要点总结
- USCIS 要求提供完整的英文译文，因此页面上的每一个印章、公章、签名、手写内容、页边注释和印刷细节，都必须出现在译文中。
- 印章内容会被译成英文，并放在其在原件页面上的相应位置，同时附上方括号说明，注明印章的形状和所指的机构。
- 凸印公章和印花税票会以方括号加以描述；无法辨认的字样会标注为无法辨认，而不是用一个可能的名称来替代。
- 许多民事登记机关会把后续发生的事项作为页边注释记录在原始条目旁边，因此出生或结婚记录中最关键的事实，可能就写在页边。
- 翻译西班牙语或波兰语的民事记录时，必须完整译出每一条页边注释，包括注释的登记日期和登记机关。
- 波兰的完整副本会连同后续注释一并复制原始条目，而简略副本则不会，因此申请人在订购翻译之前，应先查看《互惠表》（Reciprocity Schedule）。
- 签名以方括号占位符表示，手写内容会被转录并标明为手写，条形码、二维码和登记编号则按原样如实呈现。
- 印在纸张背面的任何内容都属于翻译范围，因此每份文件的两面都应扫描，空白的背面也不例外，所附页面须按原始顺序翻译。
- 空白栏、被划掉的文字和无法辨认的字词，都会分别如实记录，这样审理官员就能把译文的每一个要素与原件页面对应起来。
- 提交之前，请逐页将英文译文与原件进行比对，并确认姓名、日期和数字与护照以及所提交的表格一致。
USCIS 翻译必须涵盖页面上的每一处标记，而打印文字只是其中的第一部分。登记官员的印章、凸印公章、签名、手写内容、页边注释，以及印在纸张背面的任何内容，都属于英文译文的一部分。USCIS 的规定要求提供完整的英文译文，并附上说明译文完整、准确的认证声明；官员会把两份文件并排对照，期望在译文中看到原件的每一个要素。因此，一份面向 USCIS 的认证文件翻译是逐页完成的，以整张页面作为工作单位。
认证翻译中的印章与公章
印章通常带有文字，例如登记机关的名称、签发日期或登记编号。译员会把这些文字译成英文，放在印章在原件页面上的位置，并在前面加一段简短的方括号说明，例如“[round stamp: Civil Registry Office of ...]”。这样，官员就能看到印章上写了什么，以及它出现在何处。
凸印公章或干印公章处理起来更困难，因为它往往只留下淡淡的凹凸痕迹，扫描效果不佳。译员会在能够读出字样的地方译出字样，并用方括号描述该公章。如果字样无法辨认，译文会标注“[illegible]”，而不会填上一个可能的名称。印花税票和规费印章的处理方式相同，其中印有的金额或日期也要一并译出。
出生与结婚记录上的页边注释
页边注释往往记录着官员要查找的那项事实。许多民事登记机关在情况发生变化时并不会重新出具一份记录，而是在原始条目旁边写一条注释。因此，出生证明翻译可能需要包含一条注释，记录持有人的婚姻、法院裁定对姓名或日期的更正，或是后来对亲子关系的认定。
西班牙语出生记录就是常见的例子。带有页边注释的西班牙语出生证明翻译必须完整译出该注释，包括注释的登记日期和登记机关。波兰的记录运作方式类似：后续变更会写在条目的页边，完整副本（odpis zupełny）会连同这些注释一并复制条目，而简略副本（odpis skrócony）则不会。美国国务院的《互惠表》（Reciprocity Schedule）会列出各个国家所要求的版本，因此在订购任何文件之前都值得先查一下，之后波兰语翻译服务就可以依据正确的副本进行翻译。
同样的原则也适用于结婚证明翻译。记录离婚、婚姻无效或更正的注释，其重要性可能不亚于正文；而波兰语结婚证明翻译如果遗漏了页边的更正，就与官员所看到的文件不再一致。
签名、手写内容、代码和编号
有几类较小的要素很容易被忽略，因为它们并不是通常意义上的文字。每一类在译文中都有标准的呈现方式。
- 签名显示为“[signature]”，如果旁边有印刷的姓名或职务，则紧随其后。
- 手写内容会被转录并标明为手写，让官员知道哪些部分是手工填写的。
- 条形码或二维码显示为“[barcode]”或“[QR code]”，其下方印有的任何编号也一并译出。
- 页码、序列号以及册号和条目编号，均按原样照抄。
- 水印或印刷的背景图案，如果含有文字，则会加以描述。
手写内容最需要谨慎对待。许多较早期的表格由登记官员手工填写姓名、地点和日期，一个字母看错，就可能造成与护照或申请表不一致。当存在两种可能的读法时，译员不会悄悄选定其中一种，而是标出存疑的字词，让差异显而易见，而不是被掩盖起来。
页面背面和附加页
如果文件背面有文字，译文就要包含这些内容。登记数据、修订条目和额外的印章常常位于背面，只扫描正面就会漏掉它们。译员无法翻译从未提供过的内容，所以每张纸的两面都应扫描，空白的背面也不例外。空白的背面会被记录为“[reverse side blank]”，官员由此可以确认没有遗漏任何内容。
附加页遵循同样的规则。如果一份记录附有封面页、装订在一起的摘录或第二页批注，就会作为一个整体、按原件顺序翻译，并对每个附件加以标识，以便与其对应的原件页面匹配。
如何标注无法辨认的部分和空白部分
无法读出的字词会标注为“[illegible]”，部分可读的字词则写出可读的字母，并附上类似“[partially illegible]”的说明。表格上的空白栏会被记录为空白，因为原件中存在而译文中缺失的栏位，看起来就像是遗漏。被划掉的文字会被转录，并注明为划掉。
这些惯例之所以重要，是因为当译文不完整时，USCIS 可能会发出补件通知 (Request for Evidence, RFE) 或拟拒绝通知 (Notice of Intent to Deny)；而且 USCIS 的政策还允许官员在初始证据不足时，不先要求补充证据就直接拒绝申请。悄悄略过某个印章或页边注释的译文，恰恰属于这种不完整。机器翻译也解决不了这个问题，因为它没有经过人工认证，处理印章、缩写和姓名的效果也很差。
提交译文之前需要检查什么
请逐页将译文与原件进行比对。原件上的每一个印章、签名、页边注释和编号，都应该在英文译文中有对应的方括号说明或相应的行，每张纸的背面也都应有交代。姓名、日期和登记编号应与护照以及所提交的表格一致。哪些记录纳入申请材料，由律师或经认可的代表决定。
对于死亡记录，也请以同样的方式检查签发机关的印章和任何登记注释。我们的死亡证明翻译会遵循原件的版面格式，使每一个译出的要素都能追溯到其原件出处。