Dịch hộ chiếu cho USCIS: những trang và dấu đóng nào được tính

Mọi dòng trong hộ chiếu hoặc thẻ căn cước quốc gia không phải bằng tiếng Anh đều phải được dịch khi nộp tài liệu cho USCIS. Quy định của USCIS yêu cầu một bản dịch tiếng Anh đầy đủ, kèm giấy chứng nhận rằng bản dịch đầy đủ và chính xác và biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ, và quy định này áp dụng cho mọi trang của cuốn hộ chiếu có chữ nước ngoài, kể cả những trang ở xa trang có ảnh.

Nhiều hộ chiếu in trang thông tin cá nhân bằng hai ngôn ngữ, ngôn ngữ địa phương đi cùng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp. Khi các nhãn đã bằng tiếng Anh, biên dịch viên vẫn liệt kê trang đó, dịch các dòng bằng ngôn ngữ địa phương và đánh dấu phần chữ tiếng Anh là tiếng Anh. Khi các nhãn chỉ có bằng ngôn ngữ địa phương, mọi nhãn và giá trị đều được dịch. Tên của người sở hữu được viết bằng chữ Latin ngay trên trang, và bản dịch giữ nguyên cách viết đó đúng như đã in. Các dòng đọc bằng máy ở cuối trang có ảnh được chép lại đúng như đã in.

Một công ty dịch thuật cung cấp dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS coi cuốn hộ chiếu là một tài liệu gồm nhiều trang và tính đến từng trang theo số trang.

Các trang sửa đổi và ghi chú trong hộ chiếu

Hộ chiếu không chỉ có trang có ảnh. Nhiều cuốn có các trang dành cho xác nhận, ghi chú hoặc sửa đổi, nơi cơ quan cấp ghi lại việc đổi tên, bổ sung con hoặc ghi chú một chỉnh sửa. Các mục này thường viết tay và thường chỉ bằng ngôn ngữ địa phương.

Các mục này quan trọng với hồ sơ di trú vì chúng có thể giải thích lý do tên trong hộ chiếu khác với tên trong bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận. Biên dịch viên dịch đầy đủ từng mục, mô tả dấu đóng hoặc chữ ký bên cạnh, và đánh dấu các từ không đọc được là [illegible]. Khi một mục nêu tên vợ/chồng hoặc con, cách viết được lấy theo chữ Latin in trong chính hộ chiếu nếu có, và theo một cách phiên âm nhất quán nếu không có.

Dấu nhập cảnh, xuất cảnh và visa của nước thứ ba

Các dấu đóng tuy ngắn nhưng nằm trên trang, và yêu cầu về tính đầy đủ bao gồm mọi thứ trên trang. Một dấu bằng chữ Ả Rập, chữ Kirin, chữ Hán hoặc hệ chữ viết khác có một dòng riêng trong bản dịch, ghi nội dung chữ của dấu, ngày như đã in, và địa điểm hoặc trạm biên giới được nêu. Ngày theo lịch khác với dương lịch được giữ nguyên như đã in, và biên dịch viên thêm ngày dương lịch bên cạnh để viên chức có thể đọc được trình tự.

Visa do nước thứ ba cấp được xử lý theo cách tương tự. Nhãn dán hoặc dấu visa được dịch theo từng trường, gồm loại visa, thời hạn hiệu lực và số lần nhập cảnh. Các mẫu đơn như Form I-485 và Form N-400 hỏi về việc đi lại và thời gian ở ngoài Hoa Kỳ, và viên chức có thể đối chiếu một trang có dấu đóng với các ngày khai trong đơn.

Hộ chiếu hết hạn cũng có thể là một phần của hồ sơ. Người nộp đơn dùng hộ chiếu cũ để chứng minh lịch sử danh tính và các chuyến đi trước đây, và một cuốn hộ chiếu hết hạn được dịch theo cùng điều kiện như cuốn còn hiệu lực.

Thẻ căn cước quốc gia có các trường bằng ngôn ngữ địa phương

Thẻ căn cước quốc gia thường là một thẻ có hai mặt, và cả hai mặt đều được dịch. Thẻ căn cước công dân của Việt Nam, thẻ cử tri INE của Mexico, và DNI hoặc cédula của các nước Mỹ Latinh đều có các trường bằng ngôn ngữ địa phương, như họ tên, ngày sinh và số định danh, và nhiều thẻ còn có địa chỉ hoặc thông tin gia đình. Biên dịch viên dịch từng nhãn và giá trị và giữ nguyên số định danh đúng như đã in. Ảnh chân dung, hình ba chiều (hologram) và mọi mã vạch hoặc mã QR được mô tả trong ngoặc vuông như các yếu tố trên thẻ.

Bằng lái xe nước ngoài được xử lý tương tự khi nộp làm giấy tờ tùy thân, và bản dịch bằng lái xe cũng theo cách trình bày từng trường như vậy.

Ngôn ngữ ảnh hưởng đến công việc dịch. Hộ chiếu từ một quốc gia nói tiếng Ả Rập có thể có ngày theo lịch Hijri và chuỗi tên bốn phần gồm tên riêng, tên cha, tên ông và họ, và một tên Ả Rập có nhiều cách viết tiếng Anh được chấp nhận, nên cách viết in trong hộ chiếu là căn cứ cho bản dịch. Cả bản dịch hộ chiếu tiếng Ả Rập lẫn bản dịch hộ chiếu tiếng Việt đều làm từ tài liệu đúng như đã in, và các lựa chọn của biên dịch viên về tên cũng là những lựa chọn được dùng trong phần còn lại của hồ sơ. Tên tiếng Việt thường xuất hiện không dấu trong hộ chiếu nhưng có dấu trên các hồ sơ hộ tịch, nên bản dịch giữ nguyên từng cách viết như đã in, và trang dịch vụ dịch thuật tiếng Việt nói về các hồ sơ khác trong một vụ việc.

Cách biên dịch viên trình bày hộ chiếu nhiều trang

Bản dịch hộ chiếu được sắp xếp theo từng trang để viên chức có thể đối chiếu từng yếu tố đã dịch với bản sao nộp kèm. Một bản dịch cẩn thận bao gồm những điều sau:

• Một tiêu đề cho mỗi trang, ghi số trang in trên đó hoặc vị trí của trang, chẳng hạn trang 2 hoặc bìa trong phía sau.
• Mỗi nhãn trường kèm theo giá trị của nó, theo thứ tự các trường xuất hiện trên trang.
• Mô tả trong ngoặc vuông cho từng dấu đóng, con dấu, chữ ký và ảnh, kèm phần chữ của dấu đóng đã được dịch.
• Ký hiệu [illegible] cho những từ không đọc được, và ghi chú rằng trang đó để trống khi đúng như vậy.
• Một giấy chứng nhận có chữ ký và ngày tháng cho cả cuốn hộ chiếu, kèm tên và thông tin liên hệ của biên dịch viên.

Việc sao chụp và nộp những trang nào do luật sư hoặc đại diện được công nhận của người nộp đơn quyết định. Dù nộp những trang nào, bản dịch cũng bao gồm đầy đủ từng trang đó, vì một bản dịch chỉ giới hạn ở những trang có vẻ liên quan thì không đáp ứng yêu cầu.

USCIS dùng hộ chiếu hoặc thẻ căn cước vào việc gì

Cùng một cuốn hộ chiếu phục vụ nhiều mục đích. Trang thông tin cá nhân và thẻ căn cước quốc gia xác lập danh tính và quốc tịch. Các dấu đóng và visa cho thấy lịch sử đi lại, điều mà các mẫu đơn I-485 và N-400 hỏi đến. Đơn xin Quy chế Bảo vệ Tạm thời (Temporary Protected Status) trên Form I-821 yêu cầu bằng chứng về quốc tịch, và hộ chiếu hoặc thẻ căn cước quốc gia là giấy tờ thường dùng cho việc đó. Các trang sửa đổi giải thích việc đổi tên và các mục về gia đình mà những giấy tờ khác có thể ghi khác đi.

Hộ chiếu là một tài liệu khác với giấy khai sinh, và mỗi loại được dịch riêng. Khi hồ sơ gồm cả hai, tên và ngày tháng trong hai bản dịch cần khớp nhau, vì vậy cách phiên âm được chốt một lần và dùng xuyên suốt.

Bản sao hộ chiếu và bản dịch là hai tài liệu

Bản dịch không thay thế bản sao. Hồ sơ nộp gồm một bản sao rõ ràng của các trang hộ chiếu và bản dịch tiếng Anh đi kèm. Biên dịch viên làm từ chính bản sao được nộp, nên một trang bị cắt xén, tối hoặc bị cắt mất ở mép sẽ cho ra bản dịch đầy ký hiệu [illegible] mà viên chức có thể thắc mắc.

Dịch máy từ ảnh chụp bằng điện thoại không có chứng nhận của con người, và xử lý sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt. Khi thiếu bản dịch, bản dịch không đầy đủ hoặc không được chứng nhận, USCIS có thể gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (Request for Evidence, RFE) hoặc Thông báo Ý định Từ chối (Notice of Intent to Deny), và viên chức cũng có thể từ chối hồ sơ mà không yêu cầu bổ sung trước.

Trước khi đặt dịch, hãy scan mọi trang của cuốn hộ chiếu, kể cả các trang trống và bìa trong, và kiểm tra rằng mọi tên, ngày và số trong bản scan đều đọc được. Texliff thực hiện bản dịch hộ chiếu được chứng nhận từ các bản scan đó, kèm giấy chứng nhận mà USCIS yêu cầu.