Visa de inmigrante DS-260: traducción certificada de documentos civiles

Un caso DS-260 necesita una traducción certificada al inglés de todo documento civil que no esté en inglés, salvo que el documento esté en el idioma oficial del país donde se entrevistará el solicitante. El National Visa Center (NVC) pide una declaración firmada por el traductor de que la traducción es exacta y de que está capacitado para traducir desde el idioma original. La excepción del idioma oficial se aplica solo al NVC y al consulado. Una vez que el caso está en manos de USCIS, todo debe estar en inglés.

El DS-260 es la Solicitud de visa de inmigrante. Después de que USCIS aprueba la petición y el caso llega al NVC, el solicitante completa el formulario en línea y sube al portal CEAC los escaneos de los documentos civiles. Un escaneo en otro idioma no está completo sin su traducción, así que ambos se preparan juntos. El peticionario o el despacho de abogados decide qué documentos requiere cada caso; las secciones siguientes describen cómo deben ser las traducciones de esos documentos.

Documentos civiles del DS-260 que necesitan traducción certificada

El conjunto de documentos depende de la familia y del historial del solicitante. Se necesita un acta de nacimiento del solicitante, y una traducción de acta de matrimonio si el solicitante está casado. Se agregan las sentencias de divorcio y las actas de defunción cuando un matrimonio anterior del solicitante o del peticionario terminó. Los certificados de antecedentes policiales se piden de cada país donde el solicitante ha vivido. Los registros militares, judiciales y de adopción se agregan cuando existen en el historial del solicitante.

Cada documento se traduce por separado, en el par de idiomas que realmente requiere. Un solicitante cuyo registro de nacimiento está en criollo haitiano necesita una traducción de acta de nacimiento en criollo haitiano, y quien además vivió en un país de habla hispana necesita una traducción de certificado de antecedentes policiales en español para el registro de ese país. Los registros en este idioma están cubiertos por los servicios de traducción de criollo haitiano, y un servicio de traducción certificada de documentos se encarga de la misma manera de los demás idiomas que suelen aparecer en estos expedientes.

La regla de traducción del NVC y la excepción del idioma oficial

Las reglas del NVC y de los consulados exigen una traducción certificada para todo documento civil que no esté en inglés ni en el idioma oficial del país donde el solicitante tramita la visa. Cada traducción lleva una declaración firmada por el traductor de que la traducción es exacta y de que está capacitado para traducir. Lo más seguro es incluir una declaración distinta para cada documento, ya que los escaneos se revisan uno por uno.

La excepción depende del lugar de la entrevista, no de la nacionalidad del solicitante ni del país que emitió el documento. Un solicitante entrevistado en un país donde el español es el idioma oficial puede subir un registro en español sin traducción. Un registro en cualquier otro idioma sí necesita una. La comparación entre las reglas del NVC y las de USCIS se explica en otro artículo sobre los requisitos de traducción del NVC comparados con los de USCIS.

Reciprocity Schedule: qué versión de cada documento obtener

El Departamento de Estado publica la lista Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Para cada país indica qué documentos civiles existen, qué autoridad los emite y qué versión se acepta, por ejemplo un registro completo en lugar de un extracto resumido. Tanto los adjudicadores de USCIS como los funcionarios consulares se basan en ella.

Los solicitantes deben consultar el país emisor antes de pedir una traducción. Traducir la versión equivocada es trabajo perdido, porque el extracto igual tiene que reemplazarse por el registro completo, y luego ese registro completo también hay que traducirlo.

Lo que devuelve la revisión de documentos del NVC

La revisión de documentos compara cada escaneo subido con la información escrita en el DS-260. Se pueden evitar cuatro problemas antes de subir los archivos:

• Se sube un extracto resumido o un registro de forma corta cuando el Reciprocity Schedule exige la versión completa.
• Se sube un escaneo en otro idioma sin su traducción certificada.
• Una traducción no lleva adjunta la declaración firmada de competencia y exactitud.
• Un nombre o una fecha de la traducción difiere del DS-260 o del pasaporte.

Las diferencias en los nombres suelen venir de la transliteración. El pasaporte romaniza un nombre de una manera, y un registro civil traducido por separado puede producir otra ortografía. La empresa de traducción debe recibir la página de datos del pasaporte y las traducciones anteriores para que todos los documentos usen la misma ortografía.

Una traducción está completa solo cuando abarca todo lo que hay en la página: texto principal, encabezados, etiquetas de los campos del formulario, sellos, firmas indicadas como "[firma]", anotaciones manuscritas, notas al margen y el reverso de la página si contiene algo. Las partes ilegibles se marcan como "[ilegible]" en lugar de adivinarse, y las secciones en blanco se indican como tales. La traducción automática por sí sola no lleva certificación humana y maneja mal los nombres, las fechas y las abreviaturas, por lo que no cumple el requisito.

Certificados policiales, registros militares y evidencia secundaria

Una traducción de certificado de antecedentes policiales sigue las mismas reglas que un registro civil: el texto completo, cada sello y una declaración firmada para ese certificado. Los registros judiciales y militares también se traducen completos, con los sellos y las anotaciones manuscritas descritos. Los registros de adopción se incluyen cuando el caso involucra a un niño adoptado.

Cuando no se dispone de un registro principal, el solicitante primero demuestra que no está disponible. La prueba es una declaración escrita de la autoridad emisora, o una entrada del Reciprocity Schedule que indique que el registro por lo general no está disponible. Luego el solicitante presenta evidencia secundaria, como registros de la iglesia o de bautismo, registros escolares, registros médicos o declaraciones juradas de personas que conozcan personalmente el hecho, por lo común dos. Cada pieza de esa evidencia que esté en otro idioma, incluida la declaración de la autoridad emisora, necesita su propia traducción certificada.

Qué llevar a la entrevista del DS-260

Los solicitantes suben los escaneos al portal CEAC y llevan a la entrevista los originales o copias certificadas de los documentos civiles, junto con las traducciones certificadas. Las traducciones que lleven en la carpeta deben ser las mismas que subieron, con los mismos nombres y ortografías, para que el funcionario consular pueda cotejar el papel con el escaneo.

Antes de hacer el pedido, revisa la entrada del Reciprocity Schedule de cada documento, reúne todas las páginas, incluidos los reversos, y anota cada nombre tal como aparece en el pasaporte. Texliff prepara cada traducción certificada de acta de nacimiento con su propia declaración firmada de exactitud y competencia, y los demás documentos civiles del expediente se manejan de la misma manera.