Những điểm chính
- Mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong bộ bằng chứng hôn nhân đều cần bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận, và công ty dịch thuật làm việc theo thứ tự cố định, từ giấy tờ hộ tịch đến thư từ liên lạc.
- Luật sư hoặc đại diện được công nhận (accredited representative) chọn những tài liệu sẽ nộp, còn công ty dịch thuật dịch đầy đủ các tài liệu đã chọn chứ không quyết định tài liệu nào chứng minh được cuộc hôn nhân.
- Reciprocity Schedule cho biết phiên bản giấy tờ hộ tịch nào được chấp nhận, vì vậy người nộp đơn nên kiểm tra bảng này trước khi đặt dịch giấy đăng ký kết hôn.
- Bản dịch giấy đăng ký kết hôn bao gồm tên cơ quan đăng ký, số sổ và số trang, ghi chú ngoài lề, con dấu, cùng họ tên đầy đủ của hai vợ chồng và cha mẹ hai bên.
- Hợp đồng thuê nhà và giấy tờ ngân hàng ở nước ngoài được dịch cùng các điều khoản, tiêu đề cột, con dấu và phần chữ ký, tức là dịch toàn bộ tài liệu, kể cả những dòng không nhắc đến hai vợ chồng.
- Khi luật sư chỉ nộp một số trang chọn lọc của một tài liệu dài, những trang đó được dịch đầy đủ và hồ sơ nộp nêu rõ đã chọn những trang nào.
- Lịch sử trò chuyện được dịch theo một khoảng thời gian đã chọn, theo đúng thứ tự, với người gửi, ngày và giờ được giữ nguyên trên từng tin nhắn, còn những từ không rõ được đánh dấu là không đọc được.
- Mỗi tên riêng được dùng một cách viết tiếng Anh duy nhất trong toàn bộ hồ sơ, dựa trên hộ chiếu và giấy đăng ký kết hôn, kèm chú thích của biên dịch viên khi một tài liệu gốc viết tên khác đi.
- Ngày tháng được chuyển sang định dạng dùng trong hồ sơ nộp, đồng thời vẫn giữ nguyên ngày gốc, nhờ đó sự khác biệt về lịch không bị hiểu nhầm là mâu thuẫn.
- Mỗi bản dịch có giấy chứng nhận riêng và cả bộ hồ sơ được sắp xếp kèm mục lục để viên chức tại buổi phỏng vấn tìm được bất kỳ tài liệu nào mà không phải lục tìm.
Mọi tài liệu không phải tiếng Anh trong bộ bằng chứng hôn nhân đều cần một bản dịch tiếng Anh đầy đủ được chứng nhận, và công việc diễn ra thuận lợi nhất khi theo một thứ tự cố định: giấy tờ hộ tịch trước, sau đó đến giấy tờ tài chính và nơi cư trú, rồi đến thư từ liên lạc và ảnh. Các cặp vợ chồng từng sống cùng nhau bên ngoài Hoa Kỳ thường có một đống giấy tờ lớn và lẫn lộn, trong khi USCIS yêu cầu bản dịch được chứng nhận đầy đủ cho từng tài liệu bằng tiếng nước ngoài nộp cùng I-130 và I-485 (xem trang của chúng tôi về dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS).
Luật sư hoặc đại diện được công nhận quyết định những tài liệu nào được đưa vào hồ sơ. Công ty dịch thuật làm việc theo danh sách đã chọn đó và không quyết định cái gì chứng minh được một cuộc hôn nhân.
Những tài liệu nước ngoài nào trong bộ bằng chứng hôn nhân cần được dịch
Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ, kèm xác nhận của biên dịch viên về tính đầy đủ, chính xác và năng lực, cho mọi tài liệu có tiếng nước ngoài. Với cặp vợ chồng đã sống một phần cuộc hôn nhân ở nước ngoài, bộ hồ sơ thường gồm các loại tài liệu sau:
- Giấy đăng ký kết hôn nước ngoài và mọi giấy tờ về lễ cưới theo tôn giáo, cùng thiệp mời cưới và hợp đồng với địa điểm hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
- Hợp đồng thuê nhà chung hoặc giấy tờ nhà đất ở nước ngoài, hóa đơn tiện ích và thông tin đăng ký hộ khẩu.
- Tài khoản ngân hàng chung ở nước ngoài, hợp đồng bảo hiểm và biên lai chuyển tiền.
- Giấy khai sinh của con sinh ra bên ngoài Hoa Kỳ.
- Hồ sơ đi lại, thẻ lên máy bay nước ngoài và dấu nhập cảnh hoặc xuất cảnh.
- Tin nhắn, thư từ và bản khai có tuyên thệ (affidavit) của người thân vẫn đang sống ở nước ngoài.
Ảnh có chú thích bằng ngôn ngữ khác cũng thuộc nhóm này. Chú thích là chữ viết nên được dịch như mọi văn bản khác, và ghi chú viết tay ở mặt sau ảnh in cũng được dịch.
Giấy đăng ký kết hôn và giấy tờ về lễ cưới được dịch trước
Giấy đăng ký kết hôn dân sự được dịch trước mọi tài liệu khác, vì tên, ngày và địa điểm trên đó trở thành chuẩn tham chiếu cho cả bộ hồ sơ. Người nộp đơn nên kiểm tra Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao trước khi đặt dịch, vì bảng này liệt kê phiên bản giấy tờ nào được chấp nhận. Dịch một bản trích lục rút gọn trong khi quốc gia đó cấp bản đầy đủ sẽ lãng phí phí dịch và có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE).
Bản dịch giấy đăng ký kết hôn tiếng Bồ Đào Nha cho thấy những điểm thường cần chú ý. Một certidão de casamento của Brazil ghi tên văn phòng đăng ký và cả hai vợ chồng, đồng thời mọi con dấu, ghi chú và nội dung viết tay trên đó đều được dịch cùng phần chữ in. Giấy tờ lễ cưới theo tôn giáo và thiệp mời cưới đi sau giấy tờ dân sự, và thường khá ngắn. Các cặp vợ chồng có giấy tờ bằng tiếng Bồ Đào Nha có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ dịch thuật tiếng Bồ Đào Nha.
Hợp đồng thuê nhà, giấy tờ ngân hàng và bảo hiểm ở nước ngoài
Giấy tờ về nhà ở chung và tiền bạc chung là nhóm thứ hai. Bản dịch hợp đồng thuê nhà tiếng Tây Ban Nha phải gồm các điều khoản, phần chữ ký, con dấu và mọi phần bổ sung viết tay, nghĩa là toàn bộ tài liệu, kể cả những dòng không nhắc đến hai vợ chồng. Bản dịch sao kê ngân hàng chung bao gồm tiêu đề cột, mô tả giao dịch, con dấu chi nhánh và phần thông tin chủ tài khoản, và mọi trang của sao kê có trong hồ sơ nộp đều được dịch.
Một bản sao kê dài có thể làm nảy sinh câu hỏi về phạm vi dịch. USCIS không chấp nhận bản dịch một phần của tài liệu được nộp toàn bộ. Nếu luật sư chỉ nộp một số trang chọn lọc của bản sao kê, những trang đó được dịch đầy đủ và hồ sơ nộp nên nêu rõ đã chọn những trang nào.
Hợp đồng bảo hiểm và thông tin đăng ký hộ khẩu cũng theo cùng quy tắc, nên con dấu và ghi chú ngoài lề được dịch cùng phần chữ đánh máy. Giấy khai sinh của con, hồ sơ đi lại và thẻ lên máy bay được xử lý tương tự: bản dịch khớp với từng dòng của bản gốc, kể cả dấu nhập cảnh và xuất cảnh, để viên chức có thể đối chiếu hai bản cạnh nhau.
Tin nhắn và thư từ: cách dịch một khoảng thời gian đã chọn
Các cặp vợ chồng từng sống xa nhau một thời gian có thể có nhiều năm lịch sử trò chuyện bằng ngôn ngữ khác. Dịch hàng trăm trang trò chuyện không mang lại nhiều giá trị, nên luật sư thường chọn một khoảng thời gian hoặc một số cuộc trò chuyện. Công ty dịch thuật sau đó dịch khoảng đó đầy đủ và theo đúng thứ tự, không cắt bớt từng tin nhắn. Mỗi tin nhắn giữ nguyên người gửi, ngày và giờ, còn hình ảnh hoặc tin nhắn thoại đính kèm được đánh dấu rõ. Quy trình dịch tin nhắn văn bản là như nhau dù nguồn là ảnh chụp màn hình điện thoại hay tệp xuất ra.
Thư và thiệp viết tay được dịch đúng như được viết, với những từ không rõ được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán. Bản khai có tuyên thệ của người thân ở nước ngoài được dịch đầy đủ, gồm cả chữ ký, ngày tháng và địa chỉ của người ký.
Giữ tên và ngày tháng thống nhất trên mọi tài liệu
Cùng một người có thể xuất hiện trong hàng chục tài liệu từ các cơ quan cấp khác nhau, và mỗi nơi có thể viết tên khác nhau. Công ty dịch thuật chọn một cách viết tiếng Anh, dựa trên hộ chiếu và giấy đăng ký kết hôn, và dùng thống nhất cho cả bộ hồ sơ. Nếu một tài liệu gốc viết tên theo cách khác, bản dịch theo đúng tài liệu gốc và một chú thích ngắn của biên dịch viên ghi lại cách viết trong hộ chiếu, để viên chức có thể đối chiếu hai tên.
Ngày tháng cũng cần sự cẩn thận như vậy. Một số quốc gia viết ngày trước, một số viết năm trước, và một số dùng lịch khác. Biên dịch viên ghi ngày theo định dạng dùng trong hồ sơ nộp và giữ nguyên ngày gốc để viên chức có thể kiểm tra. Một ngày cưới được ghi khác nhau giữa giấy đăng ký kết hôn và hợp đồng thuê nhà, do khác biệt về lịch, sẽ gây nghi ngờ, và một bản dịch nhất quán giúp tránh điều đó.
Sắp xếp bộ hồ sơ đã dịch cho buổi phỏng vấn
Mỗi bản dịch được gắn với một bản sao của tài liệu gốc và có giấy chứng nhận riêng, đây là cách làm an toàn hơn. Thứ tự sắp xếp hiệu quả nhất theo đúng thứ tự dịch: giấy tờ hộ tịch, giấy tờ tài chính và nơi cư trú, thư từ liên lạc, rồi đến ảnh. Một mục lục ngắn liệt kê từng tài liệu, ngày tháng và số trang giúp viên chức tìm một tài liệu cụ thể tại buổi phỏng vấn mà không phải lục tìm.
Cặp vợ chồng nên giữ các tài liệu gốc và một bản sao bổ sung của bộ hồ sơ đã dịch để mang theo đến buổi phỏng vấn. Tại Texliff, chúng tôi làm việc theo danh sách trang mà luật sư đã chọn và gửi trước bản dịch giấy đăng ký kết hôn được chứng nhận, vì tên và ngày tháng trên đó đặt chuẩn cho mọi thứ tiếp theo.