Dịch giấy chứng nhận không có hồ sơ đối với giấy tờ hộ tịch

Giấy chứng nhận không có hồ sơ là văn bản của cơ quan hộ tịch xác nhận đã tra cứu hồ sơ và không tìm thấy gì. Quy định của USCIS yêu cầu có bản dịch tiếng Anh được chứng nhận đầy đủ, như với mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ, và bản dịch kèm xác nhận của biên dịch viên về năng lực và độ chính xác, giống như mọi bản dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS. Văn bản này quan trọng vì nó chứng minh rằng hồ sơ gốc, thường là giấy khai sinh hoặc giấy đăng ký kết hôn, không có sẵn, và đó là điều kiện để dựa vào bằng chứng thứ cấp.

Giấy chứng nhận không có hồ sơ nói gì

Tên gọi của giấy tờ này khác nhau theo từng quốc gia. Các cơ quan ở Mexico cấp constancia de inexistencia de registro, được dịch theo cùng quy tắc với bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha. Tòa thị chính (mairie) ở Pháp có thể cấp certificat de non-inscription, còn cơ quan có thẩm quyền ở Philippines cấp giấy chứng nhận không tìm thấy hồ sơ khai sinh. Một số quốc gia chỉ gửi một thư thông thường từ cán bộ hộ tịch hoặc cơ quan lưu trữ, nêu rằng sổ đã bị hủy, thất lạc hoặc chưa bao giờ được lập cho nơi đó và năm đó.

Dù tiêu đề là gì, hầu hết các văn bản này đều có những phần giống nhau. Chúng nêu tên được tra cứu, ngày hoặc các năm được tra cứu, địa điểm, các sổ mà cơ quan đã kiểm tra, kết quả, họ tên và chức danh của người ký, số tham chiếu và ngày cấp. Mỗi phần đó đều là bằng chứng, nên mỗi phần đều phải có trong bản tiếng Anh.

Vì sao tên và ngày được tra cứu phải khớp với đơn

Viên chức xét duyệt đọc văn bản này đối chiếu với đơn và phần còn lại của hồ sơ. Nếu cơ quan hộ tịch tra cứu theo một cách viết tên còn đơn lại dùng cách viết khác, văn bản có thể trông như bằng chứng về một người khác. Vấn đề tương tự xảy ra khi các năm được tra cứu không bao gồm ngày sinh khai trong đơn, hoặc khi địa điểm trên văn bản là một ngôi làng trong khi đơn ghi thành phố gần nhất.

Bản dịch không thể sửa một chỗ không khớp như vậy, và cũng không nên cố làm điều đó. Biên dịch viên viết tên, năm và địa điểm đúng như bản gốc, và khi bản gốc dùng chữ viết không phải Latin thì phiên âm theo cách viết trong hộ chiếu. Nếu văn bản có sai sót, người nộp đơn cần yêu cầu cơ quan hộ tịch cấp lại bản đã chỉnh sửa trước khi đặt dịch. Thay đổi thông tin tra cứu trong bản tiếng Anh sẽ tạo ra một tài liệu không còn khớp với bản gốc mà viên chức có thể yêu cầu xem.

Cách bản dịch xử lý con dấu, chữ ký và số tham chiếu

Giấy chứng nhận không có hồ sơ thường ngắn, nhiều khi chỉ một trang, và phần lớn giá trị pháp lý nằm ở con dấu, chữ ký và số. Bản dịch mô tả từng thứ trong ngoặc vuông tại vị trí xuất hiện, ví dụ [round stamp of the civil registry office, text: ...] và [signature]. Số tham chiếu, số quyển và số trang, số đăng ký được chép từng ký tự. Các ghi chú viết tay được dịch, và những gì không đọc được sẽ được ghi là [illegible] chứ không đoán.

Bố cục cũng quan trọng. Trang tiếng Anh nên bám sát bản gốc đủ để viên chức tìm được dòng nêu kết quả và dòng ghi tên người ký ở cả hai phiên bản. Một bản dịch giấy khai sinh tiếng Pháp được chứng nhận và một certificat de non-inscription tiếng Pháp có thể được nộp cùng nhau, nên cách viết tên và định dạng ngày phải thống nhất ở cả hai. Về phần ngôn ngữ, dịch tiếng Pháp sang tiếng Anh được chứng nhận giúp các thuật ngữ hộ tịch như état civil và registre nhất quán giữa hai bản.

Có thể chứng minh việc không có hồ sơ ở đâu

Văn bản của cơ quan cấp là bằng chứng trực tiếp nhất, nhưng không phải hình thức duy nhất. Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, liệt kê với từng quốc gia những giấy tờ nào tồn tại và khi nào hồ sơ thường không có sẵn. Người nộp đơn kiểm tra mục Reciprocity Schedule của quốc gia đó trước khi đặt bất cứ thứ gì, vì mục này còn cho biết phiên bản giấy chứng nhận nào được chấp nhận. Khi cơ quan hộ tịch cũng đã cấp một hồ sơ đăng ký muộn hoặc không đầy đủ, hồ sơ đó được nộp chung bộ với văn bản xác nhận không có hồ sơ.

Việc chọn loại bằng chứng phụ thuộc vào quốc gia và vụ việc, và luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định nộp gì. Công ty dịch thuật chỉ cần nhận đủ mọi trang chứng minh việc không có hồ sơ, kể cả các trang cho thấy đã có yêu cầu trước đó hoặc một lần bị từ chối.

Khi cơ quan không chịu cấp văn bản

Một số cơ quan hộ tịch từ chối viết văn bản xác nhận không có hồ sơ, nói rằng không thể tra cứu, hoặc không trả lời. Trong trường hợp đó, người nộp đơn có thể mô tả việc đã liên hệ trong một bản khai bằng văn bản, nêu cơ quan đã liên hệ, ngày và phản hồi nhận được, và những người thân biết trực tiếp sự việc có thể bổ sung bản khai của họ. Bản dịch bản khai có tuyên thệ như vậy tuân theo cùng quy tắc với mọi bản dịch khác, nên bản khai viết bằng ngôn ngữ khác được dịch đầy đủ, kèm phần chữ ký và ngày.

Mọi phản hồi bằng văn bản từ cơ quan, kể cả phiếu từ chối hay biên nhận đã tiếp nhận yêu cầu, đều thuộc về hồ sơ và đơn đặt dịch. Một thư từ chối ngắn có thể chứa những thông tin giống như một giấy chứng nhận chính thức, chẳng hạn tên được tra cứu, ngày và con dấu của cơ quan.

Kết hợp giấy chứng nhận không có hồ sơ với bằng chứng thứ cấp

Văn bản xác nhận không có hồ sơ tự nó không chứng minh được sự kiện. Nó được nộp cùng bằng chứng thứ cấp, chẳng hạn hồ sơ rửa tội hoặc học bạ, hồ sơ y tế, hoặc bản khai của những người có mặt hoặc biết trực tiếp sự việc. Mỗi tài liệu tiếng nước ngoài trong nhóm này cần một bản dịch được chứng nhận riêng, và ngày tháng cùng tên trong tất cả các tài liệu phải nhất quán với văn bản xác nhận không có hồ sơ. Bài viết riêng về bằng chứng thứ cấp khi không có giấy khai sinh đề cập đến chính các giấy tờ đó.

Cách tiếp cận tương tự áp dụng cho các hồ sơ hộ tịch khác. Một hồ sơ kết hôn không tìm thấy trong sổ đăng ký của nơi tổ chức đám cưới cũng cần một văn bản xác nhận không có hồ sơ tương tự và bản dịch giấy đăng ký kết hôn của mọi hồ sơ thay thế. USCIS hoặc lãnh sự quán sẽ chấp nhận hồ sơ thay thế nào tùy thuộc vào vụ việc.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch

Hãy quét toàn bộ văn bản, cả mặt trước và mặt sau, sao cho các con dấu đọc rõ, và gửi kèm đơn hoặc cách viết tên trong hộ chiếu để đối chiếu tên. Giữ lại mọi thư cho thấy ngày gửi yêu cầu và phản hồi của cơ quan. Texliff lập một xác nhận riêng cho từng tài liệu, nên văn bản này và bằng chứng thứ cấp có thể được kiểm tra từng bản một. Nếu đã được cấp hồ sơ thay thế, bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận của hồ sơ đó nằm trong cùng đơn đặt dịch.