Dịch giấy chứng nhận độc thân cho hồ sơ K-1 và hồ sơ lãnh sự

Giấy chứng nhận độc thân là một giấy tờ hộ tịch xác nhận một người chưa kết hôn hoặc được tự do kết hôn, và bản sao bằng tiếng nước ngoài cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ được chứng nhận thì USCIS mới chấp nhận. Quy trình dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS xử lý giấy này như mọi hồ sơ hộ tịch khác. Trong hồ sơ K-1, viên chức lãnh sự cũng có thể yêu cầu giấy này, và bản sao đã dịch là cách xuất trình thông thường.

Tên gọi của giấy này khác nhau tùy theo quốc gia cấp. Các cơ quan hộ tịch nói tiếng Tây Ban Nha cấp certificado de soltería, các nơi nói tiếng Pháp cấp certificat de célibat, và các nơi nói tiếng Đức cấp Ledigkeitsbescheinigung. Một số nước thì cấp giấy chứng nhận không có trở ngại kết hôn, trong đó cơ quan hộ tịch cho biết họ không biết có trở ngại pháp lý nào đối với cuộc hôn nhân. Một số nơi khác ghi nhận lời khai này dưới dạng bản khai có tuyên thệ về tình trạng độc thân, lập trước cơ quan có thẩm quyền tại địa phương. Công ty dịch thuật chuyển ngữ đúng cách diễn đạt xuất hiện trên giấy và không đổi loại giấy chứng nhận này thành loại khác.

Giấy chứng nhận độc thân gồm những gì

Hầu hết các giấy chứng nhận này đều ngắn. Giấy ghi họ tên đầy đủ, ngày và nơi sinh, tên cha mẹ và quốc tịch của người đó, tiếp theo là phần xác nhận tình trạng hôn nhân như độc thân, chưa kết hôn hoặc chưa từng kết hôn. Cơ quan cấp giấy bổ sung tên cơ quan, số đăng ký hoặc số hồ sơ, ngày cấp, chữ ký và thường là con dấu hoặc dấu mộc. Một số nước thêm một dòng nêu mục đích, chẳng hạn giấy được cấp để kết hôn ở nước ngoài hoặc để xuất trình cho lãnh sự quán.

Mỗi thành phần này đều xuất hiện trong bản dịch. Các công thức của cơ quan hộ tịch như "no consta que haya contraído matrimonio" hoặc "n'a jamais contracté mariage" được dịch như những câu xác nhận chính thức, còn số hồ sơ, chức danh của viên chức và nội dung con dấu đều được giữ lại. Con dấu bị cắt mất một phần sẽ được ghi chú là "[illegible]" thay vì được bổ sung bằng cách đoán. Toàn bộ giấy chứng nhận đều được dịch, vì quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm chứng nhận của biên dịch viên về độ chính xác và năng lực.

Dịch giấy chứng nhận độc thân cho hồ sơ K-1

Quy trình K-1 bắt đầu bằng Form I-129F, Đơn thỉnh cầu cho vị hôn phu/hôn thê nước ngoài, nộp cho USCIS, và sau đó vị hôn phu/hôn thê ở nước ngoài đến dự phỏng vấn tại một lãnh sự quán Hoa Kỳ. Mọi tài liệu nộp cho USCIS đều phải bằng tiếng Anh, nên giấy chứng nhận độc thân đính kèm đơn thỉnh cầu cần có bản dịch được chứng nhận. Đối với các tài liệu xuất trình tại lãnh sự quán, viên chức lãnh sự áp dụng quy định của cơ quan đó. Các giấy tờ hộ tịch không bằng tiếng Anh hoặc không bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia thường cần có bản dịch kèm lời xác nhận có ký tên của biên dịch viên về độ chính xác và năng lực.

Vị hôn phu/hôn thê ở nước ngoài thường xin giấy chứng nhận từ cơ quan hộ tịch nơi sinh hoặc nơi cư trú. Trước khi đặt dịch, người nộp đơn nên kiểm tra bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao đối với quốc gia đó, vì bảng này mô tả những loại giấy tờ nào tồn tại và phiên bản nào được chấp nhận. Một giấy chứng nhận mà lãnh sự quán không chấp nhận sẽ khiến bản dịch trở nên lãng phí.

Thời hạn hiệu lực trên giấy chứng nhận độc thân của nước ngoài

Nhiều quốc gia giới hạn thời gian giấy chứng nhận độc thân còn hiệu lực sau khi được cấp, và khoảng thời gian đó do quốc gia cấp giấy quy định, không phải do USCIS hay công ty dịch thuật. Bản dịch giữ nguyên ngày cấp, mọi cách ghi về thời hạn và mọi cụm từ như "có giá trị cho mục đích đã nêu" đúng như bản gốc, để viên chức có thể đối chiếu ngày cấp với ngày nộp hồ sơ hoặc ngày phỏng vấn. Nếu bản gốc không nêu thời hạn hiệu lực, bản dịch cũng không nói gì về điều đó. Việc giấy chứng nhận có còn đủ mới hay không là câu hỏi dành cho lãnh sự quán hoặc luật sư phụ trách hồ sơ.

Các cuộc hôn nhân trước: bản án ly hôn và giấy chứng tử

Người từng kết hôn trước đây có thể không xin được giấy xác nhận rằng mình chưa từng kết hôn. Cơ quan hộ tịch có thể cấp thay vào đó một giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân ghi nhận cuộc hôn nhân trước và cách nó chấm dứt. Khi đó hồ sơ cần có giấy tờ chứng minh cuộc hôn nhân trước đã kết thúc: bản dịch bản án ly hôn nếu hôn nhân chấm dứt bằng ly hôn, hoặc bản dịch giấy chứng tử nếu người phối ngẫu cũ đã qua đời.

Tên, ngày tháng và địa danh cần nhất quán từ tài liệu này sang tài liệu khác. Một tên viết khác đi, hoặc một ngày không khớp giữa các tài liệu, sẽ khiến viên chức đặt câu hỏi. Công ty dịch thuật giữ cách viết tên nhất quán xuyên suốt, theo hộ chiếu nếu có, và giữ nguyên những khác biệt thực sự tồn tại trong các nguồn thay vì lặng lẽ sửa đi. Bản dịch giấy chứng nhận kết hôn của cuộc hôn nhân trước thuộc cùng bộ hồ sơ khi bản ghi của cơ quan hộ tịch có nhắc đến, và bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Pháp tuân theo cùng các quy tắc như mọi ngôn ngữ khác.

Cơ quan hộ tịch nước ngoài yêu cầu gì từ công dân Hoa Kỳ

Thủ tục giấy tờ cũng có thể đi theo chiều ngược lại. Một cơ quan hộ tịch nước ngoài sắp ghi nhận một đám cưới ở nước ngoài có thể yêu cầu công dân Hoa Kỳ cung cấp bằng chứng về việc được tự do kết hôn. Hoa Kỳ không cấp một giấy chứng nhận quốc gia duy nhất thuộc loại này, và các cơ quan hộ tịch thường chấp nhận một bản tuyên bố có ký tên do công dân lập, hoặc một giấy tờ tương tự, tùy theo quy định tại địa phương. Cơ quan hộ tịch quyết định họ sẽ nhận loại giấy tờ nào, nên công dân cần hỏi trực tiếp cơ quan đó.

Khi cơ quan hộ tịch cần bản tuyên bố bằng ngôn ngữ của họ, bản dịch đi từ tiếng Anh sang ngôn ngữ nước ngoài. Một bản dịch bản khai có tuyên thệ sang tiếng Tây Ban Nha có ký tên cho đám cưới ở Mexico hoặc Tây Ban Nha là ví dụ điển hình, và quy trình tương tự áp dụng cho các ngôn ngữ khác của cơ quan hộ tịch. Cơ quan nước ngoài sẽ cho cặp đôi biết họ có chấp nhận chứng nhận của công ty dịch thuật hay không.

Bản dịch được chuẩn bị như thế nào

Chứng nhận đính kèm bản dịch gồm tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, lời xác nhận về năng lực ở cả hai ngôn ngữ, lời xác nhận rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, và phần nhận dạng tài liệu đã dịch. Một chứng nhận riêng cho từng tài liệu là cách làm an toàn hơn. Chỉ dùng dịch máy thì không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng và thuật ngữ pháp lý, nên không đáp ứng yêu cầu.

Bố cục bám sát bản gốc đến mức viên chức có thể đối chiếu từng dòng đã dịch với nguồn. Tham chiếu sổ đăng ký và số trang, nhãn in sẵn trên mẫu, các mục viết tay và chữ ký (được mô tả là "[signature]") đều giữ nguyên vị trí. Một bản dịch được chứng nhận từ tiếng Pháp sang tiếng Anh bám theo từ vựng hộ tịch của quốc gia cấp giấy, và một thuật ngữ như célibataire được dịch theo nội dung xác nhận mà nó thể hiện trên trang đó.

Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định những tài liệu nào được nộp cùng hồ sơ K-1 hoặc hồ sơ lãnh sự. Đối với phần dịch, hãy chuẩn bị một bản quét rõ nét của toàn bộ giấy chứng nhận, bao gồm cả trang sau nếu có, cùng với giấy tờ ly hôn hoặc giấy chứng tử nếu có liên quan đến một cuộc hôn nhân trước. Texliff chuẩn bị cả bộ hồ sơ cùng nhau, bao gồm cả bản dịch bản khai có tuyên thệ khi cơ quan hộ tịch muốn có một bản tuyên bố có ký tên bằng ngôn ngữ thứ hai.