Dịch hồ sơ N-600: giấy tờ của cha mẹ trong chuỗi chứng minh quốc tịch

Mọi giấy tờ bằng ngoại ngữ dùng để chứng minh quan hệ gia đình trong hồ sơ N-600 đều cần bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm chứng nhận của biên dịch viên. Với đứa trẻ có quốc tịch hoặc được hưởng quốc tịch thông qua cha hoặc mẹ, chuỗi chứng minh thường đi qua giấy khai sinh của đứa trẻ, giấy đăng ký kết hôn của cha mẹ, các giấy tờ chấm dứt những cuộc hôn nhân trước đó và mọi giấy tờ tòa án về quyền nuôi con, công nhận con hoặc nhận con nuôi.

Những giấy tờ N-600 nào cần dịch

Form N-600 là Đơn xin cấp Giấy chứng nhận quốc tịch, và trang USCIS về Form N-600 liệt kê các bằng chứng cần nộp. Dù đứa trẻ có quốc tịch từ khi sinh ra hay được hưởng quốc tịch về sau, hồ sơ đều dựa vào một người cha hoặc mẹ là hoặc từng là công dân Hoa Kỳ và vào các giấy tờ cho thấy quan hệ giữa đứa trẻ và người đó. Luật sư hoặc đại diện được công nhận sẽ quyết định hồ sơ cụ thể cần những giấy tờ nào, và mọi giấy tờ không phải bằng tiếng Anh đều phải được dịch.

Bản dịch giấy khai sinh nước ngoài của đứa trẻ đứng đầu, vì giấy này ghi tên cha mẹ và xác định ngày cũng như nơi sinh của đứa trẻ. Giấy đăng ký kết hôn của cha mẹ đứng tiếp theo khi hồ sơ phụ thuộc vào việc cha mẹ đã kết hôn. Nếu một trong hai người từng kết hôn trước đó, quyết định hoặc giấy tờ chấm dứt cuộc hôn nhân đó là một phần của chuỗi chứng minh, và giấy chứng tử của người phối ngẫu cũ cũng vậy khi cuộc hôn nhân kết thúc do người đó qua đời. Giấy tờ nước ngoài của chính người cha hoặc mẹ cũng có thể cần đến khi hồ sơ liên quan đến quyền nuôi con hoặc nơi cư trú của người đó, chẳng hạn lệnh về quyền nuôi con hoặc giấy tờ xác nhận nơi cư trú.

Hồ sơ tòa án nước ngoài về công nhận con, quyền nuôi con và nhận con nuôi

Một số hồ sơ N-600 dựa vào lệnh của tòa án thay vì mục đăng ký hộ tịch. Tòa án nước ngoài có thể đã công nhận một người cha, công nhận đứa trẻ sinh ngoài hôn nhân, hoặc giao quyền nuôi con cho một bên cha hoặc mẹ sau khi ly hôn. Mỗi giấy tờ đó là một hồ sơ pháp lý của quốc gia đã cấp, và bản dịch phải tái hiện đúng như nguyên bản, bao gồm số vụ việc, tên tòa án, chức danh của thẩm phán, con dấu và mọi ghi chú viết tay của thư ký ở lề giấy.

Các hồ sơ nhận con nuôi có thêm một bộ giấy tờ khác. Quyết định nhận con nuôi của nước ngoài, hồ sơ vụ việc của tòa án và giấy khai sinh mới được cấp sau khi nhận con nuôi đều cần được dịch, và bản dịch giấy tờ nhận con nuôi nên tách bạch tên ban đầu và tên đã thay đổi để viên chức có thể thấy tên nào thuộc giai đoạn nào. Khi cha hoặc mẹ đã qua đời, bản dịch giấy chứng tử tuân theo quy tắc giống mọi giấy tờ khác: toàn bộ chữ in, các mục điền và con dấu đều xuất hiện bằng tiếng Anh.

Quy tắc bản dịch được chứng nhận mà USCIS áp dụng cho bằng chứng N-600

Quy định của USCIS yêu cầu mọi giấy tờ bằng ngoại ngữ phải đi kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ và chứng nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Trên thực tế, chứng nhận có họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên lạc của biên dịch viên, cùng phần nêu rõ giấy tờ mà chứng nhận đó áp dụng. Mỗi giấy tờ nên có chứng nhận riêng thì an toàn hơn, và điều này hợp lý với một bộ hồ sơ gồm giấy tờ từ nhiều quốc gia và nhiều thập niên. Một công ty dịch thuật cung cấp dịch thuật giấy tờ được chứng nhận cho USCIS với lời chứng nhận độc lập với vụ việc, điều mà cha mẹ hoặc đứa trẻ tự ký cho bằng chứng của mình thì không thể làm được.

USCIS không có danh sách biên dịch viên được phê duyệt và không chứng nhận các công ty dịch thuật, nên cụm từ "bản dịch được USCIS chứng nhận" chỉ có nghĩa là bản dịch có kèm phần chứng nhận mà USCIS yêu cầu. Tính đầy đủ bao gồm tiêu đề, nhãn của các ô trong biểu mẫu, con dấu, dấu niêm, chữ ký, các mục viết tay và mọi nội dung in ở mặt sau của trang giấy. Phần không đọc được được ghi là "[illegible]" thay vì đoán, và các phần để trống được ghi là để trống. Dịch máy không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng cùng thuật ngữ pháp lý, nên không đáp ứng yêu cầu. Thiếu bản dịch hoặc bản dịch không có chứng nhận có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (NOID), và chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần các bước đó khi bằng chứng ban đầu không đủ.

Giữ tên của cha mẹ và con cái nhất quán qua nhiều thập niên

Một hồ sơ N-600 thường gộp các giấy tờ được lập cách nhau 30 năm bởi những cơ quan khác nhau, và cùng một người có thể xuất hiện với cách viết hơi khác nhau trong từng giấy. Giấy khai sinh từ thập niên 1990, giấy đăng ký kết hôn từ thập niên 1980 và lệnh của tòa án năm 2005 có thể La-tinh hóa một cái tên theo ba cách, đảo thứ tự họ, hoặc ghi họ thời con gái ở chỗ này và họ sau khi kết hôn ở chỗ khác. Dịch từng giấy tờ riêng lẻ sẽ tạo ra những điểm không khớp mà viên chức sau đó phải tự giải quyết.

Một công ty dịch thuật xử lý cả bộ hồ sơ sẽ giữ một danh sách tên chung cho gia đình và áp dụng cho mọi giấy tờ, nhờ đó một cái tên xuất hiện giống nhau trừ khi bản gốc vốn đã khác. Khi bản gốc khác nhau, bản dịch tái hiện đúng những gì từng giấy tờ ghi và thêm một ghi chú của biên dịch viên đặt trong dấu ngoặc vuông; cách viết trên hộ chiếu của cha hoặc mẹ và giấy tờ tùy thân của đứa trẻ thường là cơ sở để chọn. Định dạng ngày tháng được xử lý tương tự: ngày ghi theo thứ tự năm trước của Trung Quốc, ngày theo lịch Solar Hijri của Iran hoặc ngày ghi theo thứ tự ngày trước của Mexico được chuyển đổi một lần, nhất quán, trong bản tiếng Anh.

Hồ sơ Hàn Quốc cho thấy hệ thống cấp giấy tờ có ảnh hưởng lớn đến mức nào. Từ năm 2008, Hàn Quốc dùng giấy chứng nhận quan hệ gia đình (가족관계증명서), giấy chứng nhận cơ bản (기본증명서) và giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân (혼인관계증명서), thay thế sổ hộ tịch cũ hojeok (호적). Một gia đình có giấy tờ nằm ở hai phía của thay đổi đó có thể giữ cả hai định dạng, và bản dịch giấy khai sinh tiếng Hàn phải khớp với tên và ngày tháng trong mục của sổ hộ tịch cũ. Texliff xử lý cả bộ hồ sơ gia đình qua dịch vụ dịch tiếng Hàn sang tiếng Anh được chứng nhận, nên định dạng cũ và mới được đối chiếu với nhau.

Kiểm tra Bảng quy định đối ứng trước khi đặt dịch

Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao liệt kê, theo từng quốc gia, những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, cơ quan nào cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Một số quốc gia cấp cả bản trích lục ngắn lẫn bản đầy đủ, và bảng này cho biết bản nào được chấp nhận. Dịch nhầm phiên bản sẽ lãng phí chi phí và có thể phải đặt dịch lần thứ hai.

Khi không thể có được giấy tờ gốc, người nộp đơn phải chứng minh là không có sẵn, bằng văn bản của cơ quan cấp hoặc bằng mục trong Bảng quy định đối ứng cho biết giấy tờ đó thường không có. Bằng chứng thứ cấp sẽ thay thế, chẳng hạn hồ sơ nhà thờ hoặc giấy rửa tội, hồ sơ trường học, hồ sơ y tế, hoặc bản khai có tuyên thệ của những người biết trực tiếp về sự việc. Mỗi mục bằng chứng thứ cấp bằng ngoại ngữ đều cần bản dịch được chứng nhận riêng.

Trước khi đặt dịch, hãy tập hợp đầy đủ bản gốc hoặc bản scan rõ nét, gồm mọi trang và mặt sau của từng trang, và liệt kê tên đúng như trên hộ chiếu. Hãy gửi các giấy tờ cùng nhau để tên có thể được đối chiếu giữa chúng. Texliff chuẩn bị từng giấy tờ với chứng nhận riêng, bắt đầu từ bản dịch giấy đăng ký kết hôn khi cuộc hôn nhân của cha mẹ là mắt xích đầu tiên cần chứng minh.