Những điểm chính
- Quân nhân nhập tịch bằng Form N-400 và Form N-426 chỉ cần bản dịch được chứng nhận cho các giấy tờ hộ tịch bằng tiếng nước ngoài của chính người nộp đơn, vì quân đội điền Form N-426 bằng tiếng Anh.
- Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm xác nhận của biên dịch viên về tính đầy đủ, chính xác và năng lực dịch thuật, và quy định này áp dụng cho quân nhân giống hệt như cho dân thường.
- Form N-426 do quân đội điền, nên công việc dịch thuật bắt đầu từ giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn và giấy ly hôn mà người nộp đơn mang theo từ trước khi nhập ngũ.
- Giấy khai sinh nước ngoài được dịch toàn bộ, gồm các mục đăng ký, con dấu, dấu niêm và ghi chú bên lề, chữ ký được mô tả, còn từ nào không đọc được thì đánh dấu là không đọc được thay vì đoán.
- Bảng tra cứu đối ứng (Reciprocity Schedule) của Bộ Ngoại giao cho biết mỗi quốc gia cấp loại bản nào của giấy tờ hộ tịch, nên kiểm tra trước sẽ giúp bạn không tốn tiền dịch nhầm bản, chẳng hạn như bản trích lục rút gọn của Ba Lan.
- Giấy đăng ký kết hôn do nước ngoài cấp được dịch từng dòng để viên chức có thể đối chiếu từng phần đã dịch với bản gốc, bao gồm người chủ hôn hoặc cơ quan đăng ký và mọi con dấu.
- Giấy ly hôn, quyết định hủy hôn hoặc giấy chứng tử đã chấm dứt cuộc hôn nhân trước cũng là giấy tờ bằng tiếng nước ngoài và cần bản dịch được chứng nhận đầy đủ riêng.
- Vợ/chồng và con cái của quân nhân có thể dùng lại một bản dịch được chứng nhận cho các hồ sơ riêng của họ nếu bản dịch bao gồm toàn bộ giấy tờ và giữ trang chứng nhận có chữ ký.
- Yêu cầu parole in place cho thân nhân quân nhân dựa trên giấy đăng ký kết hôn và giấy khai sinh, và cả hai đều cần bản dịch được chứng nhận khi được cấp bằng ngôn ngữ khác.
Quân nhân nộp đơn xin nhập tịch sẽ nộp Form N-400 cùng với Form N-426, và những giấy tờ bằng tiếng nước ngoài cần bản dịch được chứng nhận là các giấy tờ hộ tịch của chính người nộp đơn. Quân đội điền và chứng nhận Form N-426 bằng tiếng Anh, nên bản thân biểu mẫu không bao giờ phải gửi đến công ty dịch thuật. Những giấy tờ cần gửi dịch là giấy khai sinh nước ngoài, giấy đăng ký kết hôn cấp ở nước ngoài và giấy ly hôn đã chấm dứt cuộc hôn nhân trước.
Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, kèm xác nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, và biên dịch viên có đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Quy định này áp dụng cho quân nhân giống như cho người nộp đơn là dân thường. Bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS là một văn bản riêng, tách biệt với bất kỳ giấy tờ nào do quân đội cấp.
Form N-426 do quân đội cấp, không phải do người nộp đơn
Form N-426, Request for Certification of Military or Naval Service, là biểu mẫu mà quân đội dùng để xác nhận thời gian phục vụ của người nộp đơn. Người nộp đơn mang biểu mẫu này đến quân đội để được điền và nộp cùng Form N-400. Các quy định về điều kiện quân sự nằm ngoài phạm vi bài viết này, và luật sư hoặc người đại diện được công nhận của người nộp đơn sẽ quyết định biểu mẫu và bằng chứng nào thuộc về hồ sơ.
Vì quân đội cung cấp xác nhận bằng tiếng Anh, công việc dịch thuật bắt đầu từ cuộc sống của người nộp đơn trước khi phục vụ. Nhiều quân nhân sinh ra ở nước ngoài, nhập ngũ khi đã là thường trú nhân và vẫn giữ bản gốc các giấy tờ hộ tịch từ quê nhà. Viên chức đọc những giấy tờ đó để đối chiếu danh tính, ngày sinh và lịch sử gia đình với các câu trả lời trong N-400.
Dịch giấy khai sinh nước ngoài để xác nhận danh tính và ngày sinh
Giấy khai sinh thường là giấy tờ đầu tiên mà một hồ sơ N-400 cần có bản tiếng Anh. Bản dịch giấy khai sinh bao gồm mọi phần của trang giấy: các mục đăng ký, tên cha mẹ, con dấu, dấu niêm, ghi chú viết tay và chú thích bên lề. Chữ ký được mô tả là "[signature]" và từ không đọc được được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán.
Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, liệt kê theo từng quốc gia những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại và loại bản nào được chấp nhận. Chẳng hạn, người nộp đơn đến từ Ba Lan cần kiểm tra xem bản đầy đủ (odpis zupełny) hay chỉ bản rút gọn (odpis skrócony) mới là giấy tờ cần dịch, để không tốn phí vào nhầm bản.
Ngôn ngữ quyết định cách đọc trang giấy. Giấy khai sinh acta de nacimiento của Mexico là giấy tờ tiếng Tây Ban Nha viết theo từng dòng với bố cục đăng ký riêng. Giấy chứng nhận PSA của Philippines được in bằng tiếng Anh thì không cần dịch, còn hồ sơ của cơ quan hộ tịch địa phương hoặc sổ nhà thờ viết bằng tiếng Tagalog thì cần. Trang về dịch được chứng nhận từ tiếng Tagalog sang tiếng Anh trình bày chi tiết hơn về ngôn ngữ này.
Giấy đăng ký kết hôn và giấy ly hôn từ nước ngoài
Quân nhân kết hôn ở nước ngoài, hoặc có vợ/chồng vẫn đang sống ở nước ngoài, thường có giấy đăng ký kết hôn do nước ngoài cấp. Bản dịch giấy đăng ký kết hôn thể hiện tên của cả hai vợ chồng, ngày và nơi đăng ký, người chủ hôn hoặc cơ quan đăng ký và mọi con dấu, để viên chức có thể đối chiếu từng dòng đã dịch với bản gốc.
Những cuộc hôn nhân trước đó cũng để lại hồ sơ giấy tờ riêng. Khi người nộp đơn hoặc vợ/chồng đã từng kết hôn trước đây, giấy ly hôn, quyết định hủy hôn hoặc giấy chứng tử đã chấm dứt cuộc hôn nhân đầu tiên cũng là giấy tờ bằng tiếng nước ngoài. Bản dịch giấy ly hôn bao gồm tên tòa án, số vụ việc, ngày tuyên án và mọi ghi chú viết tay của thư ký tòa.
Tên cần được xử lý nhất quán trên tất cả các giấy tờ này. Tên Ả Rập gồm bốn thành phần, hai họ trong giấy tờ của Mexico hoặc Trung Mỹ, và tên Hàn Quốc được phiên âm khác trong hộ chiếu đều thường gặp ở các gia đình quân nhân. Bản dịch theo đúng cách viết trong từng giấy tờ, còn người nộp đơn liệt kê các cách viết khác ở chỗ biểu mẫu hỏi về các tên khác đã dùng. Bài viết trước của Texliff về những giấy tờ N-400 nào cần bản dịch được chứng nhận trình bày đầy đủ danh sách.
Vợ/chồng và con cái của quân nhân dùng chung các giấy tờ này
Vợ/chồng hoặc con của quân nhân thường nộp đơn riêng, và đơn đó dùng chính giấy đăng ký kết hôn và các giấy khai sinh ấy. Một bản dịch được chứng nhận chuẩn bị một lần có thể được sao chép vào hồ sơ của từng thành viên gia đình khi bản dịch bao gồm toàn bộ giấy tờ và có trang chứng nhận có chữ ký. Bản dịch bỏ sót mặt sau của trang giấy hoặc các ghi chú bên lề sẽ được làm lại, không phải vá thêm.
Hồ sơ của mỗi thành viên gia đình là một vụ việc riêng, nên hồ sơ của vợ/chồng và hồ sơ của từng đứa con đều cần một bộ đầy đủ. Giữ một bản dịch cho mỗi giấy tờ, kèm chứng nhận riêng, giúp việc đính kèm cùng những trang đó vào mọi hồ sơ trở nên đơn giản mà không lẫn lộn giữa các phiên bản.
Parole in place cho thân nhân quân nhân
Yêu cầu parole in place cho vợ/chồng, cha mẹ hoặc con của quân nhân đang tại ngũ hoặc cựu chiến binh được xây dựng trên các giấy tờ chứng minh quan hệ. Bằng chứng về thời gian phục vụ quân đội do quân đội cung cấp. Bằng chứng về quan hệ là giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy khai sinh của người con, và cả hai đều cần bản dịch được chứng nhận khi được cấp bằng ngôn ngữ khác.
Yêu cầu này cũng kèm bằng chứng nhân thân của thân nhân, chẳng hạn hộ chiếu nước ngoài. Bài viết của Texliff về giấy tờ cho hồ sơ Form I-131 trình bày các giấy tờ hỗ trợ cho yêu cầu đi lại và parole. Bản dịch bị thiếu hoặc không được chứng nhận có thể khiến USCIS ban hành Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo dự định từ chối (NOID), và chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ ngay mà không yêu cầu bổ sung trước, khi bằng chứng ban đầu không đủ.
Cần kiểm tra gì trước khi đặt dịch
Hãy bắt đầu bằng danh sách các trang tiếng nước ngoài sẽ nằm trong từng hồ sơ: giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy ly hôn nếu có, và hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân nước ngoài nếu có. Kiểm tra mục của quốc gia đó trong Reciprocity Schedule để dịch đúng loại bản của từng giấy tờ, và xác nhận rằng mọi trang, kể cả mặt sau, đã được sao chép.
Dịch máy không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt, nên không đáp ứng yêu cầu. Chúng tôi chuẩn bị một chứng nhận có chữ ký riêng cho từng giấy tờ, bắt đầu từ bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha hoặc bản tương đương theo ngôn ngữ của người nộp đơn.