Cấp lại giấy chứng nhận với Form N-565: dịch hồ sơ đổi tên được thực hiện ở nước ngoài

Hồ sơ nước ngoài làm thay đổi tên của một người cần có bản dịch tiếng Anh được chứng nhận đầy đủ trước khi có thể dùng làm cơ sở cho hồ sơ xin cấp lại giấy chứng nhận. Form N-565 là Đơn xin cấp lại giấy tờ nhập tịch/quốc tịch (Application for Replacement Naturalization/Citizenship Document), và khi tên trên giấy chứng nhận không còn khớp với người đó, USCIS yêu cầu bằng chứng về việc thay đổi tên hợp pháp. Nếu bằng chứng đó được cấp ở nước ngoài, bản dịch phải thể hiện tên cũ và tên mới đúng như hồ sơ ghi.

Quy định của USCIS yêu cầu mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải kèm một bản dịch tiếng Anh đầy đủ mà biên dịch viên đã chứng nhận là hoàn chỉnh và chính xác, cùng với xác nhận rằng biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Một công ty dịch thuật cung cấp chứng nhận này độc lập với hồ sơ, điều này quan trọng vì hồ sơ đổi tên là bằng chứng trong chính hồ sơ của người nộp đơn. Quy tắc tương tự áp dụng cho mọi bản dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS khác trong hồ sơ.

Việc dịch hồ sơ đổi tên cho N-565 phụ thuộc vào hồ sơ nào chứng minh sự thay đổi

Mỗi sự kiện tạo ra một loại hồ sơ nước ngoài khác nhau, và mỗi loại hồ sơ chứng minh một điều khác nhau. Lệnh của tòa án chứng minh rằng thẩm phán hoặc cơ quan có thẩm quyền đã quyết định đổi tên. Bản chỉnh sửa hộ tịch chứng minh rằng cơ quan đăng ký đã sửa một mục, và thường sửa cả chính tả hoặc tên của cha mẹ cùng với tên của chính người đó. Bản dịch giấy đăng ký kết hôn nước ngoài hỗ trợ việc lấy họ theo hôn nhân khi luật hoặc tập quán địa phương cho phép, và bản dịch quyết định ly hôn hỗ trợ việc trở lại tên cũ.

Luật sư hoặc đại diện được công nhận quyết định hồ sơ nào được dùng làm cơ sở. Công ty dịch thuật dịch đầy đủ hồ sơ nào được chọn, và không quyết định hồ sơ nào chứng minh sự thay đổi.

Cách bản dịch thể hiện tên cũ và tên mới

Hồ sơ đổi tên thường nêu cả hai tên trong một câu, ví dụ người trước đây mang tên này sẽ được gọi bằng tên khác. Bản dịch giữ nguyên cấu trúc đó. Mỗi tên được viết theo dạng hồ sơ ghi, với tên đệm theo cha, họ thứ hai hoặc họ mẹ được giữ nguyên tại chỗ, không thêm hay bớt gì. Việc tên trong bản dịch khớp với bản gốc nước ngoài giúp viên chức thấy rằng tên cũ trên giấy chứng nhận và tên mới trên lệnh là của cùng một người.

Bản dịch hồ sơ đổi tên bao gồm các nội dung sau:

• Tên cũ và tên mới, mỗi tên đúng như hồ sơ ghi.
• Ngày ra quyết định hoặc ngày ghi vào sổ, và tên của tòa án hoặc cơ quan đăng ký đã cấp.
• Số hồ sơ hoặc số vụ việc, con dấu, dấu nổi và chữ ký, được mô tả trong ngoặc vuông như [chữ ký] và [con dấu tròn].
• Mọi ghi chú viết tay hoặc chú thích bên lề, và mặt sau của trang giấy khi có chữ.

Lệnh của tòa án thường kết thúc bằng một dòng ghi rằng quyết định đã có hiệu lực chung thẩm hoặc đã được ghi vào sổ hộ tịch. Dòng đó là một phần của trang giấy và được dịch cùng phần còn lại, vì nó cho thấy việc thay đổi đã có hiệu lực pháp lý.

Chuyển tự khớp với hộ chiếu

Khi hồ sơ nước ngoài được viết bằng chữ Kirin, Ả Rập, Hàn, Trung hoặc một hệ chữ khác không phải Latin, mỗi tên phải được chuyển sang chữ Latin, và cách viết nên khớp với cách viết trong hộ chiếu của người nộp đơn. Tên Ả Rập là trường hợp rõ nhất. Một tên có thể được viết sang tiếng Anh theo nhiều cách được chấp nhận, và chuỗi bốn phần gồm tên riêng, tên cha, tên ông và họ có thể xuất hiện với thứ tự hoặc độ dài khác nhau trên các giấy tờ khác nhau. Nếu bạn đặt dịch vụ dịch tiếng Ả Rập, hãy chuẩn bị sẵn trang hộ chiếu, vì biên dịch viên sẽ yêu cầu trang này trước khi chốt cách viết.

Khi đã chọn cách viết, cách viết đó được dùng trong mọi giấy tờ của hồ sơ. Lý do của quy tắc này được trình bày trong bài viết về cách viết tên nhất quán trong hồ sơ USCIS. Công ty dịch thuật có thể làm theo cách viết trong hộ chiếu khi người nộp đơn gửi kèm bản sao trang hộ chiếu cùng đơn đặt dịch, và khi đó chứng nhận sẽ bao gồm cách viết này.

Hồ sơ tiếng Tây Ban Nha cũng gặp một dạng nhỏ hơn của cùng vấn đề. Bản chỉnh sửa giấy khai sinh thường chỉ đổi một chữ cái trong họ, và bản dịch phải giữ đúng chữ cái đó, cùng với cả hai họ theo thứ tự hồ sơ sử dụng. Bản dịch giấy đổi tên tiếng Tây Ban Nha thể hiện cách viết cũ và mới cạnh nhau để nhìn qua là thấy được phần đã sửa.

Hồ sơ nước ngoài sửa cả ngày sinh

Một số bản chỉnh sửa hộ tịch thay đổi cả tên và ngày sinh trong cùng một quyết định. Bản dịch thể hiện mỗi nội dung sửa thành một mục riêng, với giá trị trước đó và giá trị đã sửa theo thứ tự hồ sơ ghi. Ngày tháng theo cùng quy ước với mọi ngày tháng khác trong hồ sơ, và ngày được ghi theo lịch khác sẽ được thể hiện đúng như hồ sơ ghi.

Bản thân giấy khai sinh vẫn có thể ghi dữ liệu cũ. Trong trường hợp đó, bản dịch giấy khai sinh đã được sửa hoặc bổ sung thuộc cùng bộ hồ sơ, để có thể đọc lệnh và giấy chứng nhận cùng nhau. USCIS có chấp nhận ngày sinh đã sửa hay không là quyết định của USCIS; bản dịch chỉ cần làm cho hồ sơ nước ngoài đọc được.

Giấy chứng nhận bị mất hoặc hư hỏng không cần bản dịch

Form N-565 cũng dùng để cấp lại giấy chứng nhận bị mất, bị đánh cắp hoặc hư hỏng. Khi giấy chứng nhận gốc được cấp bằng tiếng Anh và tên không có gì thay đổi, không có giấy tờ tiếng nước ngoài nào liên quan, và vấn đề bản dịch không đặt ra. Hồ sơ đổi tên thì khác vì có thêm một hồ sơ nước ngoài, và hồ sơ đó phải được dịch trước khi nộp.

Trước khi đặt dịch, người nộp đơn nên chuẩn bị hồ sơ nước ngoài đầy đủ, gồm mọi trang và mặt sau của từng trang, cùng bản sao trang hộ chiếu cho thấy cách viết tên hiện tại. Chúng tôi chuẩn bị mỗi bản dịch giấy đổi tên được chứng nhận kèm chứng nhận riêng và điều chỉnh cách viết cho khớp với bản sao hộ chiếu.