Họ kép, tên đệm theo tên cha (patronymic) và thứ tự tên trong bản dịch USCIS

Bản dịch được chứng nhận chép một tên đúng như tài liệu gốc thể hiện, theo thứ tự trong bản gốc và giữ nguyên mọi thành phần. Biên dịch viên không sắp xếp lại tên cho vừa khuôn mẫu Hoa Kỳ, không bỏ họ thứ hai và không tự quyết định phần nào là “last name”. Quy định của USCIS yêu cầu một bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm xác nhận của biên dịch viên, và một cái tên đã bị chỉnh lại thì không còn là bản dịch đầy đủ của hồ sơ nữa. Một bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS tuân theo quy tắc đó đối với mọi tên trên mọi trang.

Hầu hết các vấn đề về tên trong một bộ hồ sơ xuất phát từ khoảng cách giữa cách hồ sơ hộ tịch ghi một tên và cách biểu mẫu Hoa Kỳ yêu cầu nó. Form I-130, Form I-485 và Form N-400 đều có các ô riêng cho họ, tên và tên đệm, trong khi hồ sơ trong tay bạn có thể ghi hai họ, một patronymic hoặc chỉ một tên duy nhất. Bản dịch chỉ thể hiện những gì hồ sơ ghi. Người nộp đơn, hoặc luật sư hay đại diện được công nhận, quyết định cách đưa tên đó vào các ô của biểu mẫu, còn biên dịch viên không điền các ô này.

Hai họ trong hồ sơ tiếng Tây Ban Nha và tiếng Bồ Đào Nha

Hồ sơ hộ tịch tiếng Tây Ban Nha thường ghi họ cha trước và họ mẹ sau. Một đứa trẻ tên Lucía Fernández Ortega mang họ Fernández từ cha và họ Ortega từ mẹ. Hai họ này cùng tạo thành họ trong hồ sơ, vì vậy bản dịch giữ cả hai, theo thứ tự đó, và không rút gọn tên thành Fernández trừ khi bản gốc làm vậy.

Hồ sơ tiếng Bồ Đào Nha và của Brazil theo một cách tương tự, nhưng thứ tự các họ ít cố định hơn. Một hồ sơ có thể liệt kê họ bên mẹ trước hoặc họ bên cha trước, và một người có thể mang nhiều họ. Trong một bản dịch giấy khai sinh tiếng Bồ Đào Nha, biên dịch viên tái hiện các họ đúng như cơ quan đăng ký đã ghi, vì tên của đứa trẻ, tên của cha mẹ và mọi ghi chú bổ sung về sau đều phải khớp với nhau và với hộ chiếu.

Khi bản gốc có nhãn cho từng phần của tên, chẳng hạn “primer apellido” và “segundo apellido”, bản dịch có thể giữ các nhãn đó dưới dạng “first surname (paternal)” và “second surname (maternal)”. Khi bản gốc không có nhãn, biên dịch viên không thêm nhãn nào, vì việc quyết định họ nào đến từ người cha hay người mẹ là diễn giải hồ sơ chứ không phải dịch hồ sơ.

Patronymic trong giấy tờ tiếng Nga và tiếng Ukraina

Họ tên đầy đủ của người Nga hoặc người Ukraina gồm ba phần: tên, patronymic và họ. Patronymic được tạo từ tên của người cha, nên con trai của Ivan là Petr Ivanovich và con gái của Ivan là Maria Ivanovna. Đây là một phần của tên pháp lý và xuất hiện trên giấy khai sinh, hộ chiếu và giấy chứng nhận kết hôn.

Patronymic vẫn được giữ trong bản tiếng Anh dù biểu mẫu Hoa Kỳ không có ô nào gọi là “patronymic”. Bản dịch giữ nó nằm giữa tên và họ, còn người nộp đơn hoặc luật sư chọn vị trí của nó trên biểu mẫu, thường theo cách hộ chiếu thể hiện. Họ trong các ngôn ngữ này cũng đổi dạng theo giới tính, nên người chồng họ Sidorov và người vợ họ Sidorova dùng chung một họ ở hai dạng ngữ pháp. Một bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Nga thể hiện mỗi người phối ngẫu với đuôi họ mà hồ sơ dùng, và biên dịch viên không làm cho chúng giống nhau. Phiên âm từng tên là một bước riêng so với việc giữ nguyên cấu trúc của tên, và một bản dịch tiếng Nga sang tiếng Anh phải giải quyết cả hai.

Họ đứng trước, chuỗi tên và tên đơn

Hồ sơ tiếng Trung, Hàn, Nhật, Việt và Hungary đặt họ trước tên. Một tên Hàn viết là Park Min-jun có thể xuất hiện trong tiếng Anh là Min-jun Park, nhưng bản dịch nên giữ thứ tự của bản gốc hoặc theo thứ tự hộ chiếu dùng, và nêu rõ phần nào là họ. Dù chọn cách nào, cách đó phải được áp dụng xuyên suốt mọi tài liệu trong hồ sơ. Một bản dịch giấy khai sinh tiếng Hàn là nơi điển hình để chốt thứ tự này trước tiên.

Tên Ả Rập thường là một chuỗi: tên, tên cha, tên ông và họ. Một giấy khai sinh có thể ghi cả bốn phần trong khi hộ chiếu chỉ ghi một số phần. Tên Iceland được tạo từ tên của một bậc cha mẹ, và cách đặt tên của Ethiopia thường dùng tên của người cha thay cho họ. Ở Indonesia, một người có thể chỉ có một tên duy nhất và hoàn toàn không có họ, và bản dịch ghi một tên chứ không bịa thêm tên thứ hai.

Cùng một nguyên tắc áp dụng cho tất cả các trường hợp này. Biên dịch viên thể hiện những phần có trong hồ sơ, theo thứ tự chúng xuất hiện, và không điền vào các vị trí trống. Khi tài liệu chỉ có một tên, bản tiếng Anh cũng chỉ có một tên, và người nộp đơn hoặc luật sư quyết định cách nhập tên đó vào các ô của biểu mẫu.

Họ sau khi kết hôn và họ thời con gái trong hồ sơ hộ tịch

Nhiều quốc gia ghi tên của phụ nữ lúc sinh và giữ nguyên trong các hồ sơ về sau, trong khi những nước khác đổi họ khi kết hôn. Ở Đức và Ba Lan, họ sau khi kết hôn có thể được dùng trên giấy tờ tùy thân, nên giấy khai sinh, bản dịch giấy chứng nhận kết hôn và hộ chiếu có thể hiện các họ khác nhau cho cùng một người phụ nữ. Giấy khai sinh thường ghi họ lúc sinh, còn giấy chứng nhận kết hôn có thể ghi cả họ lúc sinh lẫn họ được chọn sau khi kết hôn.

Bản dịch tái hiện từng hồ sơ đúng như đã viết. Nó không áp dụng họ sau khi kết hôn ngược về giấy khai sinh, cũng không áp dụng họ lúc sinh sang giấy chứng nhận kết hôn. Nếu bản gốc ghi “née”, “geborene” hoặc “z domu”, biên dịch viên giữ nguyên cách ghi đó làm nhãn cho họ thời con gái. Khi tên về sau được đổi theo lệnh của tòa án hoặc theo một mục ghi của cơ quan hộ tịch, bản dịch giấy tờ đổi tên là tài liệu nối hai tên đó cho viên chức xét hồ sơ.

Các lệch tên với hộ chiếu đến từ đâu

Viên chức xét hồ sơ đối chiếu các tên trong bản dịch với hộ chiếu, biểu mẫu và các bằng chứng khác. Năm dạng lỗi gây ra phần lớn các lệch tên:

• Họ thứ hai có trên giấy khai sinh nhưng bị bỏ sót trong bản dịch hoặc trong biểu mẫu.
• Patronymic bị bỏ vì biểu mẫu không có ô dành cho nó.
• Họ được chuyển xuống cuối ở tài liệu này nhưng vẫn để đứng đầu ở tài liệu khác.
• Họ sau khi kết hôn được dùng trong bản dịch của một hồ sơ ghi họ lúc sinh.
• Cùng một tên được phiên âm theo hai cách khác nhau trong hai tài liệu.

Cách phòng tránh là chốt cách viết và thứ tự tên trước khi đặt dịch, bắt đầu từ hộ chiếu, và cho công ty dịch thuật biết người nộp đơn dự định nhập tên vào các ô của biểu mẫu như thế nào. Nếu một hồ sơ ghi tên khác với hộ chiếu, bản dịch vẫn theo hồ sơ. Người nộp đơn hoặc luật sư giải thích sự khác biệt trong một bản tường trình, vì biên dịch viên không thể sửa nội dung để xóa nó đi.

Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents của Bộ Ngoại giao cũng đáng xem trước khi đặt dịch, vì bảng này liệt kê phiên bản hồ sơ hộ tịch mà mỗi quốc gia cấp. Dịch nhầm phiên bản sẽ làm mất phí đã trả.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch

Hãy thu thập hộ chiếu, các hồ sơ hộ tịch bản đầy đủ và mọi hồ sơ cho thấy có thay đổi tên, rồi so sánh tên trên từng giấy tờ và đánh dấu mọi điểm khác biệt trước khi đặt dịch. Texliff dịch các tên đúng như bản gốc ghi và cấp một xác nhận riêng cho từng tài liệu, bắt đầu từ bản dịch giấy khai sinh làm chuẩn tên cho cả bộ hồ sơ.