Dịch giấy tờ tùy thân xin tị nạn khi bạn không có hộ chiếu

Người xin tị nạn không có hộ chiếu chứng minh danh tính bằng bất kỳ giấy tờ nào thu thập được, và mỗi bằng chứng đó đều cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận, dù đó chỉ là ảnh chụp bằng điện thoại hay một tấm thẻ đã sờn cũ. Bản dịch phản ánh đúng những gì trang giấy cho thấy và không sửa chữa gì cả, và quy tắc duy nhất đó quyết định cách xử lý mọi loại giấy tờ tạm bợ.

Nhiều người nộp Form I-589 đã rời quê hương mà không mang theo hộ chiếu hay giấy khai sinh. Khi đó, danh tính được chứng minh bằng thẻ căn cước đã hết hạn, học bạ, thẻ thành viên, giấy chứng nhận rửa tội, giấy đăng ký của UNHCR ở nước trung chuyển, ảnh chụp giấy tờ do người thân gửi, và các hồ sơ được yêu cầu cấp sau đó thông qua gia đình hoặc luật sư ở nước ngoài. Quy định của USCIS yêu cầu mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong nhóm này phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ và lời chứng nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên đủ năng lực ở cả hai ngôn ngữ. Vì vậy, bản dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS áp dụng cho một tấm thẻ học sinh theo cùng điều kiện như với hộ chiếu.

Giấy tờ tùy thân xin tị nạn được dịch từ chính tệp mà người nộp đơn có

Bằng chứng danh tính tạm bợ hiếm khi trông giống một hồ sơ chính thức. Thẻ căn cước có thể đã mòn rách ở nếp gấp, giấy chứng nhận của trường có thể là ảnh chụp lệch góc, và thẻ thành viên có thể chỉ ghi tên riêng và một con số. Công ty dịch thuật làm việc từ chính tệp đó, vì viên chức xét duyệt tị nạn hay thẩm phán di trú cũng sẽ cầm đúng tệp ấy trong tay.

Mỗi giấy tờ có một giấy chứng nhận riêng, đây là cách làm an toàn hơn đối với bộ hồ sơ gồm nhiều mảnh nhỏ. Giấy chứng nhận ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, lời cam kết về năng lực ở cả hai ngôn ngữ, lời cam kết rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, cùng phần nhận diện giấy tờ được dịch. Dịch máy không có chứng nhận của con người và thường xử lý sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt, đúng những chi tiết mà một giấy tờ tùy thân sinh ra để xác lập, nên không đáp ứng yêu cầu.

Cách dịch giấy tờ được chụp ảnh hoặc bị cắt mất một phần

Ảnh gửi qua ứng dụng nhắn tin rất phổ biến trong hồ sơ tị nạn. Bản dịch bao gồm mọi nội dung đọc được trong ảnh và đánh dấu những phần không đọc được. Khi hình ảnh không hoàn hảo, có bốn quy ước được áp dụng:

• Phần chữ bị cắt mất ở mép ảnh được đánh dấu là bị cắt, và đoạn chữ còn thấy được dịch đến chỗ nó dừng lại.
• Chỗ lóa sáng, nếp gấp, hư hại do nước và mực phai làm che mất chữ được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán.
• Con dấu, dấu nổi và chữ ký được mô tả trong ngoặc vuông, ví dụ "[round stamp, partly visible]" và "[signature]".
• Phần viết tay và ghi chú ở lề được dịch tại đúng vị trí, và mặt sau của trang được dịch nếu có nội dung.

Bố cục bản dịch bám sát bản gốc đủ để viên chức đối chiếu từng dòng dịch với hình ảnh. Nếu sau này người nộp đơn tìm được bản scan tốt hơn, công ty dịch thuật coi đó là một giấy tờ mới, có bản dịch mới và giấy chứng nhận riêng. Công ty không lặng lẽ đổi cái này lấy cái kia.

Hồ sơ cấp sau khi đến nơi giữ nguyên ngày cấp của mình

Một số hồ sơ danh tính chỉ tồn tại vì người thân hoặc luật sư đã yêu cầu cấp sau khi người nộp đơn rời đi. Người thân có thể xin bản sao mới của hồ sơ hộ tịch từ cơ quan đăng ký, luật sư có thể yêu cầu trường cấp giấy chứng nhận, hoặc lãnh sự quán có thể cấp giấy thay thế cho tấm thẻ bị mất. Mỗi giấy tờ được dịch kèm ngày cấp và cơ quan cấp in trên đó, để bản tiếng Anh cho thấy hồ sơ được lập sau các sự kiện nêu trong bản tường trình.

Biên dịch viên không thêm ghi chú rằng hồ sơ này thay thế một hồ sơ trước đó và không đổi ngày tháng cho khớp với lời kể. Việc một hồ sơ cấp sau có thuyết phục hay không là do luật sư hoặc đại diện được công nhận cân nhắc và do người xét đơn quyết định. Thẻ căn cước quốc gia hết hạn được dịch kèm ngày hết hạn như đã in, và bản dịch hộ chiếu được chứng nhận áp dụng cùng cách xử lý đối với con dấu và thứ tự trang khi người nộp đơn có giấy thông hành. Với cuốn hộ chiếu bằng tiếng Ba Tư, dịch hộ chiếu tiếng Farsi áp dụng các quy tắc đó cho các trang và con dấu của nó.

Bản khai có tuyên thệ của người thân ở nước ngoài được dịch đúng như đã viết

Khi không có hồ sơ gốc, người nộp đơn thường gửi lời khai bằng văn bản của cha mẹ, anh chị em hoặc hàng xóm cũ, những người biết rõ về việc sinh ra, gia đình hay nơi cư trú của người nộp đơn. Dịch bản khai có tuyên thệ thể hiện lời khai đầy đủ, ở ngôi thứ nhất, kèm họ tên, địa chỉ, ngày tháng của người ký và mọi chữ ký hay con dấu. Cách diễn đạt của người ký được giữ nguyên, kể cả khi thân mật, lặp lại hoặc mâu thuẫn với một lời khai khác. Dịch bản khai có tuyên thệ tiếng Tây Ban Nha của một người thân ở Trung Mỹ cũng theo các quy tắc đó.

Tòa di trú có thêm định dạng riêng. Immigration Court Practice Manual yêu cầu giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Anh và giấy chứng nhận bản dịch được đánh máy, có chữ ký, ghi thông tin liên hệ của biên dịch viên cùng lời cam kết về năng lực và độ chính xác. Chương về hồ sơ nộp của sổ tay thực hành cũng nêu cách đánh số trang và lập mục lục cho các chứng cứ. Bản tuyên bố viết bằng tiếng Anh nhưng do người không hiểu tiếng Anh ký thì cần có giấy chứng nhận phiên dịch, là một giấy tờ riêng biệt với giấy chứng nhận bản dịch.

Cách viết tên không nhất quán được ghi nhận, không được sửa

Bằng chứng tạm bợ hầu như luôn viết một cái tên theo nhiều cách. Thẻ học sinh có thể dùng một cách phiên âm, hồ sơ nhà thờ dùng cách khác, còn giấy đăng ký UNHCR lại dùng cách thứ ba, mỗi cái do một nhân viên khác nhau làm việc từ một bảng chữ cái khác nhau. Bản dịch thể hiện từng cách viết đúng như nguồn ghi. Biên dịch viên thêm một cách viết mà giấy tờ không có sẽ biến bản dịch thành một lập luận về nguồn gốc.

Công ty dịch thuật có thể nêu sự khác biệt trong ghi chú của biên dịch viên, ví dụ "the source spells the surname with a final h, unlike the preceding document." Việc chọn cách viết nào trong các hồ sơ nộp sau này thuộc về người nộp đơn và luật sư. Các vấn đề riêng của hồ sơ tiếng Ba Tư được trình bày tại dịch vụ dịch tiếng Farsi.

Bản tường trình về giấy tờ thất lạc được đọc cùng các bản dịch như thế nào

Bản tường trình của người nộp đơn và các giấy tờ thay thế đã dịch được đọc cùng nhau. Nếu bản tường trình nói giấy khai sinh đã bị bỏ lại và một học bạ thay cho nó, bản dịch học bạ phải cho thấy họ tên và ngày sinh để viên chức có thể so sánh với Form I-589 và với bản tường trình. Những khác biệt có trong bản gốc vẫn hiện rõ trong bản tiếng Anh, và công ty dịch thuật không sửa giấy tờ nào để chúng khớp nhau. Bản tường trình là nơi người nộp đơn giải thích vì sao giấy tờ thất lạc và vì sao cách viết tên khác nhau. Luật sư nên đọc song song bản tường trình và các bản dịch trước khi nộp, và bài viết trước về dịch bản tường trình xin tị nạn và các bằng chứng hỗ trợ nói về chính bản tường trình.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch

Hãy thu thập hình ảnh hoặc bản scan gốc của từng giấy tờ ở chất lượng cao nhất có thể, bao gồm mặt sau của mọi trang, và lập một danh sách ngắn ghi từng giấy tờ được lấy ở đâu và khi nào. Xếp các hồ sơ lấy được về sau vào một nhóm riêng để dễ thấy ngày cấp, và đừng chỉnh sửa, cắt hay xoay ảnh chụp.

Chúng tôi chuẩn bị mỗi giấy tờ này thành một bản dịch được chứng nhận riêng, và trang dịch giấy tờ xin tị nạn của chúng tôi liệt kê các hồ sơ mà người nộp đơn thường gửi. Luật sư hoặc đại diện được công nhận quyết định những gì được đưa vào hồ sơ nộp.