N-400 nhập tịch: những giấy tờ nào cần bản dịch được chứng nhận

Giấy tờ N-400 viết bằng ngôn ngữ khác tiếng Anh cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm lời chứng nhận của biên dịch viên, và trên thực tế đó là các giấy tờ hộ tịch nước ngoài như giấy chứng nhận kết hôn, quyết định ly hôn, giấy chứng tử và giấy tờ đổi tên. USCIS yêu cầu lời chứng nhận nêu rõ bản dịch hoàn chỉnh, chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Quy tắc này cũng chính là quy tắc áp dụng cho bản dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS trong mọi hồ sơ khác. Trang Form N-400 liệt kê những gì viên chức có thể yêu cầu, còn luật sư hoặc người đại diện được công nhận của người nộp đơn sẽ quyết định những gì đưa vào bộ hồ sơ.

Các giấy tờ N-400 thường bằng tiếng nước ngoài

Hầu hết người nộp đơn nhập tịch đã có thẻ xanh, nên các giấy tờ nước ngoài trong hồ sơ của họ chủ yếu là giấy tờ hộ tịch được lập trước khi họ đến Hoa Kỳ. Danh tính thường được chứng minh qua thẻ xanh và hộ chiếu, nghĩa là nhiều người nộp đơn không bao giờ cần đến giấy khai sinh nước ngoài cho đơn N-400. Nếu bạn được yêu cầu nộp, hoặc khai các con sinh ở nước ngoài, bạn cần một bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận cho từng giấy.

Giấy tờ kết hôn và ly hôn xuất hiện thường xuyên hơn. Cuộc hôn nhân diễn ra ở nước ngoài cần một bản dịch giấy chứng nhận kết hôn. Biểu mẫu hỏi về các cuộc hôn nhân trước, và mỗi cuộc được chứng minh bằng quyết định ly hôn đã có hiệu lực, quyết định hủy hôn hoặc giấy chứng tử. Một bản dịch quyết định ly hôn phải bao gồm toàn bộ bản án, kể cả con dấu của tòa án và ngày ly hôn có hiệu lực.

Hồ sơ tòa án nước ngoài là nhóm thứ tư. Người nộp đơn từng bị bắt hoặc bị truy tố bên ngoài Hoa Kỳ có thể được yêu cầu nộp kết quả xử lý của tòa án. Hồ sơ này được dịch như mọi giấy tờ khác, từng dòng một, với số vụ án và tên tòa án giữ nguyên như trong bản gốc.

Viên chức đối chiếu từng bản dịch với những nguồn nào

Viên chức không đọc các giấy tờ đã dịch một cách riêng lẻ. Mỗi giấy tờ được kiểm tra với câu trả lời trong đơn N-400, với hồ sơ di trú đi kèm thẻ xanh và với hộ chiếu. Tên, ngày sinh, ngày kết hôn và thứ tự các cuộc hôn nhân trước đều phải khớp nhau ở các nguồn đó.

Vì có bước đối chiếu này, những lựa chọn nhỏ trong bản dịch cũng quan trọng. Một cái tên bị tách sai giữa tên và họ, một ngày được quy đổi từ lịch khác mà không có ghi chú, hoặc một địa danh viết khác với hộ chiếu đều sẽ bị xem là sai lệch, dù giấy tờ gốc hoàn toàn đúng. Khi cần La-tinh hóa một cái tên, bản dịch nên dùng cách viết trong hộ chiếu của người nộp đơn, còn tên đã viết bằng chữ cái La-tinh trên bản gốc thì giữ nguyên như đã viết.

Diện kết hôn ba năm: bộ giấy tờ cần có

Người nộp đơn với tư cách là vợ hoặc chồng của công dân Hoa Kỳ được yêu cầu chứng minh cuộc hôn nhân, và bộ giấy tờ thường nhiều dần từ đó. Bộ này thường gồm giấy chứng nhận kết hôn, bằng chứng người phối ngẫu là công dân và bằng chứng rằng mọi cuộc hôn nhân trước của hai bên đã chấm dứt. Các con sinh ở nước ngoài thì thêm giấy khai sinh của riêng mình.

Mỗi giấy tờ trong bộ này viết bằng tiếng nước ngoài đều cần một bản dịch được chứng nhận riêng. Ví dụ, giấy tờ kết hôn của Mexico hoặc Guatemala được cấp bằng tiếng Tây Ban Nha, và một bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Tây Ban Nha phải có đủ dữ liệu đăng ký, người làm chứng, ghi chú bên lề và mọi con dấu. Khi quyết định ly hôn hoặc giấy khai sinh trong cùng bộ hồ sơ cũng đến từ các cơ quan đăng ký nói tiếng Tây Ban Nha, việc dùng dịch được chứng nhận từ tiếng Tây Ban Nha sang tiếng Anh cho tất cả giúp mỗi cái tên chỉ có một cách viết.

Giấy tờ đổi tên và cách viết tên trong toàn bộ hồ sơ

Một cái tên đã thay đổi do kết hôn, lệnh của tòa án hoặc việc đính chính hộ tịch sẽ được giải thích cho viên chức bằng chính giấy tờ tạo ra sự thay đổi đó. Khi giấy tờ này bằng tiếng nước ngoài, nó cần bản dịch được chứng nhận riêng và được xem cùng với giấy chứng nhận kết hôn hoặc lệnh của tòa án đứng sau việc đổi tên.

Mục tiêu là có một dấu vết để viên chức lần theo từ tên khai sinh đến tên trên đơn N-400. Nếu giấy khai sinh ghi một cách viết, giấy chứng nhận kết hôn ghi cách khác, còn hộ chiếu ghi cách thứ ba, các bản dịch không nên che giấu điều đó. Mỗi giấy tờ được dịch đúng như đã viết, và người nộp đơn giải thích sự khác biệt tại buổi phỏng vấn.

Dùng lại bản dịch từ hồ sơ thẻ xanh

Bản dịch đã nộp nhiều năm trước cho thẻ xanh vẫn nằm trong hồ sơ USCIS, nhưng đơn nhập tịch là một hồ sơ mới với buổi phỏng vấn riêng. Người nộp đơn mang lại cùng giấy tờ đó chỉ có thể dùng lại bản dịch cũ khi nó đầy đủ và có những gì USCIS yêu cầu: họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng, thông tin liên hệ của biên dịch viên, cùng các lời xác nhận về năng lực và độ chính xác. Một bản dịch chỉ dịch một phần, thiếu ngày tháng hoặc thông tin liên hệ, hay viết tên khác với hộ chiếu thì nên được thay mới hơn là dựa vào nó.

Những giấy tờ chưa từng được dịch trước đây cần bản dịch được chứng nhận mới. Các giấy tờ phát sinh sau khi thẻ xanh được duyệt, chẳng hạn một vụ ly hôn, một ca tử vong hoặc một lần đổi tên sau này, thuộc nhóm này.

Cách sắp xếp bản dịch N-400 cho buổi phỏng vấn

Viên chức làm việc từ giấy tờ gốc, nên mỗi bản dịch cần dễ đối chiếu với bản gốc. Người nộp đơn thường mang theo:

• bản gốc hoặc bản sao chứng thực của từng giấy tờ nước ngoài,
• bản photo của cùng giấy tờ đó, giữ chung với bản dịch,
• một lời chứng nhận đính kèm mỗi bản dịch,
• các giấy tờ theo thứ tự mà các câu hỏi trong đơn N-400 nhắc đến.

Mọi thứ trên trang gốc đều được dịch, kể cả mặt sau của trang khi có con dấu hoặc ghi chú. Phần không đọc được được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán, còn chữ ký và con dấu được mô tả trong ngoặc vuông. Bản tóm tắt hoặc trích lục không đáp ứng yêu cầu, và chỉ dùng dịch máy cũng không đủ, vì không có chứng nhận của biên dịch viên và thường sai tên và ngày tháng.

Trước khi đặt dịch, bạn nên tra quốc gia liên quan trong bảng giấy tờ hộ tịch của Bộ Ngoại giao. Bảng cho biết phiên bản nào của một giấy tờ được chấp nhận, và dịch nhầm phiên bản sẽ uổng công.

Khi danh sách các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài đã chốt, chúng tôi chuẩn bị từng giấy với lời chứng nhận riêng, bao gồm cả bản dịch giấy tờ đổi tên mà bộ hồ sơ cần.