Dịch giấy khai sinh tiếng Việt cho USCIS

Giấy tờ hộ tịch của Việt Nam nộp cho USCIS cần có bản dịch tiếng Anh được chứng nhận đầy đủ của đúng loại bản mà viên chức sẽ đọc. Với giấy khai sinh và giấy chứng nhận kết hôn, loại bản quan trọng là loại bản mà Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ liệt kê là được chấp nhận đối với Việt Nam, và bản dịch giữ nguyên dấu tiếng Việt trong mọi tên riêng, kèm cách viết trên hộ chiếu.

Yêu cầu của USCIS đối với giấy tờ tiếng Việt

Quy định của USCIS yêu cầu mọi tài liệu bằng ngoại ngữ phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ, được biên dịch viên chứng nhận là đầy đủ và chính xác, cùng với tuyên bố rằng biên dịch viên có đủ năng lực dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh. Trên thực tế, giấy chứng nhận ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng, thông tin liên lạc của biên dịch viên và xác định tài liệu được dịch. Mỗi tài liệu có giấy chứng nhận riêng sẽ an toàn hơn. USCIS không có danh sách biên dịch viên được phê duyệt và không chứng nhận các công ty dịch thuật, nên cụm "bản dịch được USCIS chứng nhận" chỉ có nghĩa là bản dịch có giấy chứng nhận theo đúng yêu cầu của USCIS.

Khi chính người nộp đơn hoặc người thân ký giấy chứng nhận, người đó đang tự chứng nhận bằng chứng trong hồ sơ của mình, và viên chức có thể đánh giá thấp hơn. Công ty dịch thuật cung cấp giấy chứng nhận mà không có lợi ích gì liên quan đến kết quả hồ sơ. Một bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS tuân theo định dạng này cho mọi giấy tờ Việt Nam được nêu dưới đây, và việc dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh do các biên dịch viên đọc trực tiếp ngôn ngữ gốc đảm nhận.

Giấy khai sinh, bản sao và trích lục: nên dịch bản nào

Giấy khai sinh là văn bản được lập khi việc sinh được đăng ký. Bản sao là bản được cấp từ sổ hộ tịch, còn trích lục là bản trích được cấp sau đó, thường là khi bản gốc bị mất hoặc khi có yêu cầu cấp bản mới. Ba loại này có thể trông giống nhau, nhưng có cơ quan cấp, ngày cấp và số tham chiếu khác nhau, nên bản dịch phải cho thấy người nộp đơn đang nộp bản nào.

Trước khi đặt dịch, hãy xem mục dành cho Việt Nam trong trang Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ. Trang này cho biết có những loại giấy tờ hộ tịch nào, cơ quan nào cấp và loại bản nào được chấp nhận. Cả viên chức USCIS lẫn viên chức lãnh sự đều dựa vào trang này, và dịch nhầm loại bản sẽ làm mất phí dịch.

Một bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận đầy đủ bao gồm các nhãn trên mẫu, số đăng ký, thông tin của cả cha và mẹ, cột ghi chú, mọi con dấu và chữ ký của cán bộ hộ tịch, được ghi là "[signature]". Nếu trang giấy ghi rõ bản này được cấp từ sổ đăng ký, dòng đó cũng được dịch.

Tên người Việt, dấu và cách viết trên hộ chiếu

Tên người Việt được viết với họ đứng trước, rồi đến tên đệm, rồi đến tên gọi, ví dụ Nguyễn Thị Lan. Bản dịch giữ nguyên thứ tự đó và các dấu đúng như trên giấy tờ. Hộ chiếu Việt Nam in cùng một tên không có dấu, là NGUYEN THI LAN, nên hộ chiếu và giấy tờ hộ tịch có thể trông như hai cách viết khác nhau của cùng một tên.

Bản dịch giấy tờ hộ tịch giữ nguyên các dấu, và một ghi chú ngắn của biên dịch viên có thể ghi lại cách viết trên hộ chiếu khi bản dịch hộ chiếu được nộp kèm. Dù chọn cách viết nào, cách đó cũng nên xuất hiện giống nhau trên I-130, I-485, DS-260 hoặc N-400, để viên chức không phải so sánh các cách viết khác nhau trong hồ sơ.

Tên xã, huyện, phường, con dấu và chữ ký

Địa chỉ trong giấy tờ Việt Nam nêu xã, huyện và tỉnh, hoặc ở thành phố thì nêu phường, quận và thành phố. Bản dịch giữ nguyên các địa danh tiếng Việt và thể hiện từng cấp hành chính bằng tiếng Anh một cách thống nhất trong toàn bộ hồ sơ. Một số đơn vị đã được sáp nhập hoặc đổi tên qua các năm, và giấy tờ cũ ghi tên đang dùng vào thời điểm cấp. Biên dịch viên chép lại đúng những gì được viết và không cập nhật.

Mỗi giấy tờ đều có con dấu của cơ quan cấp và chữ ký của cán bộ có thẩm quyền. Bản dịch mô tả từng con dấu kèm nội dung ghi trên dấu, đánh dấu chữ ký là "[signature]" và đánh dấu các mục viết tay, để viên chức có thể đối chiếu từng phần với trang gốc.

Sổ hộ khẩu và các giấy tờ thay thế

Sổ hộ khẩu liệt kê các thành viên trong hộ và quan hệ của họ với chủ hộ. Việt Nam đang bỏ dần loại sổ này, và việc cư trú hiện được xác nhận bằng các giấy tờ khác do cơ quan chức năng cấp. Người nộp đơn vẫn có thể còn giữ sổ cũ, và một số hồ sơ có kèm sổ để chứng minh quan hệ gia đình hoặc nơi ở trước đây.

Sổ hộ khẩu phải được dịch đầy đủ. Điều đó bao gồm mọi trang có nội dung, kể cả các thay đổi, dòng bị gạch, ghi chú viết tay và mặt sau của trang khi mặt sau có nội dung. Chỉ dịch trang có tên người nộp đơn thì không đáp ứng yêu cầu của USCIS. Giấy xác nhận cư trú được cấp thay cho sổ cũng được dịch theo cách tương tự, kèm cơ quan cấp, ngày cấp và con dấu.

Giấy chứng nhận kết hôn và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Giấy chứng nhận kết hôn ghi họ tên, ngày sinh và số định danh của cả hai vợ chồng, ngày đăng ký và cơ quan đã đăng ký việc kết hôn. Một bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Việt thể hiện từng mục đó và các con dấu bên cạnh. Ngày tháng ở Việt Nam được viết theo thứ tự ngày, tháng, năm, nên một ngày như 05/03 có thể bị viên chức Hoa Kỳ đọc theo hai cách. Bản dịch viết tháng bằng chữ và giữ các con số gốc bên cạnh khi bố cục cho phép. Các quy tắc tương tự áp dụng cho mọi bản dịch giấy chứng nhận kết hôn.

Một số hồ sơ lãnh sự còn yêu cầu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Nội dung giấy này ngắn, nhưng bản dịch vẫn bao gồm mục đích sử dụng được nêu, thời hạn hiệu lực nếu có, cơ quan cấp và con dấu. Với giấy tờ hộ tịch gửi đến National Visa Center, định dạng bản dịch được chứng nhận tương tự cũng áp dụng, và bản quét được tải lên cổng CEAC.

Giấy tờ cũ và giấy tờ không thể có được

Giấy tờ cũ của Việt Nam có thể viết tay, dùng địa danh trước đây hoặc theo bố cục khác với mẫu hiện nay. Những phần không đọc được sẽ được đánh dấu "[illegible]" trong bản dịch chứ không đoán, và các ô trống được ghi là để trống.

Khi không có giấy tờ chính, người nộp đơn chứng minh rằng giấy tờ đó không có sẵn, bằng văn bản xác nhận của cơ quan cấp hoặc bằng mục trong Reciprocity Schedule, rồi nộp bằng chứng thứ cấp như học bạ, hồ sơ y tế hoặc bản khai có tuyên thệ của những người trực tiếp biết sự việc. Mỗi tài liệu thứ cấp bằng ngoại ngữ cần có bản dịch được chứng nhận riêng. Luật sư hoặc đại diện được công nhận sẽ quyết định nộp những tài liệu nào.

Trước khi đặt dịch, hãy chuẩn bị giấy tờ do cơ quan đăng ký cấp, cả hai mặt của mọi trang và hộ chiếu để kiểm tra cách viết tên. Chúng tôi dịch các hồ sơ này qua dịch vụ dịch giấy khai sinh tiếng Việt.