Dịch giấy tờ thừa kế cho USCIS: di chúc và thủ tục probate

Tiền và tài sản thừa kế đến với hồ sơ di trú dưới dạng một chuỗi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, và mỗi giấy tờ trong chuỗi cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm chứng nhận của biên dịch viên trước khi USCIS xem xét. Chuỗi này thường bắt đầu bằng giấy chứng tử và kết thúc bằng sao kê ngân hàng cho thấy khoản tiền đã về, và các bản dịch phải giữ cho từng mắt xích hiện rõ để viên chức có thể theo dõi chuỗi từ đầu đến cuối.

Giấy tờ thừa kế xuất hiện ở đâu trong hồ sơ USCIS

Thừa kế xuất hiện trong ba loại hồ sơ. Trong các hồ sơ EB-5 và E-2, thừa kế có thể là nguồn vốn đầu tư được khai, nên người nộp đơn truy nguồn tiền về di sản của một người thân đã mất. Trên Form I-864, Affidavit of Support, người bảo lãnh có thể khai tài sản hoặc tài khoản thừa kế như một tài sản. Trong một số hồ sơ N-600 và Form I-130, di chúc hoặc lệnh thừa kế nêu tên những người thừa kế và nhờ đó chứng minh một quan hệ gia đình. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định những giấy tờ nào thuộc về một hồ sơ cụ thể, còn công ty dịch thuật dịch những gì hồ sơ có.

Quy định của USCIS yêu cầu mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ, được biên dịch viên chứng nhận là hoàn chỉnh, chính xác và là sản phẩm của người thành thạo cả hai ngôn ngữ. Quy định này áp dụng cho mọi trang tiếng nước ngoài mà người bảo lãnh đính kèm với Form I-864, cũng như cho một phụ lục EB-5. Dịch thuật giấy tờ được chứng nhận cho USCIS của Texliff tuân theo cấu trúc đó cho từng giấy tờ được dịch.

Chuỗi giấy tờ từ giấy chứng tử đến hồ sơ ngân hàng

Một chuỗi giấy tờ thừa kế đầy đủ thường có năm phần, được liệt kê theo thứ tự các giấy tờ thường được lập.

1. Giấy chứng tử của người để lại di sản.
2. Di chúc, hoặc khi không có di chúc thì là bản kê khai hay lệnh nêu tên những người thừa kế hợp pháp.
3. Lệnh probate, bản án của tòa án hoặc văn bản thừa kế xác nhận ai nhận phần nào.
4. Biên lai thuế thừa kế và hồ sơ chuyển nhượng tài sản hoặc địa chính.
5. Hồ sơ ngân hàng cho thấy khoản tiền thừa kế đã về tài khoản của người nộp đơn.

Mỗi phần là một giấy tờ riêng và có bản dịch riêng cùng chứng nhận riêng. Bản dịch giấy chứng tử thường ngắn, nhưng họ tên, ngày tháng và số đăng ký trong đó là những điểm tham chiếu mà các giấy tờ sau lặp lại. Nếu giấy chứng tử viết tên người đã mất theo một cách còn di chúc viết theo cách khác, cả hai cách viết đều được dịch đúng như đã ghi, và biên dịch viên không lặng lẽ làm cho chúng khớp nhau.

Hồ sơ từ Trung Quốc cho thấy rõ mô hình này. Bản dịch giấy chứng tử tiếng Trung có thể đi kèm các trang sổ hộ khẩu (hukou), và những người thừa kế được nêu trong văn bản thừa kế được đối chiếu với các trang đó. Ngày tháng trong hồ sơ tiếng Trung ghi năm trước, nên mỗi ngày được chuyển sang thứ tự tiếng Anh một lần và được viết giống nhau trong mọi giấy tờ. Một đơn vị lo toàn bộ dịch vụ dịch tiếng Trung cho cả bộ hồ sơ sẽ giữ cách viết tên nhất quán trong từng giấy tờ.

Văn bản thừa kế theo luật dân sự bằng tiếng Anh

Nhiều quốc gia ngoài Hoa Kỳ giải quyết di sản qua thủ tục theo luật dân sự, trong đó tòa án hoặc một viên chức có thẩm quyền cấp văn bản hoặc bản kê khai người thừa kế thay cho lệnh probate. Bản dịch mô tả văn bản đó theo tên mà giấy tờ gốc gọi và theo nội dung của nó. Bản dịch không đổi tên một văn bản thừa kế thành "lệnh probate" hay đổi người thi hành di chúc thành "người quản lý di sản" trừ khi văn bản gốc thực sự có nghĩa đúng như vậy, vì thuật ngữ của Mỹ hàm ý một thủ tục tòa án có thể chưa từng diễn ra.

Phương pháp thực tế là dịch sát nghĩa tên của văn bản, giữ thuật ngữ gốc trong ngoặc vuông ở lần xuất hiện đầu tiên, và dùng cùng một cách diễn đạt tiếng Anh ở mọi lần sau. Một văn bản thừa kế, một bản kê khai người thừa kế và một giấy chứng nhận thừa kế có thể nằm trong cùng một hồ sơ như ba văn bản khác nhau, và bản tiếng Anh phải phân biệt được chúng. Bản dịch giấy tờ pháp lý tiếng Tây Ban Nha là một ví dụ phổ biến, vì một giấy tờ thừa kế bằng tiếng Tây Ban Nha có thể gồm cả bản kê khai người thừa kế lẫn phần chia di sản, và mỗi phần được dịch theo đúng thứ tự mà bản gốc đưa ra.

Tên người thừa kế, phần chia và di chúc viết tay cũ

Tên của người thừa kế được dịch theo cách viết trên hộ chiếu và giấy tờ tùy thân chính của họ, giúp giấy tờ thừa kế nhất quán với phần còn lại của hồ sơ. Khi di chúc gọi một người bằng chức danh hoặc biệt danh, bản dịch giữ nguyên chức danh hoặc biệt danh đó như đã ghi và không thay bằng tên pháp lý lấy từ giấy tờ khác. Các quan hệ như "con ruột" hoặc "con gái của cuộc hôn nhân đầu" được dịch chính xác, vì cách diễn đạt về quan hệ thường chính là lý do giấy tờ đó có trong hồ sơ.

Phần chia được ghi như bản gốc: phân số vẫn là phân số, phần trăm vẫn là phần trăm. Số tiền giữ nguyên loại tiền và con số gốc, và bản dịch không quy đổi sang đô la. Mô tả tài sản, chẳng hạn số thửa đất, ranh giới và mục đăng ký, được dịch đầy đủ, và chữ viết tắt mà biên dịch viên không thể giải nghĩa được thì giữ nguyên dạng gốc kèm một ghi chú trong ngoặc vuông.

Di chúc cũ thường viết tay, và một số phần có thể đã phai mờ, rách hoặc bị gạch bỏ. Những từ không đọc được được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán, phần bị gạch bỏ được mô tả là bị gạch bỏ, và mọi ghi chú bên lề, con dấu và chữ ký đều được ghi nhận. Di chúc đã được sao chép vào sổ đăng ký của tòa án được dịch từ bản sao mà người nộp đơn thực sự nộp, bao gồm cả các con dấu của sổ đăng ký và phần ghi của thư ký.

Biên lai thuế, hồ sơ ngân hàng và nguồn vốn

Biên lai thuế thừa kế và biên lai lệ phí chuyển nhượng cho thấy di sản đã được giải quyết và tài sản đã đổi chủ theo quy định của quốc gia cấp. Bản dịch tờ khai thuế là công việc có liên quan chặt chẽ, và cùng sự chú ý đến nhãn từng dòng, con dấu của cơ quan thuế và năm thuế cũng áp dụng cho bản kê khai thuế thừa kế. Khi một giấy tờ cho thấy một khoản thanh toán, số tiền, ngày, người trả và số tham chiếu được dịch chính xác để có thể đối chiếu với hồ sơ ngân hàng.

Trong hồ sơ EB-5 và E-2, việc đối chiếu quan trọng nhất. Viên chức đọc lần lượt giấy chứng tử, văn bản thừa kế, biên lai thuế và sao kê tài khoản, rồi kiểm tra xem họ tên, ngày tháng và số tiền có khớp nhau không. Câu chuyện có thuyết phục hay không là việc của luật sư và viên chức đánh giá. Phần việc của công ty dịch thuật là làm cho mỗi trang bản dịch có thể so sánh với trang gốc, từng dòng một, để việc so sánh có thể thực hiện được.

Thứ tự, đánh số trang và chứng nhận cho cả bộ hồ sơ

Khi hồ sơ có sáu hay mười giấy tờ thừa kế liên quan, các bản dịch theo cùng thứ tự với bản gốc, với thuật ngữ nhất quán cho người đã mất, người thừa kế, tòa án và từng văn bản. Một mục lục ngắn liệt kê từng giấy tờ cùng số trang giúp viên chức tìm được mục đang được trích dẫn. Chứng nhận riêng cho từng bản dịch, nêu rõ giấy tờ mà nó bao quát, là cách làm an toàn hơn khi các giấy tờ đến từ những cơ quan và thời điểm khác nhau.

Chỉ dùng dịch máy thì không đáp ứng yêu cầu. Dịch máy không có chứng nhận của biên dịch viên, và xử lý sai họ tên, ngày tháng, chữ viết tắt và thuật ngữ pháp lý, đúng là những thứ mà hồ sơ thừa kế dựa vào. Bản dịch thiếu, không đầy đủ hoặc không được chứng nhận có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny), và USCIS cũng có thể từ chối hồ sơ mà không cần đến một trong hai khi bằng chứng ban đầu không đủ.

Trước khi đặt dịch, người chuẩn bị hồ sơ nên thu thập mọi trang của mọi giấy tờ, kể cả mặt sau của trang có con dấu hoặc ghi chú, và xác nhận với luật sư những hồ sơ nào được đưa vào bộ hồ sơ nộp. Mắt xích cuối của chuỗi là hồ sơ tài khoản, và trang về dịch sao kê ngân hàng mô tả một bản dịch đầy đủ của giấy tờ này gồm những gì.