Những điểm chính
- Giấy chứng nhận cảnh sát hoặc hồ sơ tòa án nước ngoài không bằng tiếng Anh cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm xác nhận của biên dịch viên, từ thư một dòng báo không có hồ sơ cho đến hồ sơ nhiều trang.
- NVC và lãnh sự quán cho phép ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức, nhưng khi hồ sơ đã nằm ở USCIS thì mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, kể cả giấy chứng nhận cảnh sát, đều phải được dịch sang tiếng Anh.
- Bảng tra cứu đối ứng (Reciprocity Schedule) của Bộ Ngoại giao cho biết cơ quan nào cấp giấy chứng nhận cảnh sát ở từng quốc gia, nên người nộp đơn cần kiểm tra trước khi trả tiền dịch nhầm bản.
- Mọi nội dung trên trang giấy đều được dịch, gồm con dấu, mã xác minh, phần chữ ký và ghi chú viết tay, trong đó ô để trống được ghi là để trống và phần không đọc được được ghi là không đọc được.
- Những cụm từ như không có hồ sơ, không bị truy nã, vụ án bị bác bỏ và án treo có nghĩa rất hẹp, nên bản dịch giữ nguyên cách diễn đạt của bản gốc và không bao giờ thay kết quả này bằng kết quả khác.
- Kết quả xét xử của tòa án được dịch cùng số vụ án, các tội danh, điều luật được viện dẫn và kết quả theo đúng thứ tự của bản gốc, và tên tội danh không bị đổi để khớp với tên gọi của Hoa Kỳ.
- Tên được ghi theo hồ sơ của cơ quan cấp giấy, nên bản dịch khớp với cách viết trong hộ chiếu và ghi lại mọi cách viết khác trong bản gốc như một biến thể.
- Giấy chứng nhận cảnh sát mới cấp là một giấy tờ mới và cần có bản dịch cùng chứng nhận riêng, vì ngày cấp, số hồ sơ và con dấu khác với bản trước.
- Luật sư hoặc đại diện được công nhận (accredited representative) quyết định khai báo và nộp hồ sơ nước ngoài nào, còn công ty dịch thuật chỉ dịch những giấy tờ mà họ nhận được.
Giấy chứng nhận cảnh sát không bằng tiếng Anh cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm xác nhận của biên dịch viên, và hồ sơ tòa án nước ngoài nộp kèm cũng vậy. Quy định của USCIS yêu cầu điều này đối với mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, kể cả lá thư ngắn cho biết không tìm thấy hồ sơ. Với hồ sơ visa định cư, NVC và lãnh sự quán cũng yêu cầu bản dịch được chứng nhận của các giấy tờ hộ tịch, mỗi bản kèm một xác nhận có chữ ký rằng bản dịch chính xác và biên dịch viên đủ năng lực. Bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS bao gồm toàn bộ trang giấy, cả những dòng trông có vẻ không quan trọng.
Dịch giấy chứng nhận cảnh sát cho hồ sơ lãnh sự và điều chỉnh tình trạng
Người nộp đơn tại NVC hoặc lãnh sự quán thường được yêu cầu nộp giấy chứng nhận cảnh sát từ những quốc gia mà họ từng sinh sống, và hướng dẫn của hồ sơ cho biết quốc gia nào và độ tuổi nào áp dụng. Bản quét được tải lên cổng CEAC và bản gốc được mang đến buổi phỏng vấn. Giấy chứng nhận không bằng tiếng Anh, hoặc không bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi visa được xử lý, cần có bản dịch được chứng nhận. Ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức chỉ áp dụng cho NVC và lãnh sự quán. Khi hồ sơ đã nằm ở USCIS, chẳng hạn hồ sơ điều chỉnh tình trạng I-485, mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài đều phải có bản tiếng Anh.
Người nộp đơn điều chỉnh tình trạng và nhập tịch gặp hồ sơ nước ngoài theo những cách khác nhau. Người từng bị bắt hoặc bị buộc tội ở nước ngoài có thể cần thêm quyết định cuối cùng của tòa án bên cạnh giấy chứng nhận cảnh sát, và mẫu N-400 hỏi người nộp đơn về những vấn đề trong quá khứ. Luật sư hoặc đại diện được công nhận quyết định khai báo những gì và nộp hồ sơ nào. Công ty dịch thuật dịch những giấy tờ được giao.
Giấy chứng nhận cảnh sát ở các quốc gia trông như thế nào
Các giấy tờ này khác nhau nhiều hơn so với những gì đa số người nộp đơn nghĩ. Một số quốc gia cấp một trang duy nhất gồm họ tên, ngày sinh, số hồ sơ, con dấu và một câu cho biết không tìm thấy gì. Một số nơi khác cấp nhiều trang, liệt kê từng mục kèm ngày, tội danh, tòa án và kết quả. Có giấy chứng nhận được in từ cơ sở dữ liệu kèm mã QR hoặc số xác minh, cũng có giấy được đánh máy trên giấy tiêu đề và ký tay.
Tất cả đều là văn bản cần dịch: cơ quan cấp, dòng nêu mục đích, mã xác minh, các con dấu, phần chữ ký và mọi ngày hoặc ghi chú viết tay. Ô để trống được ghi là để trống, và phần không đọc được được ghi "[illegible]" thay vì đoán. Giấy chứng nhận một câu được xử lý giống như hồ sơ mười trang, vì viên chức đối chiếu trang tiếng Anh với bản gốc từng dòng một.
Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao liệt kê cơ quan nào cấp giấy chứng nhận cảnh sát ở từng quốc gia và liệu giấy tờ đó có tồn tại hay không. Kiểm tra mục này trước khi đặt dịch giúp bạn không phải trả tiền cho bản sai. Nếu bảng ghi rằng hồ sơ nói chung không có sẵn, người nộp đơn chứng minh điều đó bằng mục trong bảng hoặc bằng văn bản của cơ quan cấp.
Các cụm từ cố định trong giấy chứng nhận cảnh sát cần dịch chính xác
Giấy chứng nhận cảnh sát và hồ sơ tòa án dùng nhiều cụm từ cố định, và mỗi cụm có một nghĩa rất hẹp. "No record found" (không tìm thấy hồ sơ) chỉ cho biết một lần tra cứu không ra kết quả nào, còn "no criminal record" (không có tiền án) là một kết luận về con người. "Not wanted" (không bị truy nã) và "no outstanding warrants" (không có lệnh bắt đang có hiệu lực) là hai tuyên bố riêng. "Case dismissed" (vụ án bị bác bỏ), "case closed" (vụ án đã đóng) và "proceedings discontinued" (tố tụng bị đình chỉ) mô tả những kết quả khác nhau trong nhiều hệ thống pháp luật, và "suspended sentence" (án treo) không phải là "sentence served" (đã chấp hành xong bản án). Biên dịch viên thay cụm này bằng cụm khác sẽ làm thay đổi nội dung của giấy tờ.
Vì lý do đó, công ty dịch thuật giữ nguyên cách diễn đạt của bản gốc và không chọn cụm tiếng Anh dễ nghe hơn. Khi một thuật ngữ không có từ tương đương chính xác trong luật Hoa Kỳ, bản dịch dùng cách diễn đạt tiếng Anh đơn giản gần nghĩa nhất và giữ thuật ngữ gốc trong ngoặc hoặc trong ghi chú của biên dịch viên. Bản dịch không diễn đạt lại một kết luận, không làm nhẹ một tội danh và không thêm kết luận mà giấy tờ không có.
Kết quả xét xử của tòa án nước ngoài được dịch như thế nào
Kết quả xét xử của tòa án là một giấy tờ khác với giấy chứng nhận cảnh sát. Giấy này nêu số vụ án, tòa án, các ngày, tội danh, các điều luật được viện dẫn và kết quả. Bản dịch giữ các yếu tố đó theo thứ tự của bản gốc, chép các điều luật viện dẫn đúng như được in và dịch tên tội danh đúng như được viết. Kết quả được nêu đúng như giấy tờ nêu, dù là tuyên trắng án, bác bỏ vụ án, phạt tiền, án treo hay kết tội.
Tên tội danh là nơi dễ xảy ra sai sót. Tên một tội danh nước ngoài hiếm khi khớp từng chữ với tên gọi của Hoa Kỳ, nên bản dịch không đổi tên tội danh cho có vẻ quen thuộc. Việc xác định tính chất pháp lý của một tội danh nước ngoài thuộc về luật sư, người cần một bản hồ sơ tiếng Anh chính xác để làm việc. Bản dịch lý lịch tư pháp bám sát bản gốc thì viên chức dễ đọc hơn và khó bị đặt câu hỏi hơn.
Tên và ngày tháng trong giấy chứng nhận cảnh sát so với hộ chiếu
Giấy chứng nhận cảnh sát được cấp theo tên mà cơ quan cấp lưu trong hồ sơ, và cách viết đó có thể khác với hộ chiếu. Bản dịch viết tên theo bản dịch hộ chiếu hoặc theo chính hộ chiếu, và giữ mọi cách viết khác trong bản gốc như một biến thể được ghi lại. Cách viết quan trọng nhất với tên tiếng Ả Rập, vốn có chuỗi bốn phần (tên riêng, tên cha, tên ông, họ) và nhiều cách viết tiếng Anh được chấp nhận. Ngày tháng được trình bày theo định dạng Hoa Kỳ, và ngày theo lịch Hijri hoặc lịch khác được hiển thị kèm giá trị gốc để viên chức có thể đối chiếu.
Hồ sơ bằng tiếng Ả Rập được nêu ở trang dịch lý lịch tư pháp tiếng Ả Rập, và hồ sơ bằng tiếng Tây Ban Nha ở trang dịch lý lịch tư pháp tiếng Tây Ban Nha. Người nộp đơn có thêm giấy tờ hộ tịch tiếng Ả Rập trong cùng bộ hồ sơ có thể tìm hiểu về dịch vụ dịch tiếng Ả Rập.
Thời hạn và việc cấp lại giấy chứng nhận cảnh sát
Giấy chứng nhận cảnh sát là ảnh chụp tình trạng tại ngày cấp, và NVC hoặc lãnh sự quán có thể yêu cầu bản mới cấp gần đây. Hướng dẫn trong hồ sơ, chứ không phải một quy tắc chung, cho biết giấy cũ hơn có còn được chấp nhận hay không. Giấy chứng nhận mới cấp là một giấy tờ mới và có bản dịch riêng cùng chứng nhận riêng. Bản dịch trước không thể dùng lại, dù nội dung trông gần giống nhau, vì ngày cấp, số hồ sơ và con dấu khác nhau.
Trước khi nộp, hãy gom đủ mọi giấy chứng nhận và hồ sơ tòa án bản gốc, kiểm tra mục trong Reciprocity Schedule và đối chiếu từng cái tên với hộ chiếu. Bản dịch kết quả kiểm tra lý lịch dễ chuẩn bị hơn khi mọi trang, cả mặt trước và mặt sau, được quét rõ nét thành một bộ. Chúng tôi chuẩn bị mỗi hồ sơ kèm chứng nhận riêng.