo lãnh I-130 lẫn đơn điều chỉnh tình trạng I-485 đều dựa trên cuộc hôn nhân mà giấy này ghi lại. Bản dịch giấy đăng ký kết hôn phải giữ đúng tên của cả hai vợ chồng như hồ sơ gốc ghi, ngày và nơi tổ chức hôn lễ, tên người đăng ký hôn nhân, người làm chứng, số đăng ký, cùng mọi con dấu và dấu nổi.

Mặt sau của trang giấy rất quan trọng. Cơ quan đăng ký thường ghi chú thêm ở mặt sau, và bản dịch chỉ dừng ở mặt trước sẽ để lại một phần hồ sơ không được giải thích. Nếu giấy đăng ký có phần viết tay không đọc được, bản dịch ghi "[illegible]" thay vì đoán. Form I-130A, do người phối ngẫu sinh ở nước ngoài điền, liệt kê các tên và địa điểm mà viên chức sẽ đối chiếu với giấy đăng ký này, nên cách viết khác nhau giữa hai giấy tờ sẽ gây chú ý.

Quyết định ly hôn và giấy chứng tử của các cuộc hôn nhân trước

Khi một trong hai người từng kết hôn trước đó, hồ sơ phải cho thấy cuộc hôn nhân trước đã kết thúc như thế nào. Bằng chứng là quyết định ly hôn hoặc, nếu người phối ngẫu đã qua đời, là giấy chứng tử, và cả hai đều được dịch toàn bộ. Bản dịch quyết định ly hôn bao gồm tên tòa án, số vụ án, các bên liên quan, toàn văn phán quyết, ngày ra quyết định và mọi ghi chú rằng quyết định đã có hiệu lực cuối cùng. Chỉ dịch đoạn tuyên bố cho ly hôn là bản dịch một phần và không đáp ứng yêu cầu.

Giấy chứng tử cũng được dịch theo cách tương tự. Nguyên nhân tử vong, các mục do cơ quan đăng ký ghi và các con dấu đều thuộc về bản dịch, vì viên chức sẽ đối chiếu giấy chứng tử đã dịch với hồ sơ hôn nhân trước mà nó dùng để chấm dứt.

Giấy tờ đổi tên, hộ chiếu và giấy tờ nhập cảnh

Nhiều cuộc hôn nhân kéo theo việc đổi họ, và hồ sơ đứng sau việc đó, chẳng hạn như lệnh của tòa án hoặc ghi chú của cơ quan đăng ký, được dịch như mọi giấy tờ hộ tịch khác. Bản dịch dùng tên đúng như giấy tờ ghi. Biệt danh dùng ở nhà hoặc tên rút gọn trên mạng xã hội không thuộc về bản dịch được chứng nhận, trừ khi chính giấy tờ gốc có in tên đó.

Hộ chiếu của người phối ngẫu nước ngoài được dịch ở những trang có thông tin: trang nhân thân, các trang visa, dấu nhập cảnh và xuất cảnh, và bất kỳ trang nào có chữ viết tay. Trang trống được ghi chú là trang trống. Giấy tờ nhập cảnh của các nước khác, như thẻ cư trú hoặc visa trước đây, được xử lý theo cách tương tự. Thứ tự tên cần được chú ý trong tất cả các giấy tờ này, vì hộ chiếu có thể in họ trước trong khi giấy khai sinh in họ sau.

Tài khoản ngân hàng nước ngoài, hợp đồng thuê nhà, bảo hiểm, ảnh và tin nhắn

Bằng chứng chung của hai vợ chồng bằng ngôn ngữ khác cũng được dịch đầy đủ. Sao kê của tài khoản ngân hàng nước ngoài được dịch từng trang, bao gồm tên chủ tài khoản và mô tả giao dịch. Hợp đồng thuê nhà cần có cả hai tên, các điều khoản và chữ ký. Hợp đồng bảo hiểm cần có phần chỉ định người thụ hưởng. Ảnh có chú thích hoặc chữ viết tay ở mặt sau cần dịch những chữ đó, và bản xuất cuộc trò chuyện cần bản dịch tin nhắn giữ rõ tên người gửi, ngày, giờ và thứ tự tin nhắn.

Một hồ sơ hôn nhân cần bao nhiêu bằng chứng như vậy là một câu hỏi khác, được trình bày trong bài viết về bằng chứng hôn nhân thật từ nước ngoài. Quy tắc dịch thì đơn giản: bất cứ thứ gì được nộp bằng ngôn ngữ khác đều được dịch hoàn chỉnh.

Lỗi dịch thuật dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) trong hồ sơ hôn nhân

USCIS có thể gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng hoặc Thông báo ý định từ chối khi bản dịch bị thiếu, chưa đầy đủ hoặc không có chứng nhận, và cũng có thể từ chối hồ sơ mà không hỏi trước khi bằng chứng ban đầu không đủ. Những lỗi dưới đây gây ra vấn đề này thường xuyên nhất:

• Dịch bản trích lục rút gọn trong khi bản đầy đủ mới là hồ sơ được chấp nhận.
• Mặt sau của giấy chứng nhận hoặc quyết định bị bỏ sót trong bản dịch.
• Biệt danh hoặc tên rút gọn thay cho tên mà giấy tờ in.
• Con dấu, dấu nổi và phần viết tay bị bỏ qua thay vì được mô tả.
• Xác nhận bao trùm cả một loạt giấy tờ mà không nêu rõ từng giấy tờ.

Bản dịch máy không giải quyết được lỗi nào trong số này, vì nó không có xác nhận của con người và thường xử lý sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt. Xác nhận do chính người nộp đơn hoặc người phối ngẫu ký cũng là lựa chọn kém, vì người đó sẽ tự xác nhận bằng chứng trong hồ sơ của mình. Công ty dịch thuật cấp xác nhận độc lập với hồ sơ.

Sổ tiêm chủng cho buổi khám sức khỏe I-693

Buổi khám I-693 do bác sĩ được USCIS chỉ định (civil surgeon) thực hiện. Người nộp đơn mang theo sổ tiêm chủng, và bác sĩ phải đọc được để chuyển dữ liệu vào biểu mẫu, nên hồ sơ viết bằng ngôn ngữ khác cần có bản dịch tiếng Anh trước. Hồ sơ điều trị trước đây được nộp làm bằng chứng, chẳng hạn để xin miễn trừ, cần bản dịch được chứng nhận như mọi giấy tờ khác.

Trước khi đặt dịch bất cứ thứ gì, hãy gom mọi trang bằng tiếng nước ngoài vào một thư mục, kiểm tra Bảng tra cứu Reciprocity để biết phiên bản của từng hồ sơ hộ tịch, và xác nhận với luật sư những giấy tờ nào bộ hồ sơ Form I-485 yêu cầu. Chúng tôi chuẩn bị từng giấy tờ kèm xác nhận riêng, và bản dịch giấy đăng ký kết hôn tiếng Tây Ban Nha theo đúng bố cục của trang gốc.