Dịch tài liệu song ngữ cho USCIS: cần dịch những gì

USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh cho mọi phần của tài liệu không phải tiếng Anh, kể cả khi phần lớn trang đã bằng tiếng Anh. Giấy khai sinh in bằng tiếng Anh và tiếng Pháp, học bạ có tiêu đề tiếng Anh và ghi chú tiếng Filipino, hay hộ chiếu có nhãn tiếng Anh và các mục bằng ngôn ngữ địa phương đều chịu cùng một quy định, và bản dịch phải bao quát từng thành phần bằng ngoại ngữ.

Dịch tài liệu song ngữ cho USCIS: quy định bao gồm những gì

Quy định của USCIS yêu cầu mọi tài liệu có chứa ngoại ngữ phải kèm theo bản dịch tiếng Anh đầy đủ. Biên dịch viên chứng nhận rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, đồng thời khẳng định mình đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Quy định căn cứ vào những gì được in trên trang. Một tài liệu phần lớn là tiếng Anh nhưng có một dòng, một con dấu hoặc một cột bằng ngôn ngữ khác vẫn là tài liệu có chứa ngoại ngữ.

Phần tiếng Anh có sẵn trên trang không cần dịch, nhưng nó tạo cho người đọc những điểm mốc cố định. Viên chức đọc bản gốc và bản dịch song song, và phần tiếng Anh giúp họ đối chiếu từng dòng đã dịch với vị trí tương ứng trên bản gốc. Vì vậy, bản dịch bám theo bố cục của bản gốc và cho biết phần nào đã được dịch, phần nào được giữ nguyên như hiện có. Quy tắc bố cục này cũng áp dụng cho dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS.

Hồ sơ có hai hoặc nhiều ngôn ngữ chính thức: Canada, Bỉ, Thụy Sĩ

Một số giấy tờ hộ tịch của Canada có cùng các mục bằng tiếng Anh và tiếng Pháp. Phần tiếng Pháp vẫn là nội dung ngoại ngữ, nên dịch giấy khai sinh tiếng Pháp sẽ bao gồm phần này. Nếu phía tiếng Pháp có một ghi chú hoặc mục bổ sung mà phía tiếng Anh không có, bản dịch cũng bao gồm mục đó.

Hồ sơ của Bỉ và Thụy Sĩ có thể có hai hoặc ba ngôn ngữ chính thức, tùy vùng hoặc cơ quan cấp. Mọi ngôn ngữ ngoài tiếng Anh đều được dịch, và một trang có nhiều hơn một ngôn ngữ nguồn có thể cần một chuyên gia ngôn ngữ cho từng ngôn ngữ. Phần chứng nhận ghi tên mọi ngôn ngữ nguồn có liên quan. Những người nộp đơn có hồ sơ chứa tiếng Pháp có thể xem thêm về dịch tiếng Pháp sang tiếng Anh được chứng nhận.

Một số quốc gia cấp trích lục hộ tịch đa ngôn ngữ theo mẫu chuẩn. Nhãn các mục được in bằng nhiều ngôn ngữ, còn phần nội dung được điền vào, thường bằng ngôn ngữ địa phương. Nhãn cũng là văn bản ngoại ngữ như phần nội dung, nên bản dịch bao gồm cả hai.

Học bạ và hồ sơ PSA của Philippines pha trộn tiếng Anh với tiếng Filipino

Hồ sơ của Philippines thường đặt tiếng Anh bên cạnh tiếng Filipino. Học bạ có thể có tiêu đề cột bằng tiếng Anh trong khi phần nhận xét, ghi chú của người phụ trách hồ sơ hoặc chú thích viết tay ở lề lại bằng tiếng Filipino hoặc Tagalog. Giấy tờ hộ tịch PSA cũng có thể pha trộn hai ngôn ngữ theo cách tương tự. Dịch bảng điểm học tập tiếng Tagalog bao gồm các phần tiếng Filipino, còn các đoạn tiếng Anh được đánh dấu là đã bằng tiếng Anh.

Các quốc gia khác cũng có tình huống tương tự. Hồ sơ từ Puerto Rico được cấp bằng tiếng Tây Ban Nha cần được dịch đầy đủ dù Puerto Rico là một phần của Hoa Kỳ. Hồ sơ của Israel có các mục tiếng Do Thái bên cạnh tiếng Anh cũng cần dịch phần tiếng Do Thái theo cách tương tự.

Dịch hộ chiếu khi nhãn bằng tiếng Anh còn các mục thì không

Nhiều hộ chiếu in nhãn các mục bằng tiếng Anh và một ngôn ngữ thứ hai, trong khi họ tên, nơi sinh và cơ quan cấp của người sở hữu xuất hiện bằng ngôn ngữ hoặc chữ viết địa phương. Các mục bằng ngôn ngữ địa phương, phần xác nhận và phần ghi chú đều cần được dịch. Dịch hộ chiếu cũng bao gồm dấu visa và dấu nhập cảnh hoặc xuất cảnh, kể cả dấu bằng ngôn ngữ thứ ba, ở bất cứ chỗ nào đọc được chữ.

Điều này cũng áp dụng cho tài liệu tiếng Anh có đóng dấu hoặc ghi chú bằng ngôn ngữ khác. Con dấu là một phần của trang, nên nó được dịch và thể hiện đúng vị trí xuất hiện, chẳng hạn "[dấu tròn]" kèm theo nội dung đã dịch. Chữ không đọc được sẽ được đánh dấu "[không đọc được]" thay vì đoán.

Tài liệu có một phần tiếng Anh được dịch theo hai cách

Khi phần ngoại ngữ tách biệt với phần tiếng Anh, chẳng hạn một con dấu, một khối nhận xét hoặc một cột, biên dịch viên dịch các phần đó và đánh dấu các đoạn tiếng Anh là đã bằng tiếng Anh. Khi các ngôn ngữ xen kẽ nhau từng dòng, dịch toàn bộ tài liệu sẽ rõ ràng hơn, vì khi đó phần tiếng Anh được đọc như một văn bản liền mạch. Dù dùng cách nào, bản dịch hoàn chỉnh cũng có các yếu tố sau.

• Mọi tiêu đề, mục, nội dung, con dấu, dấu niêm và ghi chú viết tay bằng ngoại ngữ đều được dịch đúng vị trí xuất hiện.
• Các đoạn tiếng Anh được giữ lại hoặc đánh dấu là tiếng Anh trong bản gốc, để không có gì trông như bị thiếu.
• Mặt sau của mỗi trang và mọi ghi chú ở lề đều được dịch khi có chữ.
• Chữ ký và con dấu được mô tả trong ngoặc vuông, chẳng hạn "[chữ ký]" hoặc "[dấu tròn]".

Bản tóm tắt và bản trích lục không đáp ứng yêu cầu. Chỉ dịch phần mà người nộp đơn cho là liên quan có thể khiến viên chức không thể đối chiếu bản dịch với bản gốc.

Cách viết phần chứng nhận cho tài liệu có nhiều hơn một ngôn ngữ

Phần chứng nhận xác định tài liệu, nêu rõ biên dịch viên có năng lực về tiếng Anh và về từng ngoại ngữ có trên tài liệu, đồng thời khẳng định bản dịch đầy đủ và chính xác. Với tài liệu có một phần tiếng Anh, phần chứng nhận cũng nên nêu rằng các phần tiếng Anh được giữ nguyên như trong bản gốc. Phần chứng nhận có họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, và nên có một chứng nhận riêng cho mỗi tài liệu để an toàn hơn.

USCIS không giữ danh sách biên dịch viên được phê duyệt và không chứng nhận các công ty dịch thuật, nên "bản dịch được USCIS chứng nhận" chỉ có nghĩa là bản dịch kèm phần chứng nhận mà USCIS yêu cầu. Khi người nộp đơn hoặc người thân ký chứng nhận, người đó đang chứng nhận bằng chứng trong chính hồ sơ của mình, và viên chức có thể đánh giá nó thấp hơn. Một công ty dịch thuật cung cấp phần chứng nhận độc lập với hồ sơ. Chỉ dùng dịch máy thì không có chứng nhận của con người và thường xử lý sai tên, ngày tháng và từ viết tắt.

Bản dịch bị thiếu, không đầy đủ hoặc không có chứng nhận có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (NOID), và USCIS có thể từ chối hồ sơ ngay mà không yêu cầu bổ sung trước, nếu bằng chứng ban đầu không đủ. Ngoại lệ cho tài liệu bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi visa được xử lý chỉ thuộc về Trung tâm Visa Quốc gia (NVC) và các lãnh sự quán. Khi hồ sơ đã ở USCIS, mọi thứ phải bằng tiếng Anh.

Kiểm tra phiên bản giấy tờ hộ tịch trước khi đặt dịch

Bộ Ngoại giao công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country liệt kê giấy tờ hộ tịch mà mỗi quốc gia cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Bản đầy đủ thường được ưu tiên hơn bản trích lục rút gọn, nên kiểm tra bảng này trước giúp bạn không phải trả tiền dịch nhầm phiên bản. Luật sư hoặc người đại diện được ủy quyền trong hồ sơ sẽ quyết định nộp những giấy tờ nào.

Trước khi đặt dịch, hãy quét mọi trang của từng tài liệu, kể cả mặt sau, và liệt kê mọi ngôn ngữ nhìn thấy được, kể cả trên con dấu. Chúng tôi dịch toàn bộ trang và chuẩn bị một chứng nhận riêng cho từng tài liệu, ví dụ dịch giấy khai sinh có cả tiếng Anh và một ngôn ngữ thứ hai.